Interpretación y Definiciones.

Para efectos de este Reglamento, todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros. Las palabras y frases usadas en este Reglamento serán interpretadas según el contexto en que sean utilizadas y tendrán el significado sancionado por el uso común y corriente, salvo cuando se dispone otra cosa. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 4 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) Corresponderá, en primera instancia, al Presidente de la Universidad interpretar las disposiciones de este Reglamento para resolver cualquier controversia en relación con sus disposiciones 0 con situaciones no previstas en el mismo. A. Adquisición Acción de comprar equipo, materiales y servicios no personales mediante cualquiera de los métodos reconocidos y autorizados bajo este Reglamento. Los términos "compra" y "adquisición" podrán utilizarse indistintamente en los documentos oficiales. B. Comprador Funcionario o empleado de la Universidad autorizado o designado por autoridad competente para efectuar transacciones de adquisición a nombre y en representación de la Universidad de Puerto Rico de conformidad con las normas aplicables. El término, desde luego, incluye a las personas nombradas a la posición de Agente Comprador para tales propósitos, de conformidad con las normas aplicables. C. Aviso de Cambio Documento oficial expedido por la Oficina de Compras que introduce modificaciones o enmiendas a los términos o condiciones de la Orden de Compra con posterioridad a su expedición u otorgamiento. D. Bienes Equipos, mobiliario, vehículos, materiales, suministros y artículos que este Reglamento autoriza a adquirir para beneficio de la Universidad de Puerto Rico. E. Contrato Documento suscrito por el Presidente, Rector o sus representantes autorizados, en representación de la Universidad de Puerto Rico, y el licitador agraciado, proveedor o suplidor para formalizar la adquisición con las especificaciones y condiciones acordadas. F. Cotización Oferta por escrito de precios y condiciones de un bien o servicio no profesional, que responde a una solicitud por parte de la Universidad. G. Director de Compras Funcionario designado para dirigir y supervisar el funcionamiento de la Oficina de Compras. En aquellas unidades en que no exista este puesto se referirá al supervisor o funcionario que ejerza las funciones antes descritas. Será responsable de cumplir y hacer cumplir las normas aplicables a la adquisición de bienes y servicios. H. Emergencia Suceso o situación de naturaleza excepcional que ocasione una necesidad institucional inesperada e imprevista y que requiera una acción inmediata por parte de la Universidad que conlleva la adquisición de bienes con carácter de urgencia por estar en riesgo la vida, la salud 0 la seguridad de una o más personas, la propiedad, las operaciones o los servicios de la Universidad. I. Equipo Comprende todos los bienes muebles de naturaleza permanente, que tienen una vida útil normal de por lo menos dos años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse. J. Especificaciones Conjunto de términos, condiciones y características físicas, funcionales, estéticas o de calidad para cada renglón de los bienes y servicios a adquirirse utilizado como referencia para su adquisición y evaluación, y que los licitadores o proveedores deberán satisfacer al presentar sus ofertas. K. Fecha de Depósito en el Correo La fecha indicada en el comprobante de certificación de envío por correo certificado emitido por el servicio postal. L. Fianza de Licitación (Bid Bond) Garantía que se requerirá a todos los licitadores en una subasta para garantizar el cumplimiento de la oferta de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. M. Fianza de Ejecución y Pago (Payment & Performance Bond) Garantía que se le requiere al licitador agraciado en una subasta o al proponente seleccionado en un requerimiento de propuestas previo al otorgamiento del contrato para asegurar el cumplimiento del mismo de REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 5 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. N. Investigador Principal Persona responsable de un proyecto de investigación específico para el cual se han asignado fondos provenientes de la Universidad o de otras fuentes. O. Invitación a subasta Solicitud directa e individual dirigida a uno de varios licitadores en que se invita a someter una oferta para proveer bienes y/o servicios cuyo contenido está determinado por este Reglamento. Se utiliza en los procedimientos de subasta pública para fomentar la participación de licitadores. P. Junta de Síndicos Cuerpo rector encargado de gobernar y administrar la Universidad de Puerto Rico con facultades y deberes definidos en la Ley de la Universidad de Puerto Rico, según enmendada. Q. Junta de Subastas Conjunto de empleados o funcionarios designados por el Presidente o Rector de cada unidad institucional que serán responsables de evaluar y adjudicar las subastas para la adquisición de bienes y/o servicios requerida por este Reglamento. R. Licitador Persona natural o jurídica que participa en una subasta de la Universidad presentando una oferta. S. Licitador agraciado Licitador a quien se le adjudique la buena pro en una o más partidas o renglones de una subasta. T. Materiales Objetos o suministros que se entiendan son necesarios para el desempeño de un trabajo, la prestación de un servicio o para la realización de una obra, cuya vida útil generalmente no excede de dos años y que al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. U. Orden de Compra Documento oficial que emite la Oficina de Compras conforme con este Reglamento, para formalizar los acuerdos entre la Universidad y el proveedor para la adquisición de bienes. V. Oferta Cotización que presente un licitador para proveer bienes y/o servicios, la cual deberá incluir el nombre y los datos relacionados a la persona autorizada a someter la misma, así como la dirección comercial, física y postal, el número de identificación patronal, el teléfono, el correo electrónico y el facsímile del licitador. W. Oficina de Compras Oficina o División que efectúa transacciones de adquisición de bienes 0 servicios en una unidad institucional de la Universidad. X. Pago en trade-in Modalidad de pago para la adquisición de un bien a cambio de entregarle al vendedor o proveedor otro bien, usualmente de naturaleza similar, cuyo valor ha sido determinado previamente, el cual se acredita, como pago parcial de la adquisición. Y. Permuta Modalidad de compra que permite entregar un bien a cambio de otro de igual o distinta naturaleza, con valor similar, sin que medie ninguna otra consideración para el pago. Z. Pliego de subasta Documento que se entrega a los licitadores interesados en cotizar para proveer bienes por medio de una subasta y en el que se incluyen todas las especificaciones y condiciones para la licitación. AA. Presidente Se refiere al Presidente de la Universidad de Puerto Rico. BB. Presubasta Reunión que se puede celebrar antes de la subasta con la participación de los licitadores y personal que la Junta de Subastas y el Director de Compras consideren necesarios para aclarar dudas que presenten los licitadores sobre los términos y condiciones de las especificaciones. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 6 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) CC. Proveedor 0 Suplidor Persona natural o jurídica que está dispuesta y tiene la capacidad para servir un bien y/o servicio en el momento y bajo las condiciones y especificaciones que se solicitan. DD. Registro de Licitadores Lista de personas naturales o jurídicas cualificadas por la Universidad para comparecer en subastas en calidad de licitadores. EE. Renglón -Categoría de bienes afines y agrupados, cuyas especificaciones la distinguen sustancialmente de cualquiera otra, requiriendo que se identifique separadamente de las demás por sus peculiaridades, conforme a los mejores intereses de la Institución. FF. Solicitud de Propuestas Selladas Invitación formal que se expide a personas naturales o jurídicas para que concursen sometiendo propuestas selladas para suministrar lo bienes o realizar los servicios requeridos en la invitación, y en que se autoriza la negociación individual respecto a los términos, condiciones, calidad, solución o precios, o combinación de factores, para obtener lo más ventajoso para la Universidad. Este término y la forma de adquisición homónima también se conoce popularmente como "RFP," por las siglas del término en inglés, "Request for Proposal," y ambos se utilizan indistintamente en este Reglamento. GG. Requisición Documento con formato pre-establecido utilizado para solicitar la adquisición de bienes y/o servicios a la Oficina de Compras, según lo dispuesto en este Reglamento. HH. Servicios No Personales Servicios cuya prestación principal consista del producto de la labor en la cual no se requieren conocimientos, destrezas, ni habilidades especializadas o profesionales. En la prestación de estos servicios entran factores adicionales al trabajo humano. Bajo estas categorías están incluidos servicios misceláneos prestados por empresas, tales como servicios de mantenimiento y reparación de equipos o estructuras, preparación de alimentos (catering), mensajería, arrendamiento financiero (lease), entre otros. II. Sistema Se refiere al Sistema de la Universidad de Puerto Rico integrado por todas sus unidades institucionales. JJ. Solicitante Unidad organizacional, dependencia, oficina, división o subdivisión de la Universidad con responsabilidad presupuestaria que permita a un empleado o funcionario solicitar y autorizar la adquisición de bienes y/o servicios a tenor con lo establecido en este Reglamento. KK. Subasta Procedimiento de solicitar ofertas para la adquisición de bienes y/o servicios no personales, en forma competitiva bajo condiciones y especificaciones establecidas por la Universidad. LL. Tarjeta de crédito Producto bancario sujeto a diversas condiciones y a un margen crediticio expedido a nombre de funcionarios o empleados autorizados, que forma parte de una cuenta de crédito general de la Universidad de Puerto Rico y que permite al funcionario autorizado pagar por bienes y servicios. MM. Tarjeta de débito Producto bancario expedido a nombre de funcionarios o empleados autorizados para pagar bienes y servicios, sujeto a diversos límites y condiciones, debitando el pago de una cuenta de depósito para tales fines que la Universidad de Puerto Rico mantenga en dicha institución. NN. Único proveedor disponible Se refiere a aquella situación en que hay una sola persona natural o jurídica que está capacitada y dispuesta a suplir el bien o prestar el servicio que se interese, en el momento y bajo las condiciones en que se solicita. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 7 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) 00. Unidad Institucional Cada una de las unidades administrativas y académicas autónomas del sistema universitario, según definidas en el Reglamento General de la Universidad. PP. Universidad La Universidad de Puerto Rico.