Viajes al Exterior

a. Pago anticipado: Derecho a Para que una persona pueda ausentarse de su residencia oficial en una misión oficial fuera de Puerto Rico, con derecho al pago anticipado o reembolso de gastos de viaje será necesario que con anterioridad a la fecha que se efectuará el mismo el Director Ejecutivo o su representante le expida una orden autorizando el viaje. Las solicitudes deberán ser sometidas al Director Ejecutivo o su representante con por lo menos quince (15) días de anticipación a la fecha en que se efectuará el viaje. El Director Ejecutivo o su representante determinarán si el viaje constituye una misión oficial. b. Formulario: Información La solicitud de anticipo para los viajes al exterior deberá someterse en el formulario diseñado para ese propósito. En el formulario además de la identificación de la persona y contabilización del gasto, se incluirá la siguiente información: 12 1. Propósito del Viaje - Indicará explicación breve y exacta de los propósitos del viaje, incluyendo entre otras cosas, el tipo de actividad, la participación que tendrá la persona, relación de la actividad con su trabajo, beneficios que se esperan derivar del viaje y si asiste a la actividad por invitación, iniciativa propia o de la agencia. 2. Itinerario - deberá indicarse el orden en que realizará el viaje y la dirección exacta de los lugares a visitar y la fecha y hora de salida y llegada. 3. Costo estimado del viaje - Incluirá la cantidad solicitada para gastos de transportación, alojamiento, dietas y otros gastos aplicables. 4. Trámite a División de Finanzas - El Director Ejecutivo o su representante autorizado referirá los documentos de aprobación a la División de Finanzas con copia a la Oficina de Personal. Si el viaje se relaciona con la asistencia a un adiestramiento o seminario, la Oficina de Personal preparará carta a la persona que va asistir al adiestramiento; con copia a la División de Finanzas, autorizando el mismo. c. Liquidación de Anticipo Dentro de los primeros treinta (30) días después de su regreso al país, la persona que realizó el viaje someterá a la División de Finanzas de la Administración la liquidación del anticipo recibido, utilizando el formulario diseñado para ese propósito. Cuando los gastos incurridos excedan al anticipo, se reembolsará a la persona el gasto adicional incurrido hasta un máximo de un 10% previa autorización del Director Ejecutivo. d. Desembolsos en exceso del anticipo 13 Si por circunstancias imprevistas y extraordinarias, y por beneficio del servicio, la persona tuviera necesidad de efectuar desembolsos en excesos del 10% del importe anticipado, solicitará telefónicamente la autorización de la persona que autorizó el viaje, antes de realizar dicho desembolso. En la liquidación del anticipo recibido para el viaje detallará el gasto adicional incurrido e incluirá una certificación de la persona que autorizó el mismo. e. Informe de actividades Adjunto con la liquidación del anticipo someterá al Director Ejecutivo un informe de la labor realizada en el viaje y los beneficios obtenidos de éste. Indicará, además, los lugares visitados y las fechas de dichas visitas. f. Medidas cuando no se liquida el Informe de Viaje Toda persona que recibiera anticipo para realizar un viaje al exterior y que dejase de someter la liquidación dentro de los treinta (30) días que fija este reglamento, será requerido para que haga la liquidación por la División de Finanzas. Si después de tres requerimientos para que liquide su cuenta, la persona no lo hiciera, el Director Ejecutivo de la Administración podrá: 1. No anticiparle fondos para un viaje posterior. 2. Retenerle cualquier otro pago pendiente. g. Viaje con Fondos Personales En aquellos casos en que por la rapidez con que se ordene el viaje sea imposible someter la solicitud de anticipo de fondos, la persona podrá efectuar el viaje sufragando los gastos de sus fondos personales. A su regreso solicitará el reembolso de los gastos por medio del formulario de Comprobante de Gastos de 14 Viaje, que deberá ser aprobado por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. Acompañará con el comprobante, el original de la orden de viaje con los recibos de los gastos autorizados a incurrirse durante el mismo; además de un informe donde se especifique las razones por las cuales no se pudo cumplir con el requisito de la solicitud establecido en este reglamento. La solicitud de reembolso se hará dentro de los próximos treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de regreso de acuerdo a lo especificado en la solicitud del viaje aprobada. h. Requisito de Autorización Previa Queda terminantemente prohibido que persona alguna salga de Puerto Rico en viajes oficiales sin que el mismo haya sido previamente autorizado por escrito por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. En casos de emergencia el Director Ejecutivo podrá autorizar en forma verbal a la persona y confirmar por escrito a la brevedad posible. En tales casos no se tramitará ningún anticipo o reembolso de fondos hasta que se haya formalizado por escrito la autorización. Esta disposición también se le aplicará al Director Ejecutivo en viajes oficiales. La autorización del Presidente de la Junta de Directores debe constar en el record, ya sea previa y posterior al viaje. i. Viajes a otros países En casos de viajes a otros países fuera de la jurisdicción de los Estados Unidos a actividades de carácter internacional, se requiere que la solicitud sea sometida al Departamento de Estado para su aprobación con veinte (20) días calendario de anticipación a la fecha que se realizará el viaje. 15