Principios y Políticas Generales.

Se establecen los siguientes Principios y Políticas Generales que aplicarán a todos los procesos de adquisición de bienes: A. Modernización de los procesos - Este Reglamento está en consonancia con la política de la Universidad de agilizar los procesos de adquisición y pago, por cuanto uno de sus objetivos es permitir y fomentar la adopción de métodos modernos tales como el uso de tarjetas de crédito y débito, la Internet y otros similares en estos procesos. Este Reglamento deberá interpretarse liberalmente para estimular y fomentar la adopción, uso y desarrollo de nuevas tecnologías y procedimientos que conduzcan a la agilización, eficacia y eficiencia de las adquisiciones y para lograr los propósitos y disposiciones del mismo. Todas las normas y procedimientos de la Universidad que inciden sobre los procesos de compras deberán emitirse o modificarse sin dilación para conformarlos con los propósitos y disposiciones del presente Reglamento, el cual prevalecerá en caso de existir alguna inconsistencia con dichas normas 0 procedimientos. B. Estímulo a las actividades de adquisición conjuntas entre las unidades institucionales: La Universidad estimulará y fomentará el desarrollo y la implantación de actividades de adquisición conjuntas de equipo, materiales y servicios no personales, incluyendo la celebración de subastas, por las unidades que integran el Sistema de la Universidad de Puerto Rico. El Presidente de la Universidad y los Rectores y Rectoras velarán regularmente por el cumplimiento de esta política institucional, incluyendo el desempeño de los directores de compras. C. Fomentar y dar prioridad a las formas más ágiles de adquisición: Todas las personas responsables de realizar las adquisiciones en la Universidad, desde las que inician el proceso hasta las que logran su realización, fomentarán y darán prioridad a las modalidades más ventajosas de adquisición, como son las compras contra contratos, entre otras. D. Uso Oficial La adquisición de cualquier equipo, material o servicio no personal será estrictamente para uso oficial de la Universidad de Puerto Rico en cumplimiento de la misión educativa, de investigación y de servicios que tiene encomendada. E. Parámetros de los procesos de adquisición - Los procesos de adquisición deben ser ágiles, razonables, eficientes, sensatos y los más convenientes para la Universidad. Tomarán en cuenta la situación financiera, el obtener el mayor beneficio institucional y, sobre todo, propenderán a la consecución efectiva de la misión que se le ha encomendado a la Universidad dentro de su realidad presupuestaria y las normas de sana administración pública. F. Principio de Disponibilidad Regla que autoriza a la Junta de Subasta a evaluar la adquisición de un equipo, material o servicio para fines educativos o investigativos a un mayor costo en situaciones en que por no estar disponible en el momento en que se necesite, existe el riesgo de que el costo para la Universidad sea mayor que lo que se va a economizar, o de que acarrearía un menoscabo en la misión y servicios de la Institución. El análisis tiene que realizarse de acuerdo con las circunstancias particulares de cada situación y documentarse debidamente en el expediente. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 8 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) G. Cumplimiento con Requisitos de Ley Toda persona natural 0 jurídica que le venda o compre bienes o servicios a la Universidad, así como todo Comprador, Agente Comprador, Auxiliar de Compras o funcionario de la Universidad, involucrado en los procesos de adquisición, deberá cumplir con las leyes estatales o federales aplicables y con los reglamentos y normas estatales, federal o de la Universidad aplicables, así como con los requisitos aplicables de la Ley de Ética Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada H. Política Energética: La adquisición de todo equipo que consuma o produzca energía de cualquier tipo deberá cumplir con la Política Energética de la Universidad y las políticas, normas y directrices que se emitan para su implantación o implementación. I. Política Preferencial De conformidad con lo dispuesto en la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, para toda compra se adquirirán los artículos extraídos, producidos, ensamblados o envasados en Puerto Rico, o distribuidos por agentes establecidos en Puerto Rico, siempre que dichos artículos cumplan con las especificaciones, términos y condiciones establecidas en la subasta u orden de compra, que su precio, luego de aplicado el margen de preferencia correspondiente, sea el más bajo y que no se menoscabe la misión de la Universidad. J. Reserva en las Compras La Universidad hará esfuerzos razonables para asignar quince por ciento (15%) de sus compras a pequeñas y medianas empresas elegibles. K. Adquisición de productos reciclados Las oficinas de compras darán preferencia a la adquisición de productos reciclados, siempre y cuando no se afecte la calidad y propósito para el cual se utilizarán los mismos de acuerdo con las políticas que puedan ser establecidas por la Universidad y por cualquier ley o reglamento aplicable. Los agentes compradores o los solicitantes, previo emitir la orden de compra, requerirán a los licitadores que en la cotización se indique si el producto que ofrece contiene material reciclado y el por ciento del mismo. Para la adquisición de papel por una o varias de las unidades universitarias, se deberá solicitar papel con el por ciento de fibra reciclada dispuesto para cada año fiscal a tenor con la Ley para la Reducción y el Reciclaje de los Desperdicios Sólidos en Puerto Rico, Ley Núm. 70 de 18 de septiembre de 1992, según enmendada. L. Necesidades institucionales Toda adquisición se hará para satisfacer al máximo las necesidades de la unidad solicitante y al menor costo que sea posible sin menoscabar la satisfacción máxima de dichas necesidades. En consecuencia, todo funcionario o empleado autorizado a gestionar o aprobar la adquisición de bienes y/o servicios se regirá por las especificaciones establecidas por el Solicitante y actuará con diligencia en la adquisición conforme a las mismas. M. Preferencia por extensión de crédito En igualdad de condiciones, se podrá dar preferencia en los procesos de adjudicación y emisión de órdenes de compras a los suplidores que le extiendan crédito a la Universidad de Puerto Rico. N. Obligatoriedad de las condiciones pactadas Las adquisiciones se ceñirán estrictamente a las condiciones pactadas por la Universidad en concesiones, contratos, donativos, legados, acuerdos colaborativos u otros tipos de convenios para el desarrollo de los proyectos, o cuando las condiciones fueren requeridas por cualquier ley 0 reglamentación aplicable. O. Computadoras y Software La adquisición de computadoras y programación prediseñada (software) estará sujeta a lo dispuesto en la Política Institucional sobre el Uso Aceptable de los Recursos de la Tecnología de la Información en la Universidad de Puerto Rico, Certificación Núm. 35 (2007-2008) de la Junta de Síndicos, según enmendada y en las normas establecidas o que puedan establecerse de conformidad con dicha Política. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 9 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) P. Juramento 0 Certificación de Veracidad Los documentos utilizados en el proceso de compras que así lo requieran, deberán estar juramentados o certificados como veraces, bajo apercibimiento de perjurio. Q. Documentos públicos Los documentos de subastas, requerimientos de propuestas y contratos son públicos, salvo que por necesidad o conveniencia institucional se pacte lo contrario. No empece lo anterior, todo lo relativo a las deliberaciones de la Junta de Subastas o Comité Evaluador, no será público. R. Efecto de las decisiones de adjudicación La determinación que se tome sobre la adjudicación de una subasta, solicitud de propuesta sellada o compra directa, afectará únicamente el caso bajo consideración y no constituirá precedente en otros casos.