Junta de Subastas

8.1. Creación y Responsabilidad Se crea la Junta de Subastas la cual es nombrada por el Director Ejecutivo. La cual tendrá la responsabilidad de estudiar, evaluar y recomendar la adjudicación o cancelación de las subastas formales. Además, adopta los procedimientos que son necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno. Los miembros de la Junta de Subastas no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tales. La División de Compras le brindará apoyo administrativo a la Junta de Subastas en el ejercicio de sus funciones, mediante el Comprador y Asistente Administrativo que se asigne. 22 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 8.2. Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas se compone de cinco (5) miembros como sigue: un Director Ejecutivo Auxiliar de cualquier división, quien actúa como Presidente; un funcionario de cualquier unidad de apoyo, que no pertenezca al Área de Administración y Finanzas, quien actúa como Secretario; y un abogado de la División de Asesoramiento Legal. Además, se designan dos miembros suplentes. Éstos son nombrados por el Director Ejecutivo para que puedan sustituir a los miembros permanentes de la Junta de Subastas en casos de ausencia. Los miembros suplentes participan en todas las reuniones de la Junta de Subastas sin voz ni voto a menos que, estuviesen sustituyendo a algún miembro permanente, en cuyo caso tienen todas las facultades del miembro permanente que sustituyen. También, éstos pueden ser designados como miembros en propiedad después de haber completado sus términos. En caso de ausencia de un miembro permanente de la Junta de Subastas el Presidente, designará al miembro suplente que lo sustituirá. Si la ausencia es del Presidente de la Junta y la misma es por un tiempo prolongado, el Director Ejecutivo designará interinamente como Presidente al miembro permanente de la Junta de Subastas que no sea el Secretario. Por ausencia, se entiende que un miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una o más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o condiciones de una subasta o tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial o asignación especial de trabajo efectuada por el Director Ejecutivo. 23 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 8.3. Términos Los miembros permanentes y los suplentes de la Junta de Subasta ocupan sus cargos por los siguientes términos: Miembros permanentes: El Presidente por cuatro (4) años El Secretario por tres (3) años El Asesor Legal por dos (2) años Miembros suplentes: Un Miembro Suplente por dos (2) años Otro Miembro Suplente por (1) año 8.4. Sustitución de Miembros Los miembros en propiedad de la Junta de Subastas y los miembros suplentes se desempeñan en sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman sus respectivos cargos. Sin embargo, ninguno de éstos puede desempeñarse en su cargo por más de dos términos consecutivos. 8.5. Sello La Junta de Subastas adoptará un sello oficial. Existirá una presunción de regularidad con respecto a todas las decisiones, comunicaciones y certificaciones de la Junta de Subastas, las cuales cuando estén marcadas con el sello oficial serán reconocidas como documentos oficiales de la Junta de Subastas. El Secretario es el custodio del sello. 24 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 8.6. Constitución de Quórum Una mayoría de los miembros permanentes de la Junta de Subastas constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría o sea dos (2) miembros permanentes. 8.7. Reuniones Las reuniones de la Junta de Subastas son citadas por su Presidente o por su Secretario por delegación del Presidente. 8.8. Reuniones Pre-Subasta La Junta de Subastas tiene la potestad de solicitar y participar en las reuniones pre-subasta que coordine la División de Compras con el propósito de brindar orientación detallada a licitadores potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir y les aplica lo siguiente: 1. Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda se deba hacer con relación a las especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta será retroactiva a la fecha de la misma. 2. La Junta de Subastas y la División de Compras tienen la facultad de determinar si la asistencia de los licitadores potenciales a dichas reuniones será compulsoria. Esto, como requisito para participar en el proceso de subasta formal. Disponiéndose que en aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria se le advertirá a los licitadores que de no comparecer a la reunión no podrán levantar ningún asunto de los allí discutidos en un proceso de impugnación de subasta, ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. 25 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 8.9. Cancelación de Subastas Formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de la misma, inclusive después de adjudicada, si determina que hay un error en las especificaciones o que no se han cumplido con los requisitos establecidos en este Reglamento. También puede cancelar una subasta formal si determina que su cancelación beneficial los mejores intereses de la CTPR. En tales casos se hará lo siguiente: Cuando la cancelación se lleva a cabo antes del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas por conducto de su Secretario gestiona con la División de Compras de la CTPR la publicación de un anuncio al respecto en el mismo periódico que publicó el aviso y en la página de la Internet de la CTPR. Además, instruye a la División de Compras a notificar la cancelación por escrito a todos los licitadores que hayan sometido una propuesta antes de la cancelación, disponiendo que a éstos se les devolverán sus propuestas, sin abrir, conjuntamente con la carta notificando la cancelación. Cuando la cancelación se hace después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas por conducto de su Secretario le notifica a la División del Compras sobre la intención de cancelación junto a las razones explícitas y le instruye a la División de Compras a proceder con la notificación al respecto a todas las partes su determinación por escrito. Todas las notificaciones de cancelación se hacen por escrito y deben enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo o entregarse personalmente con acuse de recibo e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de dicha decisión, conforme se dispone en la Sección 3.16 de la Ley Núm. 170 del 12 de 26 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS agosto de 1988, mejor conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (en adelante, Ley Núm. 170), según enmendada. En el expediente de la subasta se mantendrá copia de las cartas de notificación de cancelación que se envían a los proveedores. 8.10. Fianzas y Garantías Todas las fianzas y garantías que reciba la División de Compras como parte el proceso de las subastas formales se entregan al Área de Administración y Finanzas para su custodia y eventual disposición conforme se establece en este Reglamento. El Área de Administración y Finanzas mantendrá un registro de las fianzas y garantías recibidas como medida de control sobre las mismas. 8.11. Responsabilidades del Secretario de la Junta de Subastas El Secretario de la Junta de Subastas mantiene al día un libro de actas en donde se hacen constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones en relación con cada reunión que se celebre. Ello incluye los fundamentos que se tomen en consideración para todas las determinaciones que haga la Junta de Subastas, incluida la adjudicación de las subastas, especialmente cuando se acepte una oferta que no sea la mejor en precio. Además, vela porque en la celebración de subastas formales se provea la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y los servicios u obras que se interesen adquirir. El Secretario de la Junta de Subastas redacta todas las notificaciones de la Junta de Subastas conforme con los acuerdos tomados, y en armonía con las disposiciones de este Reglamento, y envía las mismas a la División de Compras para su correspondiente trámite. 27 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS El Secretario de la Junta de Subastas será el custodio del Paquete de Subasta que le entregará la División de Compras una vez realice todo el proceso administrativo y presente su recomendación.