Gestión de Adquisición.

A. Las Oficinas de Compras son oficinas de servicio cuyo propósito es orientar, agilizar y viabilizar las adquisiciones de los bienes y/o servicios que les sean requeridos por sus respectivas unidades institucionales utilizando las formas de adquisiciones aquí dispuestas. B. Los Directores de Compras serán responsables de fomentar y asegurarse de la implementación de los Principios y Políticas Generales aplicables a todos los procesos de adquisición. C. La gestión de adquisición se inicia cuando el Solicitante interesado en realizar la misma remite una Requisición a la Oficina de Compras utilizando los medios electrónicos establecidos para este propósito. D. El Solicitante es responsable de proveer a la Oficina de Compras los datos técnicos, condiciones especiales y toda otra información necesaria que deberá incluirse en los pliegos de subasta u órdenes de compra de los bienes y/o servicios cuya adquisición solicita. El Solicitante proveerá la información por escrito mediante los medios electrónicos establecidos para este propósito. E. Al realizar una adquisición, la Oficina de Compras sólo podrá variar o modificar las características, condiciones o especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del Solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (e.g., facsímile o correo electrónico). F. La solicitud para la adquisición de bienes y/o servicios se hará a la Oficina de Compras mediante un formulario de requisición disponible a través del sistema computadorizado de información, el cual deberá ser consistente y consecuente con este Reglamento. G. Para solicitar una adquisición, el Solicitante deberá cerciorarse de contar con los fondos necesarios en las partidas presupuestarias correspondientes de la unidad institucional. Los costos a incurrirse en transportar equipo o materiales adquiridos desde el punto de entrega REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 10 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) hasta la Universidad, o por instalación, cuando sean aplicables, se incluirán como parte del precio. La Requisición a esos efectos deberá incluir un precio total estimado e identificar la cuenta o cuentas que se utilizarán para realizar el pago y la aprobación del supervisor correspondiente o su representante autorizado. Si las cotizaciones que recibieran exceden el precio total estimado en un veinticinco por ciento (25%), la Oficina de Compras deberá informarlo al Solicitante y obtener su autorización escrita para proceder con la compra si el presupuesto disponible lo permite. Dicha autorización podrá solicitarse y concederse por medios electrónicos (e.g. facsímile o correo electrónico). H. La Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según corresponda, podrá nombrar un comité técnico que participe en la evaluación técnica de las ofertas presentadas por suplidores, por iniciativa propia, previa consulta con el Solicitante, o a petición de éste. I. La Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según corresponda, ejercerá debido cuidado en la selección del suplidor utilizando los siguientes criterios: a) experiencias en compras anteriores; b) que sus ofrecimientos guarden uniformidad y armonía con los materiales, servicios y equipos existentes; c) que sus ofrecimientos cumplan a cabalidad con los requisitos del Solicitante, según indicados en la Requisición, d) razonabilidad del precio ofrecido, e) servicio y garantía del equipo, y f) condiciones de entrega. La Oficina de Compras no tendrá que identificar los suplidores cuando el Solicitante provea las referidas tres cotizaciones escritas, pero tendrá la responsabilidad de evaluar y aprobar la validez de la información suministrada y evaluar a los suplidores identificados por el Solicitante, conforme a los criterios expresados en este apartado. J. Antes de emitir una orden de compra, la Oficina de Compras verificará y documentará la adjudicación del costo al fondo o partida presupuestaria conforme a las normas establecidas. K. La adquisición será solicitada formalmente por la Oficina de Compras al suplidor seleccionado mediante la emisión de una orden de compra en que se expresen los términos y condiciones establecidos con el suplidor. Dicha orden será emitida de conformidad con las normas y procedimientos internos dispuestos por la Universidad para esos fines, los cuales serán consistentes y consecuentes con este Reglamento. L. Las compras mediante pago por adelantado, serán tramitadas por la Oficina de Compras contra el fondo en la partida correspondiente. Para realizar dichos pagos se emitirá la orden de compra la cual se enviará al suplidor con el pago. En cada unidad institucional, la oficina a cargo de recibo y entrega establecerá el mecanismo adecuado para asegurar que las adquisiciones se reciben mediante el acuerdo de pago por adelantado. M. Cuando surjan circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, cantidad, especificaciones u otras condiciones, el Director de Compras o el comprador en quien éste delegue el caso, previa consulta con el Solicitante, expedirá un Aviso de Cambio a la orden de compra emitida. N. En determinados casos de beneficio institucional, como es el caso de contratos anuales, por ejemplo, podrán expedirse órdenes de compra abiertas (también conocidas como "Ordenes Maestras"), en virtud de las cuales el suplidor provea materiales o servicios no personales mediante múltiples entregas parciales a un costo unitario predeterminado. Esto estará sujeto a liquidarse mediante pagos parciales por el importe de cada entrega recibida 0 por facturación mensual, según sea acordado. REGLAMENTO SOBRE ADQUISICIONES Página 11 de 40 CERTIFICACIÓN NÚMERO 30 (2008-2009) Parte II. FORMAS DE ADQUISICION