Juntas de Subastas.

A. Creación: En cada unidad institucional y en la Administración Central se establecerá por lo menos una Junta de Subastas para la adquisición de equipo, materiales y servicios no personales. Toda junta de subastas estará compuesta según se dispone en este Artículo. B. Composición de la Junta de Subastas: Toda junta de subastas estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad y dos (2) alternos, disponiéndose, además, que: 1. Los miembros de las Juntas de Subastas serán nombrados por el Presidente de la Universidad en el caso de la Administración Central y por los Rectores, en el caso de la unidad institucional que dirige. Además, el Presidente y los Rectores, designarán los Presidentes de las respectivas Juntas de entre los tres (3) miembros en propiedad. 2. Los miembros que compondrán cada una de las juntas serán escogidos de entre los funcionarios o empleados de la unidad correspondiente y servirán por un término de tres (3) años, pero podrán ser reemplazados en cualquier momento a discreción del Presidente o Rector, según sea el caso. 3. El Director de Compras de la Unidad será miembro ex officio de la Junta de Subastas. Tendrá voz, pero no voto en las deliberaciones. 4. Los miembros de la Junta de Subastas no recibirán remuneración alguna en adición a sus salarios como empleados o funcionarios de la Universidad. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 24 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 5. Constituirá quórum de la Junta de Subastas la presencia de cualesquiera tres (3) miembros de la Junta, incluyendo los alternos para este propósito. 6. En ausencia del Presidente de la Junta de Subastas, a una reunión debidamente convocada, cualquier otro miembro de la Junta de Subastas podrá actuar como Presidente Interino, el cual será designado por éstos. 7. Cuando sea necesario o conveniente celebrar una subasta para todo el Sistema Universitario o entre dos (2) o más unidades institucionales, el Presidente de la Universidad, o la persona en la que éste delegue, convocará en consulta con los Rectores de las Unidades involucradas, una Junta de Subastas Conjunta que servirá a las unidades institucionales en aquellas adquisiciones de bienes que les sean comunes. Esta Junta estará compuesta por los Presidentes de las Juntas de Subastas de las Unidades Institucionales involucradas y contará con el asesoramiento de los Directores de Compras de cada una de esas unidades. El Presidente designará al presidente de cada junta conjunta de entre sus integrantes. En aquellos casos en que el número de unidades participantes sea par, el Presidente designará un miembro adicional de entre los funcionarios o empleados de la Administración Central para la Junta de Subastas Conjunta. C. Facultades y Deberes de la Junta de Subastas La Junta de Subastas ejercerá las facultades y tendrá los deberes siguientes: 1. Evaluará y emitirá una determinación en torno a cada solicitud de exención de subasta que se le someta a su consideración revisando la evidencia que sustenta cada caso. 2. Celebrará y adjudicará las subastas para la adquisición de bienes y/o servicios no personales que deban adquirirse mediante subasta. 3. Podrá nombrar comités técnicos que participen en la evaluación de las ofertas sometidas y ofrezcan su asesoramiento. El Comité regirá sus trabajos bajo las mismas normas de confidencialidad que aplican a la Junta de Subastas. Si los miembros del comité son empleados o funcionarios de la Universidad, no recibirán remuneración por estos servicios. 4. Considerará las solicitudes de cancelación de subastas. 5. Resolverá las solicitudes de reconsideración de licitadores para formar parte del Registro de Licitadores, tanto para nuevo ingreso como reingreso al mismo. 6. Decidirá sobre las recomendaciones para la aplicación de penalidades o sanciones a licitadores, contratistas o suplidores por incumplimiento de sus obligaciones o deberes. 7. Revisará y aprobará las actas de sus reuniones. Las mismas serán firmadas por el Secretario y Presidente de la Junta de Subastas 8. Considerará cualquier otra transacción relacionada con la adquisición de bienes o servicios no personales que el Presidente de la Universidad o Rector someta a la consideración de la Junta. D. Reuniones de la Junta de Subastas 1. La Junta de Subastas celebrará reuniones cuantas veces sea necesario para la pronta adjudicación de las subastas pendientes y para la atención de cualquier otro asunto ante su consideración. 2. La Junta seguirá en sus reuniones el orden de una agenda. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 25 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 3. La Junta mantendrá la confidencialidad de todas las discusiones de sus reuniones. Con anterioridad a la adjudicación de una subasta, los miembros de la Junta no discutirán la información relacionada con una oferta o su evaluación con personas ajenas a la Junta, excepto con los integrantes del comité técnico que la Junta hubiese designado para la subasta en particular. E. Deberes y funciones del Presidente de la Junta de Subastas 1. Dirigir los trabajos de la Junta y velar porque se cumplan las disposiciones de este Reglamento. 2. Velar por el cumplimiento de los Principios y Políticas generales dispuestos en este Reglamento. 3. Certificar con su firma todas las actas, minutas o resoluciones de la Junta, y el anuncio e invitación a subasta. F. Nombramiento, deberes y funciones del Secretario de la Junta de Subastas: El Presidente de la Universidad o el Rector, según sea el caso, nombrarán al Secretario de la Junta, quien no será miembro de la misma y tendrá las siguientes funciones y deberes: 1. En coordinación con el Presidente de la Junta de Subastas y el Director de Compras, el Secretario preparará la agenda, el calendario de reuniones y citará las reuniones de la Junta. 2. Mantendrá un control y será custodio de todos los documentos de las subastas, conforme a la reglamentación aplicable sobre conservación de documentos, incluyendo nombre completo de los licitadores, representantes autorizados, dirección postal, física y electrónica, números de identificación patronal, de teléfono, de facsímile y toda otra información pertinente. 3. Asistirá a todas las reuniones y subastas de la Junta para levantar actas. 4. Redactará y firmará las actas de las reuniones para someterlas a los miembros para su aprobación. Mantendrá al día un libro de actas con índice en orden numérico por subasta, utilizando medios electrónicos adecuados. 5. Revisará los anuncios de subasta para su publicación con la información requerida, obtendrá la firma del Presidente de la Junta de Subastas, gestionará la publicación de los anuncios y la verificará. 6. Conservará en el expediente de la subasta recortes o copias de los anuncios, según publicados con la fecha, página y nombre del periódico. 7. Revisará las invitaciones a subastas con la información requerida, las enviará y conservará evidencia de su envío a cada licitador invitado. 8. Custodiará las ofertas presentadas hasta la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de subasta. 9. Preparará el expediente para cada subasta. 10. Distribuirá a los miembros de la Junta la agenda y los documentos, previo a cada reunión. 11. Certificará la existencia de quórum en las reuniones de la Junta. 12. Contestará correspondencia de la Junta, según se le instruya. 13. Preparará y emitirá todas las certificaciones de la Junta. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 26 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 14. Redactará, tramitará y dará seguimiento a las directrices de la Junta. 15. Preparará proyectos de resolución. 16. Realizará cualquier tarea adicional que le asigne el Presidente de la Junta de Subastas