Examen de los Expedientes

1. El custodio de los expedientes que reflejan el historial de los empleados será el Director de Recursos Humanos de la Agencia. El custodio de los expedientes médicos será el Coordinador del Programa de Ayuda al Empleado. El empleado designado como Coordinador para Asuntos de Retiro será el único custodio de los expedientes para fines de retiro. 2. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. 3. Todo empleado tendrá derecho a examinar sus expedientes en compañía de los custodios de los expedientes o sus representantes autorizados. El empleado deberá radicar su solicitud escrita para examinar los expedientes con por lo menos tres (3) días de antelación. En caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física, que le impida asistir personalmente al examen de los expedientes, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, los expedientes podrán ser examinados por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. 4. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos 123 de cinco (5) de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado.