Proceso de Subasta.

A. Solicitud de Subasta: 1. En todos los casos en que se deba celebrar subasta, el Solicitante remitirá a la Oficina de Compras una requisición acompañada por un memorando justificativo. La Oficina de Compras evaluará la requisición y solicitará la celebración de toda subasta a la Junta de Subastas. 2. El Solicitante es responsable de proveer a la Oficina de Compras los datos técnicos, condiciones especiales, especificaciones y toda otra información a incluirse en el pliego de la subasta. 3. La Oficina de Compras, previa consulta con el Solicitante, podrá determinar que para realizar un proyecto se realicen subastas separadas de sus varios componentes cuando ello sea de beneficio para la Universidad, debiéndose identificar los referidos componentes y justificar esta manera de proceder. 4. En los casos de subastas para adquirir materiales, equipo o servicios no personales para dos o más unidades institucionales, los directores de compras de cada unidad notificarán a su Rector y éstos solicitarán al Presidente que se nombre una Junta de Subastas Conjunta. 5. El Director de Compras presentará a la Junta de Subastas correspondiente la solicitud escrita de celebración de subasta acompañada de los siguientes documentos o información por escrito: a. Requisición y memorando justificativo presentados por el Solicitante donde se apruebe la ejecución del proyecto. b. Evidencia de la asignación de fondos y el número de la cuenta a la que se cargarán los gastos de la adquisición. c. Especificaciones técnicas debidamente aprobadas por el Solicitante. d. Términos y condiciones para la adquisición. e. Cualquier permiso requerido por ley o en su defecto una certificación que indique que no necesitan permisos de clase alguna o razón por la que en esta etapa no es necesario tal permiso para el proyecto para el cual se realiza la subasta. f. Licitadores a los que se les remitirá invitación para participar de la subasta, si alguno. g. Requisitos de fianzas y seguros según establecido por escrito por la Oficina de Seguros de la Universidad, incluyendo la Fianza de Licitación (Bid bond). h. Indicación de si se celebrará presubasta. i. Disposición que indique que las referencias, si alguna, a marcas específicas de artículos se hacen únicamente como guía e índice para ilustrar al licitador sobre lo que se quiere adquirir. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 27 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) j. De requerirse marcas específicas, se indicará expresamente. Como parte del expediente de adquisición se incluirá un informe donde el Solicitante justifique tal necesidad. k. Cualquier consideración que se le dará a una oferta que contenga descuentos por pronto pago. 1. Cualquier otra información o documentación necesaria que determine la Oficina de Compras de la unidad institucional o que requieran los reglamentos de la Universidad o las leyes o reglamentos estatales o federales aplicables. B. Contenido del Anuncio e Invitación a Subasta 1. El Secretario de la Junta, por instrucciones del Presidente de la Junta de Subastas publicará un Anuncio e Invitación a Subasta y verificará que contenga la siguiente información: a. Número de subasta; b. Título de la subasta; c. Breve descripción de los bienes o servicios a ser adquiridos por la Universidad; d. Fecha, hora y lugar de la reunión presubasta, si aplica; e. Fecha, hora, lugar y costo para recoger el pliego de subasta; f. Fecha, hora y lugar donde se abrirán las ofertas; g. Firma del Presidente de la Junta de Subastas o funcionario autorizado; h. Indicar que la Universidad es un "Patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo (M/M/V/I)", entiéndase que no discrimina contra las minorías, mujeres, veteranos o personas con impedimentos; i. Cualquier otro tipo de información requerida por ley o que se estime pertinente. C. Enmiendas a los Pliegos de Subastas 1. Las enmiendas a los pliegos de una subasta que se efectúen antes de celebrarse la presubasta o en aquellas en que no se vaya a celebrar presubasta, deberán comunicarse por los mismos medios en que se publicó el anuncio de subasta y enviarse a todos los que se les remitió una invitación a subasta o hayan recogido los pliegos. 2. Las enmiendas a los pliegos de una subasta que se efectúen después de celebrarse la reunión presubasta, se notificarán por facsímile, correo electrónico u otro medio escrito a todos los licitadores participantes en la presubasta. 3. En todos los casos, las enmiendas deberán notificarse simultáneamente a todos los licitadores con por lo menos tres (3) días laborables de anticipación a la apertura de la subasta. Copia de cada notificación de enmiendas cursada deberá archivarse en el expediente de la subasta. 4. La Junta de Subasta, por iniciativa propia o a instancias de la Oficina de Compras, podrá posponer la fecha de apertura de una subasta cuando lo estime conveniente a los mejores intereses de la Universidad. Deberá notificarse esta determinación por el mismo método que se utilizó para anunciar la subasta y, además, por escrito a todos los licitadores, vía facsímile, correo electrónico o correo. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 28 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) D. Interpretación de Documentos de Subasta 1. En caso de duda respecto a alguna de las partes o disposiciones del pliego de subasta, el licitador deberá solicitar la aclaración durante la reunión presubasta o, en caso de que ésta no se celebre, por escrito a la persona que se indique en las instrucciones de la subasta y dentro del periodo de tiempo estipulado en las mismas. Si la solicitud es meritoria, la Junta de Subastas emitirá una aclaración que se hará constar en una addenda al pliego de subasta y se enviará o entregará al licitador solicitante y a todos los demás licitadores, siguiendo lo dispuesto en el inciso C(3) de este Artículo. 2. La Universidad no atenderá solicitudes de aclaraciones o interpretaciones de documentos de subastas hechas en forma distinta a la expresada en la sección anterior. E. Reunión presubasta 1. Cuando se haya requerido en el anuncio o en la invitación a subasta, la Junta de Subastas citará a los licitadores a una reunión presubasta de la siguiente manera: 2. Se establecerá en el anuncio y en la invitación a subasta si es compulsorio asistir a la reunión presubasta y la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la misma. a. Antes de la reunión presubasta, los posibles licitadores deberán: i. adquirir copia del pliego de subasta, del Reglamento para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales u otros documentos que sean necesarios; y ii. Previa coordinación por la Oficina de Compras, los licitadores visitarán e inspeccionarán el lugar donde se instalará el equipo o donde se realizará el proyecto u ofrecerá el servicio objeto de la subasta, en aquellos casos que así lo requieran los pliegos de la subasta.+ b. La reunión presubasta será dirigida por el Presidente de la Junta de Subasta o del funcionario de la Oficina de Compras en quien éste delegue, con la participación del Secretario de la Junta y del Solicitante o su representante. c. El Secretario de la Junta preparará y conservará un registro de los asistentes, donde se indique la corporación o sociedad que cada asistente está representando, o si comparecen como persona natural. d. El Secretario de la Junta preparará una minuta de los asuntos tratados en la reunión presubasta, que incluya las aclaraciones hechas atendiendo las solicitudes de los licitadores. Además, ésta debe incluir toda addenda al pliego de subasta en caso de ser necesario hacer modificaciones, correcciones y cambios al pliego. e. En ocasión de que surja una addenda como consecuencia de la reunión, el Secretario de la Junta, por instrucciones del Presidente de la Junta de Subastas, enviará copia de la misma a todos los licitadores no menos de tres (3) días laborables previo a la apertura de la subasta. F. Firma de las Ofertas 1. Si el licitador es una sociedad, su oferta estará firmada en tinta a nombre de dicha sociedad, por un socio o representante autorizado para obligarla. 2. Si el licitador es una corporación, su oferta estará firmada en tinta con el nombre corporativo seguido de la firma y designación de su Presidente, Secretario u otro oficial autorizado para obligarla. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 29 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 3. Los nombres de los firmantes deberán ser mecanografiados o impresos bajo las firmas en tinta. La oferta de una persona que añade a su firma "Presidente", "Secretario", "Agente" u otra designación sin revelar su principal estará descalificada. 4. Las correcciones o tachaduras en la oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador en manuscrito, con tinta. De lo contrario, quedará invalidada la oferta para la(s) partida(s) correspondiente(s). G. Modificaciones de las Ofertas 1. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes del acto de apertura, mediante comunicación escrita, que deberá ser presentada ante el Secretario de la Junta de Subastas, en un sobre cerrado, debidamente identificado con el número de la subasta, fecha y hora señalada para la apertura y nombre y dirección del licitador. 2. Deberán indicarse en la comunicación escrita, las razones para las modificaciones de la oferta. 3. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de la subasta. H. Apertura de las ofertas 1. Los licitadores deberán presentar sus ofertas en sobres cerrados y las mismas tendrán que recibirse por el Secretario de la Junta en el lugar indicado en el anuncio o invitación a subasta, en o antes de la fecha fijada para la apertura de las ofertas. Se aceptarán ofertas, hasta la hora establecida para la apertura. Las ofertas que se reciban antes de la fecha límite se mantendrán cerradas hasta el acto de apertura. Las ofertas recibidas después de la fecha y hora consignadas para su aceptación se devolverán al licitador sin abrirse y se considerarán rechazadas de plano. A menos que en el pliego de subasta se solicite o se autorice más de una alternativa, ningún licitador podrá someter más de una oferta y, de así hacerlo, todas las ofertas sometidas por ese licitador serán descalificadas. La oferta deberá incluir cualquier reclamación de que se aplique al licitador lo dispuesto en la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, sustentada con los documentos que evidencien el por ciento de preferencia otorgado por la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña. 2. Los sobres de las ofertas presentadas se marcarán con un sello de registro oficial ("ponche"), indicando claramente el lugar, la fecha y hora en que se recibieron. 3. No se aceptarán ofertas por teléfono. 4. Una oferta abierta prematuramente por haber sido incorrectamente dirigida será descalificada. 5. En el acto de apertura la Junta de Subastas no tiene que estar constituida, pero estará representada por el Presidente de la Junta de Subasta, 0 uno de sus miembros en que el Presidente delegue, y el Secretario de la Junta. 6. El procedimiento de apertura será dirigido por el Presidente o, en su defecto, por miembro de la Junta de Subastas, quien estará asistido por el Director de la Oficina de Compras. Todos los licitadores, sus representantes y el público en general podrán presenciar el acto de apertura de las ofertas para la subasta. El Secretario de la Junta requerirá que todos los presentes firmen un registro de asistencia anotando el nombre de la empresa o corporación que representan y el puesto que desempeñan en la misma. 7. Se dará lectura a viva VOZ de la política preferencial para las compras que establece la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 30 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) según enmendada, y las exigencias de la Ley de Garantías para la Adquisición de lo Hecho en Puerto Rico, Ley Núm. 253 de 2 de septiembre de 2003, según enmendada, sobre el derecho a que se apliquen las preferencias extendidas por la ley, el derecho a impugnar toda adjudicación contraria a las disposiciones de las mismas y la afirmación de que se cancelará toda adjudicación que no cumpla con ello. 8. Una vez abiertas las ofertas, no se aceptará ni se utilizará para evaluar las mismas información adicional, excepto según se provee en este Reglamento. 9. Al abrirse las ofertas, los miembros de la Junta presentes y el Secretario verificarán que: (a) todas las ofertas estén firmadas en tinta por el licitador, (b) el nombre de la persona que firma aparezca en letra de molde, (c) se indique en qué calidad firma y el puesto que ocupa en la empresa, (d) aparezcan anotados el nombre, la dirección comercial física y postal, número identificación patronal, el teléfono, el correo electrónico o el facsímile del licitador, de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. 10. La presentación y apertura de una oferta firmada implica la aceptación del licitador de todos los términos y condiciones establecidos en los pliegos de la subasta y cualquier addenda. Términos y condiciones que aparezcan en la oferta que modifiquen, alteren o sean contrarios a los que aparecen en los pliegos y sus adendas se tendrán por no puestos y así se hará constar. 11. Se dará lectura en público de cada oferta y se les dará suficiente tiempo a los licitadores para que, en el salón de apertura o en un sitio designado y en presencia del Secretario de la Junta de Subastas, inspeccionen cada oferta o parte de ella, excepto material identificado como confidencial por los licitadores. 12. Aquellos licitadores que no deseen participar en una subasta, después de haber enviado su oferta y la fianza correspondiente, deberán notificarlo por escrito a la Junta de Subasta antes de la apertura de las ofertas. Después de abiertas las ofertas ningún licitador podrá retirarse. De suceder esto con el licitador a quien se recomienda adjudicar de la subasta, la Junta procederá a ejecutar la Fianza de Licitación (Bid Bond), a menos que medien razones justificadas para no llevar a cabo tal acción. Se considerará como razón justificada sucesos ajenos al control del licitador tales como desastres naturales, o causas fortuitas de naturaleza extraordinaria que la Junta considere que justifican no proceder con dicha ejecución. Una vez retirada la oferta para determinada subasta, el licitador no podrá radicar una sustituta. 13. Se levantará un acta del proceso de apertura, la cual estará firmada por el Secretario y por el (los) miembro(s) de la Junta presente(s). 14. El acto de apertura, podrá ser grabado a opción de la Junta. De haber una grabación, la misma formará parte del expediente de dicha subasta. 15. Una vez abiertas las ofertas en el sitio, fecha y hora de apertura dispuestos para ello, éstas quedan bajo la consideración de la Junta hasta que se haga la notificación de adjudicación o cancelación de la subasta. 16. Mientras las ofertas estén bajo consideración, los licitadores, sus representantes u otras partes interesadas se abstendrán de comunicarse por cualquier medio con personal de la Universidad en cuestiones relacionadas con la subasta. 17. Ningún funcionario o empleado de la Universidad ni los miembros de su familia, se comunicará con los licitadores o con personas ajenas a la Universidad para ofrecer información relacionada con subastas bajo consideración. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 31 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 18. La Junta podrá rechazar todas o cualquier oferta e imponer aquellas sanciones disciplinarias o correctivas que sean aplicables cuando a su juicio exista una violación de las secciones anteriores 0 entienda que un licitador, por sí o mediante terceros, ha ejercido una presión indebida en el proceso de evaluación o adjudicación a la subasta. I. Análisis de las ofertas recibidas en la subasta 1. El análisis de las ofertas recibidas en la subasta estará a cargo de la Junta en coordinación con el Solicitante o comité técnico evaluador designado, y con la Oficina de Compras. 2. La Junta al considerar las ofertas recibidas comprobará si los licitadores cumplen con los términos y condiciones del pliego de la subasta, con énfasis especial en aquellas de carácter mandatorio. 3. Al evaluar ofertas y hacer recomendaciones se dará debida consideración a factores tales como la capacidad del licitador para realizar los servicios, obras o trabajos o proveer el equipo o los materiales objeto de la subasta bajo consideración; la calidad, adaptabilidad y compatibilidad de los materiales, efectos, equipos o servicios para los fines deseados; la responsabilidad económica del licitador; su pericia, experiencia, reputación e integridad comercial y capacidad para prestar los servicios complementarios tales como adiestramiento, mantenimiento, garantía, piezas de repuesto y para cumplir con el período de entrega. 4. No se aceptarán precios estimados o fórmulas para calcular precios o descripciones de los equipos, materiales o servicios ofrecidos que puedan prestarse a diversas interpretaciones. 5. Se le dará consideración al cumplimiento de la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, para las compras de equipo o materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico a los licitadores que lo hayan solicitado según requerido en el apartado H.1 anterior y lo hayan sustentado con los documentos que evidencien el por ciento de preferencia otorgado por la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña. 6. Los descuentos por pago temprano podrán considerarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta, siempre que éstos se ajusten a lo dispuesto a tales efectos en las especificaciones de la subasta. 7. En los casos de arrendamientos financieros deberán considerarse los pagos mensuales, la tasa de interés, gastos administrativos y el valor residual si alguno a pagarse al final del término en caso de ejercerse la opción de compra.