Conservación y Disposición de los Expedientes

Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes a los expedientes individuales de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. Cuando ocurra el movimiento interagencial de un empleado de la Oficina o que ese empleado renuncie y es nombrado en una agencia excluida de la Ley Núm. 184, supra, la Oficina transferirá los expedientes del empleado al otro Administrador Individual, Municipio, Corporación o Agencia excluida, no más tarde de treinta (30) días, a partir de la efectividad del movimiento interagencial o nuevo nombramiento. b. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, N.R.R. se retendrán y conservarán sus expedientes inactivos por un periodo de tres (3) años. Transcurrido dicho periodo, la Agencia procederá como más adelante se expresa en esta Sección. C. En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto de la Agencia antes del periodo de tres (3) años, ésta reactivará los expedientes e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia o municipio solicita los expedientes del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia los expedientes del empleado en un periodo no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud. d. Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la Agencia lo remitirá al Sistema. e. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno, la Agencia conservará los expedientes y dispondrá de éstos de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. 124 f. Siempre que se transfieran los expedientes de un empleado o de un exempleado de la Agencia a otra agencia, Corporación o Municipio, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en los expedientes y la agencia, Corporación O Municipio que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. g. Luego de que los expedientes se mantengan inactivos tres (3) años en la Agencia, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. h. Los custodios de los expedientes certificarán la veracidad de la información. i. La disposición final de cualquier documento relacionado con los expedientes de los empleados, se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. M.R.R. j. Los formularios y cartas que formen parte de los expedientes se conservarán por el tiempo que se conserven los expedientes. k. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un periodo máximo de tres (3) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo record de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. I. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes correspondientes a las historiales de los empleados hasta tanto se haya saldado la deuda, O aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. m. Se mantendrá un registro de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación en los expedientes de los empleados.