Solicitud de de Propuestas Selladas (RFP).

A. Se podrá utilizar la forma de adquisición de bienes o servicios mediante la Solicitud de Propuestas Selladas (RFP) dispuesta en este Artículo cuando 1) se obtenga la autorización previa dispuesta en el apartado B, 2) se estime que el costo de los bienes o servicios a ser adquiridos exceda de cincuenta mil dólares ($50,000) y, además, 3) medie cualquiera de las siguientes circunstancias: a) Cuando el trabajo o los servicios requeridos sean de naturaleza tal que su alcance no pueda definirse de antemano con razonable certeza, o cuando dicha definición eliminaría o restringiría indebidamente la competencia; o b) Cuando la evaluación de las posibles personas para realizar el trabajo, proveer los servicios o suplir los bienes requiera que se considere su capacidad relativa de desempeño, incluyendo el grado de capacidad técnica o experiencia; o c) Cuando los bienes o servicios a adquirirse sean especializados debido a su naturaleza, complejidad, especificaciones o requerimientos de las ciencias, las artes o la tecnología, o exijan un cierto nivel de peritaje, conocimiento especial, destrezas o experiencia de quien los vaya a suministrar o a realizar, o puedan requerir que se tome en consideración factores como la calidad, valores estéticos u otros factores, de manera que el precio no sea el factor principal a utilizarse en el proceso de adjudicación; o d) Cuando el uso de un proceso de negociación directa sirva los mejores intereses de la Universidad a juicio del Presidente, el Rector o sus representantes autorizados para este fin específico. B. Para usar el procedimiento de RFP en cada caso, el Solicitante, previa consulta con el Presidente o Rector, o sus representantes autorizados para este fin específico, según corresponda, requerirá la autorización de la Junta de Subastas mediante memorando fundamentado que deberá establecer las circunstancias que justifican utilizar la forma de adquisición RFP y eximirle de utilizar el procedimiento de subasta. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 19 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) C. Comité Evaluador de Propuestas RFP. Una vez emitida la referida autorización, el Presidente de la Universidad o Rector, según corresponda, designará un grupo de funcionarios o empleados que tendrán la encomienda evaluar las propuestas presentadas por los que respondan al RFP y negociar con aquellos proponentes que se determine están dentro de los márgenes de selección establecidos. El Presidente o el Rector, según corresponda, dispondrá sobre el apoyo que recibirá el Comité del Secretario de la Junta de Subastas, de la Oficina de Compras y de otros funcionarios o empleados. El Comité podrá obtener asistencia técnica en el proceso de evaluar las propuestas. D. La Solicitud de Propuestas Selladas-(RFP) incluirá lo siguiente: 1. una descripción de los bienes o servicios a proveerse, el itinerario de entrega o ejecución, y los términos y condiciones propuestos para el contrato; 2. una descripción del proceso de selección que incluya el itinerario para recibir, evaluar y adjudicar el contrato; 3. instrucciones y formularios a usarse para preparar y someter la propuesta, indicando cómo, cuando y donde hacerlo; 4. opciones o alternativas requeridas o permitidas; 5. los Criterios de Evaluación; 6. instrucciones sobre cómo y cuándo deben someterse los precios; 7. si aplica, una declaración en cuanto a cualquier contingencia de financiamiento u otras condiciones, contingencias, aprobaciones, autorizaciones o certificaciones que se requieran para adjudicar u otorgar el contrato, orden de proceder 0 pago; 8. la fecha límite y el lugar donde deberán someterse las propuestas; 9. las advertencias necesarias sobre la utilización de la negociación individual respecto a los términos, condiciones, calidad, solución o precios, o combinación de factores, para obtener lo más ventajoso para la Universidad; el hecho de que el precio no será necesariamente el factor de mayor peso en la adjudicación; la posibilidad de que la adjudicación pueda hacerse sin negociación. 10. cualquier otra información que pueda ser de utilidad o deba requerirse a los proponentes. E. Se publicará el Aviso de Solicitud de Propuestas Selladas (RFP), en por lo menos una ocasión, en uno o más periódicos de circulación general en Puerto Rico. Dicho Aviso contendrá: 1. Número de RFP; 2. Título del RFP; 3. Breve descripción de los bienes o servicios a ser adquiridos por la Universidad; 4. Fecha, hora, lugar y costo para recoger los pliegos del RFP; 5. Fecha, hora y lugar donde se recibirán las propuestas; 6. Fecha y lugar donde se abrirán las propuestas; 7. Firma del Presidente de la Junta de Subastas o funcionario autorizado; 8. Indicar que la Universidad es un "Patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo (M/M/V/I)", entiéndase que no discrimina contra las minorías, mujeres, veteranos o personas con impedimentos; REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 20 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 9. Cualquier otro tipo de información requerida por ley 0 que se estime pertinente. Además de publicar dicho Aviso, se podrá publicar tantos avisos como se considere necesario y, a discreción del Solicitante, del Comité Evaluador o de la Junta de Subastas, se podrá notificar el Aviso a través de otros medios o a personas específicas, con el propósito de darlo a conocer dentro y fuera de Puerto Rico. F. Modificaciones al RFP: Los proponentes podrán solicitar por escrito que se aclare, explique o interprete el RFP hasta siete (7) días antes de la fecha límite establecida para someter propuestas. El Comité Evaluador y la Junta de Subastas proveerán cualquier respuesta a solicitudes escritas a manera de un Anejo a la Solicitud de propuestas Selladas (RFP) que se enviará a todos los proponentes. Solamente se considerarán oficiales las respuestas escritas provistas mediante Anejo. Cualquier otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado o agente de la Universidad no se considerará parte del RFP. G. Enmiendas a propuestas sometidas: El Comité Evaluador y la Junta de Subastas solamente aceptarán una modificación a una propuesta previamente sometida cuando dicha modificación se reciba antes de la fecha y hora límite para someter propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se efectuarán y someterán de la misma forma y manera que la propuesta original. H. Proceso de Evaluación de Propuestas: Las propuestas se entregarán al Comité Evaluador al cumplirse la fecha límite para la entrega de propuestas de conformidad con las instrucciones contenidas en el RFP. Cuando reciba las propuestas, el Comité Evaluador seguirá el procedimiento que se indica a continuación: 1. En la fecha establecida para recibir las propuestas, el Secretario de la Junta de Subastas anotará las propuestas recibidas en el libro de actas de la Junta y abrirá todas las propuestas. 2. Las propuestas no se leerán en público. Al momento de abrir las propuestas solamente se anunciará la identidad de los proponentes. Toda propuesta, evaluación, discusión y negociación se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación y negociación hasta la firma del contrato. Durante ese período solamente los miembros del la Junta y del Comité Evaluador tendrán acceso a las propuestas y a los resultados de la evaluación. 3. Las propuestas se evaluarán a la luz de los Criterios de Evaluación. La Junta, con la ayuda del Comité Evaluador, podrá seleccionar una o más de las propuestas que considere que mejor sirve(n) los intereses de la Universidad. Cuando se reciba o seleccione una sola propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité Evaluador, seguirá los procedimientos descritos en el inciso 6H, infra. En todo otro caso, la Junta y el Comité evaluarán las propuestas a base de los Criterios de Evaluación para determinar cuáles propuestas están dentro de los márgenes de selección establecidos. El Comité Evaluador podrá sostener discusiones y negociar con los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos. Se entenderá que una oferta está dentro del margen de selección establecido cuando la misma cumple con las especificaciones y, a juicio de la Junta y el Comité Evaluador, tiene alta probabilidad de ser seleccionada por proponer los mejores precios y/o los términos y condiciones más beneficiosos para la Universidad. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 21 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 4. Si la Junta y el Comité Evaluador han decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: a. La Universidad mantendrá la confidencialidad de todas las discusiones y negociaciones, las cuales se llevarán a cabo con cada proponente por separado. Con anterioridad a la adjudicación del contrato, no se discutirá la información relacionada con una propuesta 0 su evaluación con persona alguna, excepto con el proponente que la sometió y el personal involucrado en el proceso de evaluación y selección. b. Ninguna declaración o acción del Comité Evaluador, ni de ningún empleado o funcionario de la Universidad durante las discusiones y negociaciones obligará a la Universidad de forma alguna. c. Se invitará a los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos a reuniones individuales privadas con el Comité Evaluador para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. El Comité determinará el contenido y el alcance de las reuniones entre el Comité y los proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos del RFP y confirmar que se entienden los términos del contrato; mejorar los aspectos técnicos u otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de especificaciones y desempeño y/o reducir el precio; tratar la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta de forma que se obtenga una mejor propuesta. d. Todos los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos tendrán una oportunidad para discutir su propuesta. De entenderlo procedente, el Comité Evaluador podrá brindar la oportunidad revisar la propuesta, conforme a los criterios provistos en el RFP correspondiente. Las discusiones se basarán en los datos y circunstancias de cada propuesta, conforme se describen en el párrafo que antecede. e. La Junta, con la ayuda del Comité i. Establecerá procedimientos e itinerarios para las discusiones y para el control de las reuniones; ii. Procurará aclarar cualquier aspecto de la propuesta, así como los términos y condiciones de la misma. iii. Brindará al proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio 0 costo, aspectos técnicos o cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y iv. Llevará un registro de la fecha, hora, lugar y contexto general de las reuniones y de las personas que asistieron a las mismas. f. Después de cada entrevista o reunión con un proponente, el Comité requerirá a éste que confirme por escrito la aclaración de una propuesta discutida en reunión. g. A discreción de la Junta o del Comité las discusiones y negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad 0 en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones o entrevistas personales. 5. Una vez el Comité Evaluador reciba las propuestas revisadas, podrá llevar a cabo discusiones y negociaciones adicionales, siempre y cuando se determine que dichas discusiones o negociaciones adicionales sirven los mejores intereses de la Universidad. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 22 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 6. No se requerirán discusiones orales 0 escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el costo total más bajo para la Universidad a un precio justo y razonable, siempre que la Solicitud de Propuestas Selladas (RFP) haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. Cuando se reciba solamente una propuesta, se podrán continuar las negociaciones según dispuesto en este artículo si la Junta y el Comité consideran que sería beneficioso hacerlo para la Universidad. 7. En todo proceso la Solicitud de Propuestas Selladas (RFP), la Junta y el Comité podrán rechazar las propuestas recibidas o cancelar el RFP cuando determinen que no redundan en el mejor interés de la Institución. I. Adjudicación: 1. El Comité Evaluador presentará a la Junta de Subasta sus recomendaciones en torno a la propuesta que mejor sirva los intereses de la Institución. 2. La Junta de Subastas procederá a adjudicar de conformidad con el Parte V.Artículo 23.H de este Reglamento. J. Cancelación de Propuestas: Toda cancelación bajo este Artículo se hará conforme a lo dispuesto en la Parte V.Artículo 24 de este Reglamento en todo aquello que sea compatible con la forma de adquisición dispuesta en este Artículo. K. Disposiciones Generales: 1. El Presidente o el Rector, según corresponda, podrá autorizar normas y procedimientos para viabilizar esta forma de adquisición en su unidad institucional, siempre y cuando no sean incompatibles con lo dispuesto en este Artículo. 2. Lo dispuesto en este Artículo prevalecerá sobre cualquier disposición de este Reglamento que sea incompatible con sus términos y con los propósitos de las adquisiciones mediante Solicitud de Propuestas Selladas-(RFP); disponiéndose, sin embargo, que en los casos no previstos en lo dispuesto en este Artículo, se seguirá por analogía y como guía el procedimiento de subasta. 3. Todo proponente de una propuesta sellada conforme a lo dispuesto en este Artículo deberá estar cualificado e inscrito en el Registro de Licitadores de la Universidad. Parte IV. ADQUISICIONES CONJUNTAS