Definiciones

Para propósitos de este Reglamento, se definen los siguientes términos: 1. Artículos: Cualquier mercancía adquirida o que se pueda adquirir. 2. Caso: Todo pleito o controversia que esté ante la consideración de los tribunales, agencias ejecutivas O ante cualquier dependencia gubernamental, REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS incluyendo la CTPR y/o Oficial Examinador, con el propósito de que se emita una decisión. 3. Certificado de Elegibilidad: Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales (en adelante "ASG") que acredita el cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos del Registro Único de Licitadores. 4. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, obras O servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal o a cambio de la entrega de otro bien de igual o similar valor. 5. Compra por cotización escrita: Compra mediante subasta informal en la cual las ofertas recibidas tienen que ser por escrito y su importe total estimado excede de cinco mil dólares ($5,000) hasta un máximo de cincuenta mil dólares ($50,000). En la generalidad de los casos se requiere la solicitud de cotizaciones a un mínimo de tres (3) proveedores. 6. Compra por cotización verbal: Compra mediante subasta informal en la cual las ofertas recibidas se tramitan por visita personal O llamada telefónica y su importe total estimado es igual O menor de cinco mil dólares ($5,000). En la generalidad de los casos se requiere la solicitud de cotizaciones a un mínimo de tres (3) proveedores. 7. Compra por subasta formal: Compra cuyo importe total estimado excede de cincuenta mil dólares ($50,000) y su adjudicación a determinado licitador ha sido procesada y aprobada por la Junta de Subastas. 8. Conflicto de intereses: Aquella situación en la que el interés personal o económico del funcionario o empleado, de personas relacionadas con éste o del contratista, puede razonablemente estar en pugna con el interés público. 2 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 9. Contratista: Toda persona o grupos de personas, incluidos los licitadores, que establezcan o interesen entablar una relación contractual con la Oficina para la venta de artículos, materiales o equipos; realizar obras; o prestar servicios no profesionales. 10. Contrato: Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, o en hacer o dejar de hacer determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa verdadera que se establezca. 11. CTPR: Compañía de Turismo de Puerto Rico. 12. Emergencia: Necesidad inesperada e imprevista causada por eventos imprevisibles O por cualquier perturbación grave en el orden público en la que se requiere acción inmediata. Ello por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro de vida 0 la salud de una O más personas, (2) estar en peligro de deterioro, daños o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la CTPR. También se entenderá por emergencia aquella situación en que el Director Ejecutivo determine que la oportunidad para adquirir los artículos, materiales o equipos; pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento de la Oficina. 13. Empleado: Comprende los empleados públicos regulares e irregulares, los de nombramiento transitorio y aquellos que se encuentran en período probatorio. 3 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 14. Equipo capitalizable: Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos (2) años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse. Tienen un costo por unidad de quinientos dólares ($500) ó más. Ambas condiciones tienen que darse. 15. Equipo no capitalizable: Todos los bienes muebles cuyo costo sea menor de quinientos dólares ($500). Este equipo se enumera para propósitos de control. 16. Especificaciones: Conjunto de características primordiales de los artículos, materiales, equipos, obras O servicios no profesionales que se interesan adquirir/disponer y que son señalados como referencia para cada partida de una subasta, así como, las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describen. 17. Fianza de Ejecución de Garantía (Performance Bond): cantidad de dinero que se le requiere a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros o mediante cheque certificado O giro postal. 18. Fianza de Licitación de Respaldo (Bid Bond): cantidad de dinero provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros o mediante cheque certificado O giro postal. 4 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 19. Fraccionamiento: Cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo período de tiempo relativamente corto se emite más de una orden a uno o varios licitadores ninguna de la cuales excede la cuantía máxima autorizada al Gerente de Compras de la División de Compras. 20. Funcionario: Aquella persona que ocupa un cargo o empleo en la CTPR que está investido de parte de la soberanía del Estado. 21. Junta de Subastas: El organismo administrativo encargado del estudio, evaluación y adjudicación de las subastas formales, cuyas funciones se establecen en este Reglamento. 22. Licitador: Cualquier persona natural o jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG que esté interesada y disponible para participar en subastas. 23. Materiales o suministros: Objetos necesarios para el desempeño de un servicio O para la realización de una obra cuya vida útil generalmente no excede de dos (2) años y al usarse pueden cambiar de naturaleza 0 consumirse. El costo por unidad generalmente no excede de cien dólares ($100). 24. Necesidad apremiante: Situación extraordinaria de urgencia que hace necesario que se efectué una compra inmediatamente, sin obtenerse todas las cotizaciones requeridas. Puede ser causada por una emergencia o por una circunstancia o combinación de circunstancias no previsibles que requieren que se lleve a cabo una compra rápidamente para mantener el funcionamiento de la CTPR de forma normal y proteger el interés público. Las situaciones de necesidad urgente de adquirir bienes o servicios que 5 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS ocurran por falta de planificación razonable no se consideran como que constituyen una necesidad apremiante. 25. Obra: Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación O mantenimiento de cualesquiera estructuras. 26. Oficina peticionaria: Cualquier unidad operacional de la CTPR que solicite algún bien o servicio. 27. Persona: Persona natural, jurídica o grupos de personas o asociaciones, incluidos los licitadores. 28. Proveedor: Persona que provee bienes, artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales. 29. Quórum: Se refiere al número de miembros de la Junta de Subastas que se requiere asistan a las reuniones para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda proceder a tomar decisiones finales. 30. Regalo: Incluye, entre otros, dinero, bienes, o cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento o atención especial. 31. Registro Único de Licitadores (RUL): Registro en el cual constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la ASG para contratar con el Gobierno por haber cumplido con los requisitos establecidos para ingresar al mismo. 6 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 32. Servicios no profesionales: Aquellos servicios que son prestados por personas que no tienen habilidades especializadas, o donde no es necesaria la intervención directa de una persona natural O jurídica para su realización. 33. Subasta formal: Procedimiento que se utiliza para compras cuyo importe total estimado excede de cincuenta mil dólares ($50,000). 34. Subasta informal: Procedimiento que se utiliza para compras en que el importe total estimado es igual o menor de cincuenta mil dólares ($50,000). 35. Transacción: Acto de una o más personas para lograr la acción y efecto de negociar O comerciar comprando y vendiendo O cambiando géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto. 36. Unidad familiar: Incluye al cónyuge del funcionario, ex funcionario, empleado O ex-empleado, a los hijos dependientes de éste, O aquellas personas que comparten con éste su residencia legal O cuyos asuntos financieros están bajo su control. 37. Único Suplidor: Aquel suplidor de bienes O servicios que por la naturaleza del objeto a adquirirse lo convierte en único licitador o licitador sin competencia O no sujeto a competencia.