Disposiciones Generales

a. A tenor con las normas constitucionales y estatutarias que prohíben el discrimen por razón de género, al aplicar este Reglamento se entiende lo siguiente: 7 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS El nombre de cada puesto se refiere a ambos géneros. Cuando una mujer ocupe un puesto, el título del mismo se utiliza en el género femenino. b. Antes de emitir una orden de compra se obligan los fondos correspondientes. C. No se adquieren artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales, ni se realizan obras, sin que medie la correspondiente orden de compra o sin que se haya formalizado el contrato pertinente. ch. Cuando resulte más conveniente y económico para la CTPR se pueden formalizar contratos anuales, contra los cuales se van efectuando las compras a medida que vayan surgiendo las necesidades. d. Las solicitudes de compra cuyo importe total estimado exceda de cincuenta mil dólares ($50,000) se refieren a la Junta de Subastas, con las especificaciones requeridas, para que se lleven a cabo las subastas formales correspondientes. e. Anualmente no se efectuará transacción alguna en la cual haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme a su importe. Las necesidades se agrupan al efectuar las compras, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma más económica y conveniente al interés publico, en armonía con este Reglamento. f. La CTPR puede utilizar los servicios que ofrece la ASG, cuando éstos resulten más convenientes, económicos y ventajosos. 8 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS g. Los funcionarios en quienes se delegue la función O la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, no pueden aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, O tomar dinero de, firmas comerciales o individuo alguno que provea servicios 0 suministros a la CTPR. h. Los funcionarios O empleados en quienes se delegue la función O la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, deben rechazar cualquier conducta impropia de los proveedores y contratistas contraria al Código de Ética que establece este Reglamento, incluidos los ofrecimientos de gratificaciones, los privilegios, las regalías O los favores, y tienen la obligación de informar prontamente al Director Ejecutivo sobre cualquier situación que ocurra al respecto. i. Cualquier proceso de compra, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se puede llevar a cabo por medios electrónicos siempre y cuando no exista impedimento legal alguno y se tomen las medidas de seguridad que sean necesarias. j. Se puede utilizar una tarjeta de crédito corporativa de la CTPR para adquirir materiales, equipo y servicios no personales de necesidad inmediata a precios competitivos y términos de entrega satisfactorios para la CTPR, que no se puedan adquirir utilizando los términos de pagos regulares y para efectuar compras de emergencias. Se utilizará, además para el pago de pasajes, hoteles, adiestramientos y para efectuar compras a través de catálogos, revistas, boletines, Internet u otros medios para lo cual el uso de tarjeta resulta ser lo más práctico. k. Las solicitudes de compra deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Debe señalar, 9 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS además, el propósito y el uso específico de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas solicitudes se radican con suficiente antelación de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, publicación, estudio, adjudicación y entrega de los artículos, materiales o equipos, la realización de obras o la prestación de servicios no profesionales. I. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compra especificaciones que permitan amplia competencia, se acompañará la solicitud de compra con una justificación, señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca O con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. II. Para la preparación de las especificaciones de las compras por subastas formales se debe solicitar el asesoramiento de las unidades de apoyo de la CTPR o se pueden contratar los servicios profesionales que sean necesarios. En estos casos se obtiene la aprobación previa del Director Ejecutivo. El peticionario será responsable de preparar los pliegos, los cuales serán revisados por el Comprador. m. Las solicitudes de compra de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el director de la división que las origina O por los representantes autorizados por el Director Ejecutivo. n. Todo funcionario de la CTPR autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guía por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. 10 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS ñ. Solamente se aprueba la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse. O. Toda requisición de materiales, equipo o servicio no profesional deberá venir acompañada con todas las especificaciones necesarias y un estimado de costo, previo a la entrega de la misma en la División de Compras.