Adjudicación de Subastas Formales

Para la adjudicación de las subastas formales se consideran las disposiciones de la Ley Núm. 14 del 8 de enero de 2004 y la Ley Núm. 109 de 12 de julio de 1985, según enmendadas, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia debe ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación en sus propuestas, lo cual se hará constar en la invitación a subasta. La adjudicación de las subastas formales se hará al licitador más responsivo a la solicitud de compras o pliego de subastas, tomando en consideración, además, factores tales como: que el precio o costo sea razonable, competitivo y comparable con el mercado, la calidad ofrecida, las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, la responsabilidad económica del licitador, el tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca, al tiempo y experiencia previa del licitador en Puerto Rico en relación con los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales objetos 42 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS de la subasta, y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto al cumplimiento con los términos de los contratos. El Comprador a cargo de la subasta llevará a cabo el proceso completo de evaluación y análisis de las ofertas según mencionado anteriormente. Una vez complete el proceso, el mismo someterá una recomendación de la mejor oferta al Gerente de la División de Compras. Dicha recomendación será evaluada en todas sus partes y de ser aceptada se enviará junto a todos los documentos de subasta, incluyendo los análisis realizados, al Secretario de la Junta de Subasta para que se proceda con su evaluación y adjudicación. El Gerente de la División de Compras deberá presentar su recomendación y todos los documentos pertinentes para la evaluación de la Junta de Subastas dentro de diez (10) días laborables desde la apertura de la subasta. La Junta de Subastas debe recomendar la adjudicación o cancelación de las subastas formales dentro de cinco (5) días laborables desde el recibo de todos los documentos concernientes a la subasta. El proceso completo de evaluación, análisis y adjudicación no deberá tomar más de quince (15) días laborables desde la apertura de la subasta. En aquellas situaciones en que se requieran conocimientos especializados para adjudicar una subasta, el término para evaluar, analizar y adjudicarla puede extenderse hasta veinte (20) días laborables. En tal caso, en el libro de actas de la Junta de Subastas deben indicarse las razones que fundamentan la extensión. Además, el Director Ejecutivo puede autorizar que se extiendan dichos términos previa petición fundamentada de la Junta de Subastas. La Junta de Subastas y/o el Gerente de Compras (con el visto bueno de la Junta de Subasta) puede rechazar la mejor oferta en precio cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. También se puede 43 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS rechazar, cuando no cumpla estrictamente con las especificaciones, las condiciones especiales, los requisitos y los términos de la subasta O que la calidad ofrecida es inferior a la solicitada. El término de entrega se considera un factor importante para decidir la adjudicación a favor de un postor que haya ofrecido los artículos conforme a las especificaciones y condiciones generales y cuyos precios sean razonables. La Junta de Subastas puede aceptar 0 rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta O de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la CTPR, siempre que la(s) oferta(s) no haya(n) sido condicionada(s) por los licitadores a una aceptación distinta. Se puede también adjudicar la subasta englobando partidas cuando así se estime aconsejable y conveniente al interés público. En los casos en que se reciba una oferta de solo un licitador, ésta puede ser aceptada por la Junta de Subastas, siempre que se considere justa y razonable. Dos o más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos de empate en la mejor oferta, la Junta de Subastas puede: Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo puede efectuarse ante testigos imparciales. 44 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS En casos excepcionales adjudicar la subasta en partes iguales siempre que se obtenga la aprobación escrita de éstos. Anunciar al momento una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. Todo licitador agraciado debe someter evidencia de haber adquirido una fianza de ejecución equivalente al quince por ciento (15%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de cumplir con el contrato. Ésta debe ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la CTPR o mediante cheque certificado 0 giro postal. Las fianzas en cheque certificado O giro postal deben hacerse a nombre de la Compañía de Turismo de Puerto Rico. No se aceptan fianzas en efectivo. Esta fianza debe ser presentada no más tarde de la fecha en que se formalice el contrato 0 se emita la orden de compra. La adjudicación de una subasta formal no obliga a la CTPR hasta que se otorgue el contrato o se emita y se notifique la orden de compra.