Responsabilidades de la División de Compras

a. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y 19 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. b. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta, las cuales notificará a la Junta de Subastas. Además, establecerá los procedimientos operacionales y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. C. Mantener un expediente para cada proveedor que contenga información sobre la experiencia que la CTPR haya obtenido en las órdenes de compra y contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. Ello incluye el desempeño o incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales, equipos recibidos, o la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluyendo información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta de Subastas. ch. Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la descripción O las especificaciones de los bienes o servicios; que estén debidamente autorizadas por el Director Ejecutivo de la CTPR, peticionario correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan, un estimado de costo y cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compra. d. Utilizar el RUL de la ASG accediendo la página de la Internet de dicha Administración. e. Recibir las requisiciones, obtener la debida autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes mediante medio electrónico. 20 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS f. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los procesos de subasta informal. g. Completar un récord de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las cotizaciones recibidas y que se certifique por el Comprador de la División de Compras. h. Entregar a todo proveedor o contratista que interese someter una propuesta por escrito el formulario de certificación de cumplimiento con el Código de Ética de la CTPR, que se requiere por el Artículo 5. de este Reglamento, y copia del referido Código. i. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor o contratista, luego de asegurarse de haber recibido de éste la certificación de cumplimiento con el Código de Ética debidamente firmada. j. Asegurarse de que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de fondos aprobados. k. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. I. Verificar, asistir o ambas en la preparación de las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las mismas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la CTPR, debido a la naturaleza de la compra, ello se le notifica al Director Ejecutivo Auxiliar del Área de Administración y Finanzas para que le notifique el asunto al Director Ejecutivo y se tomen las medidas que correspondan. 21 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS II. Realizar todo el proceso administrativo de subastas formales (de acuerdo al Artículo 9) una vez la Junta de Subasta confirme que la adquisición se debe llevar a cabo mediante subasta. Debe presentarse la presentación de toda la evidencia, estudios y documentos necesarios junto a una recomendación de adjudicación O cancelación para la evaluación de la Junta de Subasta. m. La División de Compras será el custodio de las ofertas recibidas, con excepción de las fianzas y garantías, y establecerá un sistema para controlar los expedientes de las subastas activas de manera que se pueda garantizar la pureza de los procesos y la confidencialidad de información privilegiada. Además, mantendrá control sobre los expedientes de las subastas inactivas. n. Cualquier otra función que le confiera el Director Ejecutivo, por conducto del Director Ejecutivo Auxiliar del Área de Administración y Finanzas.