Regl. 7515, art. XI dup2
RESPONSABILIDADES DEL OFICIAL DE COMPRAS
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Cite as Reglamento Núm. 7515, Art. XI dup2
El(La) Oficial de Compras tendrá las siguientes responsabilidades:
(a) Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con
los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y
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pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados
contra dichas órdenes y servicios.
(b) Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta.
(c) Establecer los procedimientos operacionales y redactar los documentos
internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras.
(d) Mantener un expediente para cada proveedor que contenga información
sobre la experiencia que la Corporación haya obtenido en las órdenes de
compra y contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. Ello incluye el
desempeño O incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega O
el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales y equipos recibidos,
O la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras
realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y servicios no
profesionales, incluyendo información sobre licitadores que hayan incumplido
con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá
con la Junta de Subastas.
(e) Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la
descripción o las especificaciones de los bienes O servicios; que estén
debidamente autorizadas por el director de la oficina peticionaria
correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra
información necesaria para poder continuar con el proceso de compra.
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(f) .Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida
autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes mediante
medio electrónico.
(g) Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los procesos
de compra .y subasta informal.
(h) Completar un record de cotizaciones por cada compra, donde se resuman
las cotizaciones recibidas y certificadas por el Oficial de Compras.
(i) Entregar a todo proveedor O contratista que interese someter una propuesta
por escrito el formulario de certificación de cumplimiento con el Código de
Ética de los Contratistas del Gobierno.
(j) Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor O contratista, luego de
asegurarse de haber recibido de éste la certificación de cumplimiento con el
Código de Ética debidamente firmada.
(k) .Asegurarse de que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad
de fondos aprobados.
(I) Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de
mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega
negociados.
(m) Preparar las especificaciones para todas las compras, excepto las de
subasta formal.
(n) Cualquier otra función que le confiera el Director Ejecutivo relacionada con su
responsabilidades de Oficial de Compras.
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