Convocatoria a Subasta

10.1 Notificación 0 Convocatoria de Subasta Todo procedimiento de subasta se notificará mediante anuncio en prensa, por lo menos durante dos (2) días, en un periódico de circulación general en Puerto. Rico, y con por lo menos diez (10) días calendario de anterioridad a la fecha límite para someter licitaciones. Además, se publicará en la página de la Internet de la ASES. No obstante, de surgir razones técnicas o causas justificadas que impidan la publicación en la página de Internet de ASES, esta falta no invalidará el proceso de notificación. Las notificaciones de subasta formarán parte del expediente. De forma complementaria, la ASES podrá enviar invitaciones a licitadores en particular que le sean conocidos y aptos, como un recordatorio para que participen del proceso y no se declare desierta. No obstante, las invitaciones así dirigidas no impedirán el requisito de la publicación del anuncio antes mencionado y de la 42 posible participación de otros licitadores prospectos que advengan en conocimiento y decidan participar que cuenten con los requisitos dispuestos y dentro de los térmicos establecidos. Por lo cual cualquier licitador prospecto podrá oportunamente, dentro del término previo a la subasta, solicitar y obtener copia de una invitación cursada. Cualquier invitación cursada a participar en una subasta se documentará y formará parte del expediente. De ninguna forma un licitador podrá impugnar el proceso de convocatoria de subasta basado en que no se le envió una invitación o por motivo de que otros licitadores hayan recibido invitaciones. 10.2 Período Mínimo para Notificar La fecha de publicación del anuncio se cursará con suficiente antelación, pero no será menor de diez (10) días calendarios antes de la fecha de la subasta para garantizar que cualquier licitador no inscrito en el Registro de Licitadores pueda inscribirse dentro de dicho término. Este término podrá ser ampliado por la ASES. 10.3 Determinación de Fechas y Horas El Presidente de la Junta de Subastas o su representante autorizado determina la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán las ofertas de los licitadores. 10.4 - Preparación de las Invitaciones, Anuncios y Pliego de Subasta Cuando se utilice el mecanismo de invitaciones a subasta, el Oficial Comprador las gestionará, cumpliendo con los requisitos establecidos en este Reglamento. En 43 caso de ser por medio oral, las documentará por escrito y de ser por medio escrito la misma copia formará parte del expediente. De igual forma, preparará y tramitará la notificación que se anunciará en prensa el Internet con la colaboración del Oficial de Prensa y la División Legal. El Oficial Comprador las someterá a la Junta de Subastas para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, el Secretario de la Junta de Subastas se encarga de ordenar la publicación y solicitar a la Oficina de Sistemas de Información para que gestione la publicación del anuncio en Internet en la fecha que haya determinado la Junta de Subastas. También, el Oficial Comprador, debe preparar el pliego de subastas donde se indicará la información en detalle de la compra. Este pliego, a falta de carta de invitación, debe enviarse a los posibles licitadores para que conozcan los detalles de la compra antes de que hagan sus ofertas o podrá ser un anejo de la carta de invitación en caso de que se cursen las mismas. 10.5 Contenido del Anuncio de Subasta El anuncio de subasta se utiliza para convocar a una subasta pública por medios escritos de difusión pública masiva y de circulación general. Este debe contener, como mínimo, la siguiente información: Número de la subasta. Propósito de la subasta. Fecha de publicación de la subasta. 44 Fecha, hora y lugar en que se recibirán las licitaciones. Fecha, hora y lugar en que se abrirán las licitaciones. Instrucciones específicas de donde localizar o como obtener copia del anuncio o una invitación a la subasta, según aplique, incluyendo la dirección física y el lugar específico donde se entregaran las invitaciones y el teléfono. Fecha y hora del último día para recoger copia del anuncio o una invitación, según aplique. Si se ha determinado celebrar una reunión pre-subasta, se indicara fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. Se indica que toda licitación debe someterse acompañada de una fianza/ de licitación equivalente al diez por ciento (10%) de la licitación. En aquellos casos en que se envíen invitaciones, por cualquier medio, así se advertirá. Se indica en letras mayúsculas la siguiente advertencia: LA ASES SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR UNA SUBASTA o PARTE DE LA MISMA ANTES o DESPUES DE SU ADJUDICACION CUANDO ASI LO ESTIME NECESARIO PARA PROTEGER LOS MEJORES INTERESES DE ESTA INSTITUCION. ASIMISMO, LA ASES SE RESERVA EL DERECHO DE INVITAR A CIERTOS LICITADORES CONOCIDOS EN PARTICULAR A UNA SUBASTA.