Asambleas de miembros

5.1 Convocatoria Las fechas provistas en esta sección constituyen una guía, y de ninguna manera se invalidará el proceso seguido por el hecho de haberse actuado fuera de las mismas en casos extraordinarios y cuando las circunstancias lo justifiquen. Cuando por circunstancias extraordinarias fuera del control de la Junta de Fiduciarios las asambleas no puedan convocarse o celebrarse conforme a las fechas dispuestas en esta Sección, la Junta de Fiduciarios tomará las medidas para que se celebren en la fecha más próxima posible. 5.1.1 Asamblea anual No más tarde de 15 de febrero de cada año, la Junta de Fiduciarios convocará a todos los miembros del Fideicomiso de la Tierra y a las personas con interés a una asamblea anual en la cual los miembros considerarán el informe anual auditado al que Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 39 de 103 Aprobado por se refiere la Sección 5.2 del Artículo VII de este Reglamento y aquellos otros asuntos que la Junta de Fiduciarios determine someter a la consideración de los miembros. La asamblea anual deberá celebrarse no más tarde de 31 marzo de cada año. No más tarde de 15 de enero de cada año, la Junta de Directores someterá a la Junta de Fiduciarios cualquier asunto que interese someter a la consideración de los miembros, de forma que se incluya en la agenda de la asamblea anual. 5.1.2 Asamblea para elegir los fiduciarios(as) en representación de miembros Por lo menos treinta (30) días antes de las fechas señaladas para su celebración, la Junta de Fiduciarios convocará las asambleas para que los miembros elijan a los fiduciarios(as) que les representarán conforme a lo dispuesto en el Artículo V de este Reglamento. De ser oportuno, la Junta de Fiduciarios podrá determinar añadir a la agenda de estas asambleas la elección de los miembros que serán integrantes del Comité de Auditoría de la Junta de Fiduciarios y los del Comité Conjunto de Planificación Estratégica, para lo cual establecerá el procedimiento a seguir. La elección de los fiduciarios(as) en representación de los miembros se efectuará en asambleas separadas, una para elegir a los fiduciarios(as) representantes de los miembros de las comunidades al norte del Caño y otra para los de las comunidades al sur del Caño. Para ello, se convocará a los miembros que residan, operen un negocio o lleven a cabo actividades sin fines de lucro al norte o al sur del Caño a la asamblea correspondiente. Un miembro que por sus circunstancias cualifique para ejercer, su derecho al voto al norte y al sur del Caño, solamente podrá votar en una de las dos asambleas, según conste en el Registro de Miembros. Estas asambleas se llevarán a cabo por lo menos sesenta (60) días antes de que finalice el término de los fiduciarios(as) a reemplazar, O no más de sesenta (60) días después de que surja una vacante, según aplique. De estas fechas estar próximas a la fecha de la asamblea anual y de estimarlo conveniente, la Junta de Fiduciarios podrá optar por incluir la elección de fiduciarios(as) en la agenda de dicha Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 40 de 103 Aprobado por: asamblea, en cuyo caso deberá establecer los mecanismos para garantizar que solamente los miembros con derecho al voto elijan a los fiduciarios(as). El Director(a) Ejecutivo(a) enviará a la brevedad posible una notificación a los miembros sobre la vacante y la intención de celebrar una asamblea para elegir el fiduciario(a) que cubrirá la vacante, y solicitará a los miembros que sometan candidatos(as) a ocupar dicho cargo. Un miembro puede nominar a otro miembro o a sí mismo para ser candidato(a) a fiduciario(a). Los nombres y datos personales de los candidatos(as) propuestos para ocupar estos cargos deben someterse en la Oficina de Participación Ciudadana con por lo menos treinta (30) días de anticipación a la fecha señalada para la asamblea. Esta información incluirá, como mínimo, el nombre y apellidos, la dirección física y postal, el tiempo como residente u operador(a) de un negocio o actividad sin fines de lucro en terrenos del Fideicomiso de la Tierra, la dirección física donde opera tal negocio o actividad, cuando aplique, la ocupación y cualquier otra información pertinente a la candidatura, tal como si tiene experiencia en trabajo comunitario. En los diez (10) días siguientes a la fecha límite para que los candidatos(as) radiquen la información requerida, el Director(a) Ejecutivo(a) verificará y certificará si los candidatos(as) cumplen con los requisitos para ser elegibles. Solamente en los casos en que no haya candidatos(as) cualificados que hayan sido certificados como tal por el Director(a) Ejecutivo(a), se permitirá la radicación de nuevas candidaturas, en cuyo caso esta se hará con por lo menos cinco (5) días de antelación a la fecha de la asamblea. La Junta de Fiduciarios podrá autorizar una excepción al procedimiento descrito en el Inciso anterior cuando la vacante surja por circunstancias extraordinarias tales como, pero sin limitarse a, el fallecimiento, incapacidad o remoción de un fiduciario(a) que represente los miembros. En estos casos, la Junta de Fiduciarios tomará las medidas necesarias para llenar la vacante en la Junta de Fiduciarios en el menor tiempo posible. Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 41 de 103 Aprobado por: 5.1.3 Otras asambleas de miembros La Junta de Fiduciarios convocará además asambleas de miembros para cualquiera de los siguientes asuntos, de éstos no poder ser incluidos en la agenda de la asamblea anual. (a) Elegir el miembro que integra el Comité de auditoría de la Junta de Fiduciarios creado en la Sección 8.3.2 del Artículo V de este Reglamento, y el miembro que integra el Comité conjunto de planificación estratégica creado en la Sección 8.4.1 del mismo Artículo. (b) Ratificar los reglamentos o sus enmiendas sustanciales que traten asuntos que afecten los derechos de los miembros, y que sean aprobados en principio por la Junta de Fiduciarios conforme a lo dispuesto en la Sección 13 del Artículo V de este Reglamento. (c) Determinar si se hipotecan o gravan terrenos con limitación de enajenar. (d) Otros asuntos que afecten los derechos adquiridos de los miembros. (e) Otros asuntos que la Junta de Fiduciarios estime necesario y pertinente someter a votación en asamblea de miembros. La Junta de Directores puede recomendar a la Junta de Fiduciarios que convoque a una asamblea de miembros. Asimismo, la Junta de Fiduciarios convocará a una asamblea de miembros cuando al menos veinticinco por ciento (25%) de los miembros con derecho al voto lo soliciten mediante un documento escrito en el que se describan los asuntos a discutir y se incluya el nombre, la dirección y la firma de los miembros con derecho al voto que la soliciten. En ese caso, la asamblea se celebrará no más tarde de noventa (90) días luego de que se presente la solicitud completa en las oficinas del Fideicomiso de la Tierra. 5.2 Contenido de la convocatoria La convocatoria incluirá una relación de los asuntos a considerarse en la asamblea, así como el lugar, la hora y la fecha de la asamblea en primera y segunda convocatoria. La convocatoria dispondrá, además, la fecha límite y el lugar para Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 42 de 103 Aprobado por: someter el escrito para delegar el derecho al voto ante el Director(a) Ejecutivo(a) en caso de que el miembro con derecho al voto requiera hacer uso de tal mecanismo. En caso de que se trate de una asamblea para elegir un fiduciario(a) o a los miembros que sean parte del Comité de auditoría de la Junta de Fiduciarios y del Comité conjunto de planificación estratégica respectivamente, la convocatoria incluirá además la información disponible a esa fecha con relación a los candidatos(as) cualificados y una breve descripción de su preparación para ocupar el cargo. 5.3 Notificación de la convocatoria 5.3.1 Procedimiento general El Directora(a) Ejecutivo(a) será responsable de enviar a cada uno de los miembros por correo, a la dirección postal que conste en el Registro de Miembros y al menos quince (15) días previo a la fecha de la asamblea, la notificación de convocatoria de la misma. Asimismo, notificará la convocatoria de la asamblea por aquellos otros medios que resulten efectivos para lograr la más amplia participación de los miembros y las personas con interés cuando aplique. Cuando se trate de una asamblea que pueda afectar los intereses de personas con interés, el Director(a) Ejecutivo(a) enviará a éstas la notificación de convocatoria de la asamblea por correo, a la dirección postal que conste en el Registro de Personas con Interés. 5.3.2 Asamblea anual De tratarse de la asamblea anual, el Director(a) Ejecutivo(a) enviará a cada uno de los miembros la convocatoria, una copia del resumen ejecutivo del informe elaborado conforme a lo dispuesto en la Sección 5.2 del Artículo VII de este Reglamento, así como información sobre cómo tener acceso a la totalidad del informe anual auditado. 5.3.3 Asamblea para elegir los fiduciarios(as) en representación de miembros Junto a la convocatoria, el Director(a) Ejecutivo(a) enviará o distribuirá entre los miembros una comunicación con los datos personales y un resumen de la preparación para ocupar el cargo de los candidatos(as) certificados como elegibles a la fecha de la Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 43 de 103 Aprobado por: notificación, si alguno. De no haber candidatos(as) certificados como elegibles a esa fecha, esta información se notificará tan pronto esté disponible por el medio que mejor garantice su más pronta divulgación a los miembros concernidos. 5.4 Quórum El quórum será el veinticinco por ciento (25%) del total de los miembros con derecho al voto que treinta (30) días antes de la fecha de la celebración de la asamblea hayan cumplido con todos los requisitos para ser incluidos en el Registro de Miembros. Para establecer el quórum, se contará a los miembros que deleguen su derecho al voto conforme a lo dispuesto en la Sección 3.2.3 del Artículo IV de este Reglamento. En el caso de que no se constituya quórum transcurrida una hora y quince minutos (1:15) de la fijada para iniciar la asamblea, el quórum quedará constituido por los miembros presentes. 5.5 Procedimientos de la asamblea de miembros e informe La Junta de Fiduciarios adoptará las reglas específicas que regirán la conducción de las asambleas, incluyendo las normas sobre el ejercicio del derecho al voto según lo dispone este Reglamento, y las notificará a los miembros antes del comienzo de la asamblea. El Director(a) Ejecutivo(a) será responsable de la organización y celebración de las asambleas de miembros. No más tarde de treinta (30) días luego de efectuada cada asamblea, el Director(a) Ejecutivo(a) someterá a la Junta de Fiduciarios y a la Junta de Directores un informe con un resumen de lo acontecido y los acuerdos tomados, así como sus comentarios y recomendaciones. El informe será archivado con los documentos que acrediten la asistencia y quórum de la asamblea, incluyendo los escritos para delegación del derecho al voto que sean presentados conforme a lo dispuesto en la Sección 3.2.3 de este Artículo. Reglamento general para el funcionamiento del Sometido por: Fideicomiso de la Tierra del Caño Martín Peña Página # 44 de 103 Aprobado por: