Custodia y Examen de Expedientes

El (La) Director (a) de Recursos Humanos será el custodio de los expedientes de los empleados. 1. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales, por orden de un tribunal u organismo con competencia para ello, o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. 2. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá presentar una solicitud escrita para el examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. El empleado podrá autorizar por escrito a otras personas para que examine el expediente. Cuando el empleado esté incapacitado, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. 3. Todo empleado tendrá derecho a obtener copia de la totalidad de su expediente o de cualquier documento contenido en el mismo mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigiere. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. 4. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines de examinar el expediente. 5. Cuando ocurra el traslado de un empleado del SRM a otra agencia, el SRM transferirá los expedientes a la agencia a la cual se traslada el empleado, no más tarde de treinta (30) días contados a partir de la efectividad del traslado. 121