Disposiciones

a. Misiones Oficiales en Vacaciones; Días Feriados y No Laborables El supervisor de una persona que viaja en misiones oficiales durante sus vacaciones; en días feriados o no laborables, justificará en el comprobante la necesidad y conveniencia para el servicio que dicha persona realice dichos viajes en tales días. b. Enfermedad Durante Misión Oficial 28 Cuando alguna persona, durante el cumplimiento de su misión oficial, se enferme y tuviera que permanecer en la jurisdicción de su puesto temporero, tendrá derecho, mediante prueba presentada al efecto, a dietas por el período que se prolongue la enfermedad hasta un máximo de quince (15) días incluyendo días feriado no laborables. c. Regreso por Enfermedad Si durante un viaje oficial o durante el cumplimiento de su misión oficial, una persona tuviera que regresar a su residencia privada por motivo de enfermedad, tendrá derecho al reembolso o pago del costo de transportación en que incurra computado a base la ruta usual más económica. d. Muerte en Viaje Oficial Cuando la persona en misión oficial en otros países fallezca, la Administración pagará a los familiares del fallecido o a quien corresponda; de cualquier fondo disponible, los gastos incurridos por embalsamiento y traslado del cadáver a Puerto Rico. Los gastos deberán ser razonables y moderados. Deberá presentar los recibos para comprobar dichos gastos. e. Gestiones Simultáneas El supervisor inmediato de la persona autorizada a ausentarse de su residencia oficial en misión oficial velará porque éste haga los arreglos pertinentes para realizar el menor número de viajes en casos que las distintas gestiones oficiales pueden llevarse a cabo simultáneamente y alrededor de la misma fecha. f. Gastos Médicos: Reembolso 29 Se pagarán los gastos médicos y de medicamentos incurridos mientras se realizan misiones oficiales en el exterior. Debe someterse justificación y prueba de que tales gastos se incurrieron como consecuencia directa de la gestión oficial encomendada. Para tener derecho al reembolso de estos gastos se deberán presentar las facturas o recibos de pago correspondientes a los servicios recibidos. No procederá el pago si la enfermedad o el accidente es compensable por el Fondo del Seguro de Estado o dichos gastos estén cubiertos por cualquier otro tipo de seguro médico g. Tarjetas de Créditos para Viajes El Director Ejecutivo podrá proveer Tarjetas de Crédito de Líneas Aéreas a aquellas personas cuyas funciones requieren viajar frecuentemente sin el tiempo suficiente para tramitar los viajes de acuerdo a lo establecido en este reglamento. Los gastos de pasaje serán pagados por la Administración. h. Formulario de Reembolso El reembolso de gasto de viaje se tramitará mediante el formulario diseñado y se someterá no más tarde de treinta (30) días laborables después de finalizado el mes por todos los viajes realizados durante el mismo. i. Reembolso de Gastos de Viaje: Director Ejecutivo El reembolso de gastos de viaje al Director Ejecutivo, de viajes realizados dentro y fuera de Puerto Rico será a base de gastos incurridos. Deberá presentar facturas y recibos; o las evidencias correspondientes de acuerdo a lo establecido en el Artículo VI Sección 3 de este reglamento, a menos que sea impráctico en obtener éstos. De no ser posible esta evidencia presentará una certificación al respecto. j. Reclamaciones que no se Ajusten a este Reglamento 30 La Administración no autorizará, reembolsará o pagará gastos de viaje alguno que no se ajuste a las disposiciones de este reglamento. k. Pagos a Restaurantes y Hospederías Las disposiciones de este reglamento aplicarán en los casos en que se efectúen pagos directamente a restaurantes u hospederías por concepto de comidas servidas a personas. Sin embargo, en tal caso, dichos pagos no deberán exceder las cantidades a que las personas tendrían derecho a recibir como reembolso de dietas, de acuerdo a las escalas de dietas que se establecen e este reglamento. 1. Sumas Englobadas, Reclamación No se aceptarán gastos que se informen en forma englobada. Todo desembolso se informará en forma detallada. La División de Finanzas deberá exigir recibos detallados de todas las personas o entidades a favor de las cuales se efectuaron los pagos; incluyendo las agencias de viajes o empresas de transportación por barco o por avión. No se le dará crédito a pagos que no estén evidenciados por recibos, se exceptua de esta disposición pagos a entidades que no acostumbran expedir recibos como taxímetros, ferrocarril, propinas a maleteros y camareras de hoteles. m. Junta de Directores: Personas Particulares Reembolsos de Gastos de Viaje y Gastos de Representación El reembolso de gastos de viaje a miembros de la Junta de Directores o personas particulares según se define en este reglamento, por viajes realizados dentro y fuera de Puerto Rico en asuntos oficiales relacionados con la Administración, será a base de gastos incurridos. Presentarán facturas y recibos o las evidencias correspondientes, de acuerdo a lo establecido en el Articulo VI Sección 3, de este reglamento. Cuando por exigencias de las gestiones a realizarse durante el viaje fuera necesario incurrir en 31 gastos de representación, será requisito que se acompañen con las cuentas de gasto de viaje las facturas, recibos o evidencias correspondientes. De no ser posible obtener éstos, se acompañará una declaración en la cual se hará constar el tipo de agasajo o actividad, la razón o motivo del agasajo, lugar en que se llevo a cabo y el importe pagado. En la determinación de los gastos a incurrirse se observarán las normas de austeridad y modestia prevaleciente en el gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Siempre que sea posible deberán programarse los gastos de representación a incurrirse en cada viaje y proceder de acuerdo al Reglamento Número 5 "Gastos de Representación". n. Exclusión: Gastos de Representación Cuando una persona autorizada a incurrir en gastos de representación, reclame gastos de representación por banquetes o comidas oficiales, no podrá reclamar el pago de la parte de la dieta que corresponda al almuerzo o comida de los días en que So celebraron dichos banquetes o comidas. O. Otros gastos reembolsables 1. Se reembolsará el gasto incurrido por la renta de equipo y/o vehículo necesario para realizar las gestiones oficiales encomendadas. 2. Se pagará los cargos por almacenaje y gastos de manejo y traslado de equipaje. 3. Se reembolsará los pagos efectuados por concepto de cuotas de inscripción relacionados con la misión oficial. 4. Se pagará los cargos de conversión de moneda extranjera, cambio de cheques y compras de cheques de viaje. 5. Se reembolsarán cantidades módicas para sufragar el costo de propinas cuando sea imperativo el pago de las mismas.