Proceso Administrativo de Invitación a Subastas Formales

9.1. Notificación de la Invitación La invitación a subasta para compras con importes estimados en más de cincuenta mil dólares ($50,000) y que no se pueda utilizar el RUL (por ejemplo, servicios en Estados Unidos, productos especializados en el extranjero, etc.) se notifica mediante anuncio de subasta, por lo menos durante dos (2) días, en un periódico de circulación general en Puerto Rico 0 Estados Unidos de America, según aplique, diez (10) días antes de la fecha límite para licitaciones, y también se publica en la página de la Internet de la CTPR. No obstante, cuando se determine utilizar el RUL no es necesaria la publicación de anuncios de subasta. En estos casos la notificación se hace mediante el envío de una invitación a los licitadores certificados por la ASG, según sea el caso. Sin embargo, en todos los casos las subastas se anuncian en la página de la Internet de la CTPR. En el expediente de la subasta se mantendrá evidencia del envió de las invitaciones a subasta. 9.2. Período Mínimo para el Envío de Invitaciones La fecha de la publicación o del envío de las invitaciones a subasta es fijada con suficiente antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas. Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación cuando las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) días calendarios antes de la fecha de la subasta, además, de: 28 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Un margen de dos (2) días calendarios para que las invitaciones lleguen al destinatario. Un margen de dos (2) días calendarios para que las ofertas enviadas por los licitadores sean recibidas en la CTPR. En caso de solicitudes de compra con especificaciones, altamente técnicas, el tiempo que razonablemente sea requerido por los licitadores para analizar y someter su oferta. Este periodo no será menor de cinco (5) días calendarios. 9.3. Determinación de Fechas y Horas El Gerente de Compras O su representante autorizado, fija la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán las ofertas de los licitadores. 9.4. Preparación de las Invitaciones Las invitaciones a subasta formal las prepara la División de Compras, cumpliendo con los requisitos establecidos en este Reglamento, y se las somete a la Junta de Subastas junto al borrador del anuncio de subasta para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, el Secretario de la Junta Subastas devolverá las invitaciones a la División de Compras para que se proceda a preparar la solicitud y gestione la publicación del anuncio en la fecha que haya determinado la Junta de Subastas o, cuando no medie anuncio, de la tramitación de las invitaciones por carta. 9.5. Contenido del Anuncio de Subasta En los casos de subastas formales notificadas por un anuncio en un periódico y en la página de la Internet de la CTPR, el anuncio debe contener, entre otra información, la siguiente: 29 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Número de la subasta. Propósito de la subasta. Fecha de publicación de la subasta. Fecha, hora y lugar en que se recibirán las propuestas. Fecha hora y lugar en que se abrirán las propuestas. Instrucciones específicas de dónde localizar o cómo obtener copia de la invitación a la subasta, incluyendo la dirección física, el lugar específico donde se entregarán las invitaciones y el teléfono. Fecha y hora del último día para recoger las invitaciones. Si se ha determinado celebrar una reunión pre-subasta, se indicará fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. Se indica que toda propuesta debe someterse acompañada de una fianza de licitación equivalente al diez por ciento (10%) de la propuesta. En aquellos casos en que se determine que las invitaciones no se enviarán por correo, así se advertirá. Se indica en letras mayúsculas la siguiente advertencia: EI/LA DIRECTOR EJECUTIVO DE LA CTPR SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR UNA SUBASTA O PARTE DE LA MISMA ANTES O DESPUES DE SU ADJUDICACION CUANDO ASI LO ESTIME NECESARIO PARA PROTEGER LOS MEJORES INTERESES DE ESTA INSTITUCIÓN. 9.6 Requisitos de la Invitación a Subasta a. Se requiere que la invitación: Contenga especificaciones completas y descripciones claras de los artículos, equipos, materiales y servicios no profesionales que se desean obtener u obras que se desean realizar. 30 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Indique claramente los términos y las condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos son esenciales para efectos de la adjudicación a subasta. Especifique la fecha, la hora y el lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. Indique cómo y dónde enviar o radicar las propuestas. Advierta que la Junta de Subastas tiene facultad para realizar una inspección ocular de las facilidades de almacén o de la oficina del licitador, así como de equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por la CTPR. Contenga instrucciones específicas, respecto a la forma en que se habrán de someter las ofertas, así como los términos y las condiciones que regirán la transacción. Las especificaciones y cualesquiera condiciones especiales, formarán parte del contrato y serán de estricto cumplimiento. Contenga todos los elementos necesarios para que los licitadores puedan hacer sus ofertas. Especifique los términos para impugnación de la convocatoria y la adjudicación. Indique las fianzas de licitación, de ejecución y cualesquiera otras que sean requeridas. b. Aquellas subastas sujetas a condiciones o restricciones especiales deben contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. C. Aquellas subastas en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta deben contener una nota a esos efectos. 31 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS ch. Se acepta sólo una oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma empresa comercial somete varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. d. Cuando se requiera la instalación de equipo, debe incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse debe cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad. e. Deben indicarse los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables a la CTPR, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. f. Las referencias a marcas específicas de artículos, materiales y equipos, se hacen únicamente como guía o índice para ayudar al licitador potencial a determinar la clase y tipo de artículos, materiales y equipos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores potenciales pueden cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. g. Puede cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la CTPR. Como parte del expediente de la subasta, se incluirá un informe de la División de Compras con previa autorización a la publicación de la Junta de Subastas donde se expresen las razones para este tipo de invitación. h. Se puede solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello 32 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS conviene a los mejores intereses de la CTPR, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. i. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales debe ser razonable, en armonía con las facilidades que disponga el comercio local, siempre que esto no entre en conflicto con las necesidades de la CTPR. j. A los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra, o parte del mismo, en un procedimiento de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones e instrucciones especiales, la CTPR le hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso en la entrega. La cantidad a ser descontada por día se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos 0 servicios para la CTPR, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la CTPR y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del importe del pago. Igualmente, la fianza de ejecución del contrato responderá como pago por cualesquiera daños y perjuicios ocasionados por la tardanza. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí compensación por, daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la CTPR por gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. k. Cuando todas las especificaciones de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque ésta se hizo a través de la prensa, página de la Internet o por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la 33 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS disposición de los potenciales licitadores en la CTPR y así se hará constar en la invitación. I. Se puede cancelar cualquier invitación a subasta notificando a los licitadores según se dispone en el Artículo 9.9. de este Reglamento. II. Se puede enmendar cualquier invitación a subasta notificando a todos los licitadores invitados antes de la fecha y la hora fijadas para la apertura de la subasta. m. Cuando se anuncie una subasta donde se requiera que se especifique el costo por unidad de los artículos, materiales o equipos requeridos, se incluirá un estimado razonable de la cantidad total de los mismos que la CTPR se propone adquirir. Las fianzas de licitación y ejecución que se requieran en tales casos serán por el estimado de la compra. En estos casos el estimado no será obligatorio para la CTPR. 9.7 Radicación de Ofertas en Subastas Formales Las ofertas de los licitadores deben ser entregadas en la Recepción del edificio donde se encuentre el Área de Administración y Finanzas de la CTPR en sobres, de papel, cartón u otro material resistente, sellados de tal manera que no se puedan abrir sin rasgar o causar marcas a dichos sobres. Estas se aceptan desde la fecha indicada en el anuncio de subasta o en la carta de invitación, hasta la fecha y la hora límites establecidas para recibir las propuestas O para la apertura y lectura de las ofertas recibidas, lo que ocurra primero. Las propuestas recibidas se mantendrán bajo la custodia del Comprador de la División de Compras y a la disposición para verificación del Secretario de la Junta. 34 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Los sobres sellados con las ofertas radicadas por los licitadores se marcan con el sello oficial de la CTPR indicando la fecha y la hora en que se recibieron. Toda oferta radicada es custodiada por el Comprador de la División de Compras hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de las ofertas. Los sobres sellados no se abren, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. Durante el proceso de apertura deberá estar presente un Auditor Interno, de la Oficina de Auditoría Interna para observar el proceso de apertura y adjudicación. Una vez culmine este proceso, el Auditor Interno emitirá un informe relacionado a las observaciones y hechos ocurridos junto a cualquier hallazgo O recomendación que surja, si alguna. En caso de que algún sobre se abra por error, la persona que lo abra debe: Sellar inmediatamente el sobre sin examinar ni leer su contenido, asegurándose de que todos los documentos originales queden en su totalidad dentro de éste. Anotar en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa. Entregar el sobre al Secretario de la Junta de Subastas, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto y lo firma. El Secretario de la Junta de Subastas levanta un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. Toda propuesta debe entregarse acompañada por una fianza de licitación equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Ésta debe ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la CTPR o mediante cheque certificado o giro postal. Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados luego de adjudicada la 35 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS subasta serán devueltas por el Área de Administración y Finanzas conforme se dispone en el Artículo 15 de este Reglamento. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deben hacerse a nombre de la Compañía de Turismo de Puerto Rico las que serán posteriormente rembolsadas por la CTPR. No se aceptan fianzas en efectivo. En compras de equipo el licitador debe ofrecer información en su propuesta que demuestre que el equipo ofrecido cuenta con el respaldo necesario en Puerto Rico de servicio y mantenimiento, y que las piezas y los materiales que éste utiliza se pueden obtener fácilmente en el mercado local. Además, indicará lo siguiente: El costo anual del contrato de servicio y mantenimiento on-site que podrá entrar en vigor al finalizar el período de garantía y de servicio. Los servicios que incluyen en el contrato correspondiente. El servicio de mantenimiento se prestará con un tiempo de espera de no más de un día (24 horas) entre la hora de solicitud del servicio y la prestación del mismo, excepto en casos en que una espera mayor se justifique a satisfacción de la CTPR. Cualquier gasto en que incurra la CTPR por motivo de una demora injustificada en la reparación del equipo será reembolsado por el proveedor. 9.8 Tipos de Ofertas en Subastas Formales Se aceptan ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. 36 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Los licitadores cotizan basándose en precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar, lo que constituye la oferta básica. Es admisible, además de la oferta básica, una oferta sobre la base de todo o nada, estableciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional todo o nada no impedirá que la CTPR pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios. En sustitución de ofertas sobre la base de todo o nada, es admisible cotizar sobre la base de precio global ("lump sum"). El licitador puede ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, basándose en precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta de Subastas puede considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviniere al interés público. No se aceptan ofertas basándose en precios estimados que puedan variar luego en la facturación una vez adjudicada la subasta a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición O cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios. Los funcionarios y empleados de la CTPR y sus componentes operacionales, bajo ninguna circunstancia, pueden intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y la entrega de las ofertas ni en forma alguna aconsejar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las subastas. Todos los documentos que componen las ofertas de los licitadores deben estar firmados en tinta indeleble por el licitador o su representante autorizado. El licitador tiene que escribir sus iniciales en toda corrección, borradura o tachadura que se haga en los documentos incluidos con su oferta. 37 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Disponiéndose, que de no hacerlo y la corrección, borradura o tachadura se diera en relación con su oferta, la misma no puede ser considerada. Queda entendido que lo anterior sólo aplica a la oferta en particular y no anulará el resto de las ofertas para otras partidas, salvo que se trate de una oferta de todo o nada o por precio global. Se pueden considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado o su representante autorizado radica una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. También se puede aceptar una oferta sin firmar, si con la oferta viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición. No se aceptará licitación alguna que, en la totalidad de los documentos que la compongan, tenga más de cinco (5) tachaduras, independientemente de que todas incluyan las iniciales. 9.9. Entregas en Subastas Formales En aquellos casos en que no se requiera una entrega especifica, los licitadores deben indicar en su oferta el término o la fecha dentro del cual entregarán los artículos, materiales, equipos, obras o los servicios no profesionales requeridos. 9.10 Retiro de Ofertas en Subastas Formales El retiro de una oferta radicada puede efectuarse mediante petición escrita, hecha en cualquier momento antes de la apertura del acto de subasta. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionada a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. El licitador no puede radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. Cuando un licitador, luego del acto de apertura de una 38 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS subasta formal, insista en el retiro o la cancelación de su oferta o se niegue a aceptar la orden de compra que se emita, sin establecer razones meritorias, se considerará que ha incumplido el contrato, se le confiscará la fianza, se eliminará del registro de licitadores y se le podrán aplicar otras sanciones o solicitar remedios que el Director Ejecutivo estime pertinentes, en armonía con lo dispuesto en el Artículo 18 de este Reglamento. 9.11 Modificaciones de Ofertas en Subastas Formales Las ofertas pueden ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, la fecha, la hora señalada para la apertura y el nombre y la dirección del licitador, y radicada con el Comprador. En la comunicación escrita se deben indicar las razones que motivan la modificación de la oferta. Las modificaciones de las ofertas son inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y la hora señalada para la apertura de la subasta original. 9.12 Licitaciones Tardías en Subastas Formales No se tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora que se establezcan como límite para someter licitaciones. Las ofertas recibidas por Internet o facsímile no serán tomadas en consideración, excepto en aquellos casos que la CTPR lo autorice previamente en la invitación a subasta. Las ofertas recibidas, una vez vencido el periodo límite establecido, serán registradas con hora y fecha en que fueron recibidas y serán devueltas al licitador sin abrir con una carta explicativa. 39 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS 9.13 Acto de Apertura de Subastas Formales El día fijado para la apertura de las ofertas se requiere que todos los presentes firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación a quien representan y el puesto que desempeñan en la misma. 9.14 Proceso de Apertura La apertura de las subastas se lleva a cabo tomando, entre otros, los siguientes pasos: 1. Un minuto pasado la hora exacta establecida para recibir las ofertas, el Comprador a cargo registrará en el debido formulario la hora y fecha electrónica en que se culminó el proceso de recibo de ofertas. 2. El Gerente de Compras junto al Comprador asignado, declara abierta la subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la invitación a subasta e: Indica el número de la subasta cuyas ofertas se van a abrir. Indica el asunto de la subasta. Identifica a las personas que estén presentes e indica a cuál licitador representa. 3. Coteja los sobres: Verifica que cada uno esté sellado. Lee el remitente de cada uno de los sobres. Coteja contra el listado de sobres recibidos. 4. Abre los sobres de las ofertas en presencia de los asistentes. 5. Lee la siguiente información de cada oferta por partida: Número de la partida para la cual se ha ofrecido cotización. 40 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Precio ofrecido por la partida. Fecha de entrega ofrecida, cuando proceda. Marca y modelo ofrecido, cuando proceda. El Gerente de Compras determina la forma y manera en que los interesados pueden examinar cualquier documento relacionado con la subasta sometido por los licitadores, después que la oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y leída, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. No se permite que se sometan escritos evaluando ofertas o cuestionando las ofertas de los otros licitadores. Una vez todos los asistentes al acto de apertura hayan examinado las ofertas se dará por cerrado el mismo. Toda información relacionada con una subasta es retenida por la CTPR y forma parte del expediente de la compra. 9.15 Obligaciones del Gerente de Compras con Posterioridad al Acto de Apertura Con posterioridad al acto de apertura, y no más tarde de dos (2) días laborales del mismo, el Gerente de Compras viene obligado a preparar un Acta de Apertura que contiene la siguiente información: Número y asunto de la subasta. Fecha, hora y lugar de la apertura. Número de ofertas recibidas. Cantidad de licitadores que cotizaron para una o más partidas, o cuántos no cotizaron. Copia del Registro de Asistencia del acto de apertura. Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por el Reglamento. 41 REGLAMENTO DE COMPRAS COMPAÑÍA DE TURISMO DE PUERTO RICO Y SUS COMPAÑIAS SUBSIDIARIAS Anota sus iniciales en todas las ofertas. Informa sobre cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura. El Acta de Apertura debe ser firmada por la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura. Si se hubieran grabado las incidencias del acto de apertura, se conservará intacta la grabación identificada bajo la custodia del Gerente de Compras por un período no menor de seis (6) meses a menos que la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión del Director Ejecutivo o el Tribunal en cuyo caso se conservara hasta que se emita la decisión final y firme. Una vez completada y firmada el Acta de Apertura el Gerente de Compras la conserva como parte del expediente de la subasta.