PROCEDIMIENTO PRELIMINAR A LA CONVOCATORIA DE

SUBASTAS A. Preparación de pliegos y procedimientos 1. El departamento u oficina de la Corporación que precise (mediante requisición) de la adquisición de determinados bienes, tendrá a su cargo la preparación de los pliegos de subasta. Por su parte, la Sección de Compras notificará con celeridad al Secretario de la Junta de Subastas, cuando reciba una requisición de bienes 0 servicios cuya venta 0 compra deba realizarse mediante este procedimiento. El Secretario circulará los pliegos de subasta a la Junta para evaluación y aprobación, durante cualquier reunión pertinente. B. Contenido de los pliegos 1. Los miembros de la Junta de Subastas evaluarán los pliegos y de considerar necesario algún cambio, el Secretario deberá notificarlo al departamento originador de la compra. Esto, para efectuar la corrección 0 enmienda pertinente. El documento modificado será sometido nuevamente a la consideración de la Junta de Subastas, para su aprobación final. 2. La Junta de Subastas determinará el número, la hora, fecha y lugar exacto en donde se celebrará la subasta, pre-subasta, vista de inspección u otras reuniones con los posibles 14 REGLAMENTO DE SUBASTAS PÁGINA 15 licitadores. En la determinación de las fechas se considerarán aquellas que permitan la comparecencia del mayor número de postores, ofreciendo un periodo de tiempo razonable de acuerdo con los términos de los pliegos de subasta y desde su envío por invitación y/o la publicación del Aviso de Subasta. 3. Los pliegos de subasta deberán contener, entre otras, la siguiente información, sin que esto se interprete como una limitación: a. Fecha b. Número de subasta C. Identificación de los bienes a comprarse y sus cantidades aproximadas; planificación del proyecto de construcción; establecer con claridad las descripciones y/o especificaciones necesarias y los bienes excedentes de acuerdo con lo requerido por el Reglamento de Compras de la Corporación, según sea el caso. d. Fecha y hora límite para la entrega y apertura de las licitaciones. Se le entregará un recibo al Licitador. e. Dirección postal donde pueden enviarse 0 la dirección física donde pueden radicarse las licitaciones. f. Forma o número en que se han de enviar las licitaciones. 15 REGLAMENTO DE SUBASTAS PÁGINA 16 g. Fianzas requeridas, la cual serán mandatorias en toda subasta de construcción y otras de tipo opcional: a discreción de la Junta, en otras. h. Las solicitudes de licencias, seguros 0 permisos expedidos por las distintas instrumentalidades del gobierno, cuando éstas sean esenciales para la prestación del servicio objeto de subasta. i. La aclaración en el sentido de que la Corporación no será responsable de licitaciones que sean abiertas prematuramente debido a que las mismas no fueron dirigidas 0 identificadas correctamente. C. Registro de Licitadores Toda persona natural domiciliada en Puerto Rico 0 persona jurídica incorporada en la Isla y/o autorizada para hacer negocios en Puerto Rico que se proponga participar de cualquier subasta, debe integrar el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; es decir, se trata de un requisito indispensable para licitar. El anuncio también fungirá como invitación a posibles licitadores para que informen su nombre, dirección y teléfono para la correspondiente inclusión. D. Entrega de pliegos 16 REGLAMENTO DE SUBASTAS PÁGINA 17 1. Los pliegos se entregarán personalmente, en las instalaciones de la Corporación ubicada en el 570 de la Avenida Hostos, en el sector Baldrich de Hato Rey (San Juan), Puerto Rico; específicamente en la Oficina de Compras. Los licitadores entregarán sus licitaciones en sobres sellados y cerrados en la Oficina de Compras. Personal autorizado de dicha oficina, entregará los pliegos al Secretario de la Junta de Subastas, quien será su custodio hasta la apertura de la subasta. Cualquier modificación por escrito a una licitación ya recibida, que ocurra antes de la apertura de la subasta, se considerara válida, siempre que cumpla con el procedimiento establecido, según dispuesto en este Reglamento. 2. Las licitaciones hechas por correo electrónico o "fax" no se considerarán, a menos que este tipo de entrega haya sido autorizada por escrito por la Junta de Subastas con anterioridad a la fecha de apertura y que se reciban dentro del término fijado.