Atención de las querellas

1. Toda querella por incumplimiento o violación de las leyes o reglamentos que administra la Oficina, se deberá presentar ante la Oficina dentro del término de un (1) año desde que el acto u omisión ocurriera. 2. La Oficina, una vez presentada la querella, investigará la misma sin perjuicio de que proceda su desestimación o el correspondiente referido a la agencia o entidad pertinente con jurisdicción. Pagina 13 de 39 3. La presentación de la querella tendrá el efecto de interrumpir el término prescriptivo tanto para el o los querellados alegados en la querella como para los que se identifiquen durante los procedimientos. 4. La querella ante la Oficina podrá presentarse personalmente, por correo, vía telefónica, electrónica o a través de facsímil. 5. Toda querella presentada deberá contener lo siguiente: a. Nombre completo de las partes, incluyendo ambos apellidos si se tratare de una persona natural, y en su defecto, cualquier dato que permita su identificación. b. Si fuere una corporación, sociedad o fideicomiso, deberá incluir el nombre, dirección y número telefónico de su principal oficial, socio administrador o fiduciario. C. Dirección física y postal y el número telefónico del querellante y del querellado. d. Exposición breve y concisa de los hechos constitutivos de la infracción que motivan su reclamación. e. Fecha de los hechos. f. Referencia a las disposiciones legales o reglamentarias aplicables, si se conocen. g. Gestiones realizadas, si alguna, por el querellante con el querellado disponible para la solución de la reclamación. h. Una relación o descripción detallada de los documentos disponibles para sostener sus alegaciones. i. Una descripción del remedio que se solicita. j. Firma del querellante o representante legal autorizado. No se permitirá la presentación de querellas que no cumplan sustancialmente con lo dispuesto en la sección anterior, según sea el caso. 6. Al recibo de la querella, el Mediador de Querellas o funcionario a quien corresponda, categorizará la misma como una de rutina, acción inmediata, intermedia o muerte, de acuerdo a la naturaleza de la querella, conforme a los reglamentos, guías o manuales de la Oficina. Pagina 14 de 39 a. Si de la faz de la querella no se justificara la concesión de un remedio de los que la Oficina está facultada a conceder, el Mediador o funcionario a cargo, procederá con el cierre o archivo del caso. b. Si procede tal cierre y archivo del caso, se le notificará por escrito al querellante los fundamentos para tal determinación y el proceso de reconsideración disponible, no más tarde de los quince (15) días siguientes a la fecha de presentación de la querella; concediéndole al querellante a su vez un término de quince (15) días a partir de la notificación para que solicite reconsideración, por escrito, de la determinación de la Oficina. Transcurrido dicho término sin que el querellante haya comparecido a exponer sus alegaciones, se procederá al cierre y archivo de la querella.