Tipos de Compras

6.1. Subastas Informales Los procedimientos referentes al proceso de compras mediante subastas informales incluyen, pero no están limitados a, lo siguiente: 6.1.1. Compra Mediante Cotización Verbal Las compras que envuelvan un importe total que no excedan de cinco mil ($5,000) dólares se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores y sólo es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Dicha cotización debe cumplir con los requisitos indicados en el Artículo 6.1.3. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor sujeto a que no existan o no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una necesidad apremiante del bien o servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las 11 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS tres (3) cotizaciones debe indicarse por escrito las razones para ello, se preparará un expediente con información por escrito de las cotizaciones verbales solicitadas indicando la fecha, nombre del funcionario o empleado que solicita la cotización, nombre y número de teléfono o facsímile, el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. La adjudicación de subastas informales cuyo importe no exceda de cinco mil dólares ($5,000) requiere la aprobación del Gerente de Compras, previo a la emisión de la orden de compra. 6.1.2. Compra Mediante Cotización Escrita Cuando el importe total estimado de la compra es mayor de cinco mil dólares ($5,000) y hasta un máximo de cincuenta mil dólares ($50,000) se utilizará el procedimiento de compra mediante cotización escrita. Las compras que envuelvan un importe total estimado mayor de cinco mil dólares ($5,000) y hasta cincuenta mil dólares ($50,000) se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a tres (3) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios O se realicen las obras. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de existir alguna de las situaciones contempladas en el Artículo 6.1.1. Las compras que envuelvan un importe total estimado mayor de cincuenta mil dólares ($50,000) se regirá por el proceso de subastas. Las cotizaciones por escrito pueden ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por correo regular, correo electrónico o facsímile. Deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son 12 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que la División de Compras requiera para el tipo de compra concernida. 6.1.3. Requisitos de las Cotizaciones por Escrito para Subastas Informales Las cotizaciones por escrito pueden ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por correo regular, correo electrónico o facsímile. Deben ser firmadas por el proveedor O su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluidos los descuentos que son aplicables por pronto pago si alguno, y cualquier otra información particular que la División de Compras requiera para el tipo de compra concernida. Las cotizaciones por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímile. También se pueden recibir por Internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. Se pueden considerar anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y ofertas publicadas por medio de la Internet como cotizaciones válidas. La documentación de las gestiones realizadas y cotizaciones obtenidas debe mantenerse por la CTPR en un Formulario de Cotizaciones, en el cual se especifica el nombre del proveedor, su número de teléfono, la descripción de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales, el precio cotizado y la determinación final. La adjudicación de subastas informales cuyo importe exceda de cinco mil dólares ($5,000) y hasta un máximo de cincuenta mil dólares ($50,000) requiere la aprobación de un funcionario, que el Director Ejecutivo designe, previo a la emisión de la orden de compra. 13 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 6.2. Subastas Formales Cuando las compras envuelven importes totales estimados en exceso de cincuenta mil dólares ($50,000) se utilizará el procedimiento de subastas formales, en el cual participa la Junta de Subastas. Este proceso requiere, entre otras cosas, invitaciones a subasta por el medio más conveniente, con el propósito de ofrecer la oportunidad de participar al mayor número de licitadores. Los licitadores deben ofrecer precios y términos que cumplan estrictamente con las especificaciones solicitadas y las condiciones especiales establecidas para cada subasta. 6.3. Mercado Abierto Procedimiento de compras que se puede utilizar, entre otros, luego de celebrada una subasta formal cuando se den las siguientes circunstancias: Todas las ofertas recibidas son rechazadas. Los precios cotizados resultan demasiado altos. Los términos de las ofertas resultan en alguna forma onerosos a la CTPR. No se recibió oferta alguna. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la CTPR. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta con los términos y condiciones. Este tipo de compra se lleva a cabo en la misma forma que se requiere para la compra mediante cotización escrita cuando se trata de compras mayores de cinco mil dólares ($5,000) y hasta cincuenta mil dólares ($50,000). La determinación de efectuar compras en exceso de cincuenta mil dólares 14 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS ($50,000) en mercado abierto, la toma la Junta de Subastas y la División de Compras efectúa la compra. 6.4. Compras Especiales No es necesario celebrar subastas formales o informales en los siguientes casos: Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse estén contratados por el Área de Compras y Suministros de la ASG y la CTPR crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley 0 por autoridad gubernamental. Cuando al mejor conocimiento de la CTPR exista sólo una fuente de abastecimiento (único suplidor). Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia debe constar por escrito en el expediente de compra. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo cuya reparación o servicio está bajo contrato. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, O se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en 15 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS mantener uniformidad en unidades múltiples O por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros O servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos o a una agencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.5. Negociación Directa con los Licitadores a. Se pueden concertar contratos mediante la negociación directa con los licitadores, si conviene al interés público, cuando ocurran cualquiera de las siguientes situaciones luego de celebrada una subasta formal: Todas las ofertas recibidas son rechazadas. Los precios cotizados resulten demasiado altos. Los términos de las ofertas resulten en alguna forma onerosos a la CTPR. No se recibió oferta alguna. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la CTPR. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta con los términos y condiciones. b. Cuando la Junta de Subastas determine negociar una compra directamente con los licitadores se debe considerar lo siguiente: 16 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS La negociación se efectúa, hasta donde sea posible, ajustándose a las específicaciones, los términos y las condiciones establecidos en la subasta. Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comienza la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no es la más conveniente al Gobierno, se indica en el expediente las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta a la base de la negociación, y se procede con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. Cuando todas las ofertas recibidas en la negociación no sean beneficiosas al interés público O sean por importes mayores que los fondos disponibles para determinada compra se puede, a discreción de la Junta de Subastas, ofrecer una oportunidad adicional a todos los licitadores cuyas ofertas podrían ser aceptables, para que mediante comunicación escrita mejoren su oferta. Luego de analizar todas las ofertas, si hay alguna que convenga al interés público puede aceptarse. Si ninguna oferta es conveniente se procede con la compra en mercado abierto. C. La negociación del contrato en una subasta donde se reciban ofertas no puede efectuarse antes de vencer el período que, para los efectos de impugnación, concede este Reglamento. ch. La determinación de comprar mediante negociación directa la toma la Junta de Subastas, pero la negociación la lleva a cabo la División de Compras mediante notificación escrita. 17 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS d. La determinación de comprar mediante negociación directa no esta sujeta a ser apelada, revisada o impugnada. e. La determinación de comprar mediante negociación directa cuando se dan las circunstancias indicadas en la Sección 5.a. es de naturaleza discrecional de la Junta de Subastas. La Junta de Subastas tiene facultad para ordenar una nueva subasta o para autorizar la compra en mercado abierto. 6.6. Trade-In Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso, al momento de efectuar la compra se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente 0 mediante desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un período específico. Solamente se pueden dar en "trade-in" aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes. 6.7. Permuta En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro igual O similar en valor sin que medien otras consideraciones para el pago. En algunos casos se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta aplica lo siguiente: se indica el propósito que justifique la misma, se describen y tasan los bienes a permutarse, y se solicitan las autorizaciones que correspondan. 18 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS La permuta puede llevarse a cabo cuando se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo o maquinaria de imprenta, equipo microfotográfico, computadoras u otros equipos relacionados, equipo de CTPR O de reproducción, y cualquier otro equipo utilizado por la CTPR. 6.8. Arrendamiento En aquellos casos en que la CTPR considere la posibilidad de adquirir equipo de oficina O de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra O arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: El tipo de arrendamiento que determine realizar la CTPR debe justificarse por escrito expresando las razones para ello. Se soliciten ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor O su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la División de Compras requiera para el tipo de compra concernida. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímile. También se pueden recibir por la Internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica.