Definiciones

Los siguientes términos tendrán el significado que se expresa a continuación: a. Acuerdo significa el convenio entre las partes, surja éste de lenguaje contractual expreso, o que pueda inferirse de las circunstancias de la transacción particular y de las reglas, reglamentos, legislación o procesos aplicables a dicha transacción que tengan efecto vinculante sobre las partes. b. Agente Electrónico significa un mensaje de datos electrónicos u otro medio automatizado o electrónico, que pueda utilizarse para iniciar un acto o para responder a un mensaje, documento o transacción sin la necesidad de intervención o revisión de persona natural alguna al momento en que se inicie el acto o se responda al mensaje, documento o transacción. c. Artículos: Cualquier objeto tangible o intangible sujeto de ser adquirido lícitamente. d. Asuntos: Se refiere a aquellos trámites, gestiones y actos relacionados o dirigidos a la adquisición, disposición o compra de bienes o servicios no profesionales realizado por algún funcionario o empleado de la ASES. e. ASES: Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico. f. A.S. G.: Administración de Servicios Generales g. Caja Menuda (Petty Cash) Partida en efectivo de fácil acceso que se mantiene en la ASES para remediar situaciones imprevistas, misceláneas o de emergencia, que de ordinario acarrean una cantidad menor a quinientos dólares ($500.00). Esta 7 partida no debe exceder de quinientos ($500.00) dólares diarios, ya sea utilizada en una sola transacción o evento o en varias transacciones que sumen esa cantidad. Tampoco podrá utilizarse para adquirir bienes que, como norma general, requieran un método de adquirir reglamentado de otra forma en este Reglamento. h. Caso: Todo pleito o controversia que esté ante la consideración de los tribunales, agencias ejecutivas o ante cualquier dependencia gubernamental, incluyendo la ASES, con el propósito de que se emita una decisión. i. Certificado de Elegibilidad: Certificación expedida por la ASG acreditativa del cumplimiento con los requisitos necesarios de una entidad que desee contratar con el Gobierno para pertenecer al Registro Único de Licitadores. j. Certificación de Pago Documento que justifica, sustenta y autoriza la necesidad, corrección, propiedad y conveniencia de realizar un pago o desembolso de fondos públicos ante una compra o adquisición de un bien o servicio no profesional por motivo de emergencia. Este mecanismo de pago debe utilizarse sólo en situaciones extraordinarias y para evitar el enriquecimiento injusto. Este mecanismo se limita para el arreglo de equipos y/o vehículos de motor pertenecientes a ASES. La cuantía a utilizarse se limita a tres mil dólares ($3,000.00). k. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, suministros, equipos, piezas, programas, garantías, o cualquier otro servicio especializado no profesional u obra de reparación o construcción a cambio de un pago en moneda legal. 1. Compras de emergencia: Situación de naturaleza excepcional que ocasione unas necesidades públicas inesperadas e imprevistas y que requieran una acción inmediata por parte de ASES por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de seres humanos, o de suspenderse o afectarse servicios públicos o poner en riesgo la 8 propiedad de ASES, o si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios deseados puede perderse afectando adversamente el interés público. En caso de los fondos que están a punto de perderse, se debe constatar que la agencia realizó de forma diligente las gestiones para cumplir con los procesos establecidos, pero condiciones excepcionales, no atribuibles a acciones negligentes de la entidad pública, motivaron un atraso en la adquisición de los bienes, obras o servicios. Se considerarán como circunstancias excepcionales aquellas situaciones presentadas por escrito y debidamente justificadas por el (la) Director(a) Ejecutivo(a) de ASES. Estas circunstancias excepcionales se evaluarán caso a caso y desde una perspectiva restrictiva donde su aprobación debe estar justificada en que existe una situación de tal naturaleza extraordinaria que no excluirla propiciaría un grave menoscabo a las funciones de la ASES o los servicios que viene obligada a prestar esta entidad. m. Compra por cotización escrita: Compra cuyo importe total estimado excede de tres mil dólares ($3,000.00) pero que no excede de cuarenta mil ($40,000.00). Las ofertas recibidas tienen que ser por escrito. Como norma general, se requiere un mínimo de tres (3) cotizaciones u ofertas formales por escrito de diferentes proveedores. n. Compra por cotización verbal: Compra cuyo importe total estimado no excede de tres mil dólares ($3,000.00). O. Compra por Subasta: Compra cuyo importe total estimado excede de cuarenta mil dólares ($40,000.00) y su adjudicación a determinado licitador ha sido procesada y aprobada por la Junta de Subastas. 9 p. Conflicto de Intereses: Aquella situación en la que el interés personal o económico del funcionario o empleado, de personas relacionadas con éste o del contratista, está o puede estar razonablemente comprometido con la transacción de compra y adquisición de materiales, suministros, equipos, piezas y servicios no profesionales que se esté efectuando para la Administración. q. Consumidor: significa un individuo que adquiere o utiliza productos y servicios para su propio uso y consumo. r. Contratista: Toda persona o grupos de personas, incluidos los licitadores, que suscriban o interesen entablar una relación contractual con la ASES para la venta de artículos, materiales 0 equipos; realizar obras; o prestar servicios no profesionales. S. Contrato: Acuerdo, pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, o en hacer determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa que se establezca. t. Disposición: Forma mediante la cual la ASES transfiere a otra persona la propiedad sobre un bien. u. Documento: significa aquella información inscrita en un medio tangible o almacenada en un medio electrónico, susceptible de ser recuperada de manera perceptible. V. Documento Electrónico: significa el archivo creado, generado, enviado, comunicado, recibido o almacenado por cualquier medio electrónico. W. Electrónico: significa cualquier tecnología con capacidad eléctrica, digital, magnética, inalámbrica, óptica, electromagnética, o de funcionamiento similar. 10 X. Emergencia: Situación inesperada e imprevista causada por eventos de fuerza mayor tales como: huracanes, tormentas, motín, o por cualquier perturbación grave en el orden público en la que se requiere acción inmediata y los cuales están fuera del control. En estos casos puede ocurrir cualquiera de las siguientes situaciones: (1) estar en peligro de vida o la salud o seguridad de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la ASES, sus servicios o su propiedad. y. Empleado/Funcionario: Persona que ocupa un puesto o cargo en la ASES. z. Entidad Gubernamental significa las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial y los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, un Estado de los Estados Unidos o el Gobierno Federal o cualquier división, subdivisión, departamento, instrumentalidad, comisión, junta, corporación pública o autoridad adscrita a las mismas. aa. Equipo capitalizable: Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse y tienen un costo por unidad de $200 o más. bb. Equipo no capitalizable: Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse y tienen un costo por unidad menor de $200. Este equipo se enumera para propósitos de control de inventario. cc. Especificaciones: Conjunto de características primordiales requeridas a los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales que se interesan adquirir, así 11 como, la descripción exacta de las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad que se requieren o especifican. dd. Estado: significa un Estado de los Estados Unidos, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes Americanas, o cualquier territorio sujeto a la jurisdicción de los Estados Unidos. Este término incluye una tribu o grupo Indio o aldea de Alaska reconocido por un estatuto federal o formalmente por un Estado de los Estados Unidos. ee. Expediente de Compra: Es el récord donde se registra todo documento relacionado con una compra o adquisición permitida bajo este Reglamento. ff. Fianza de Ejecución ("Performance Bond"): Garantía o cantidad de dinero que se le requiere a un contratista para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a hacer negocios en Puerto Rico o mediante cheque certificado o giro postal. gg. Fianza de Licitación: ("Bid Bond") Garantía provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a hacer negocios en Puerto Rico o mediante cheque certificado o giro postal. hh. Firma Electrónica: es la totalidad de datos en forma electrónica consignados en un mensaje, documento o transacción electrónica, o adjuntados o lógicamente asociados a dicho mensaje, documento o transacción, que puedan ser utilizados para identificar 12 al signatario e indicar que éste aprueba la información recogida en el mensaje, documento o transacción. ii. Fraccionamiento: La emisión de más de una orden de compra a varios suplidores durante el mismo período de tiempo, para adquirir o comprar un mismo bien, servicio u obra, que en conjunto excede la cuantía máxima de $40,000.00. jj. Junta de Subastas de la ASES: Es el organismo administrativo autónomo de la ASES encargado del estudio, evaluación y adjudicación de las subastas formales, de conformidad con las funciones que se establecen en este Reglamento, la misma se compone de tres (3) miembros permanentes y dos (2) alternos para garantizar un quórum de tres (3) integrantes. Toda decisión debe tomarse con una mayoría simple a favor. kk. Información: significa data, texto, imágenes, sonidos, códigos, programas de computadoras, bases de datos, aplicativo (software) y cualquier otra información similar. II. Licitador: Cualquier persona natural 0 jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG que esté interesada y disponible para participar en subastas y que cumpla con los requisitos mínimos y especificaciones requeridas según definidos en la subasta. mm. Materiales o suministros: Bienes necesarios para el desempeño de la operación de la ASES, o para la realización de un servicio o una obra cuya vida útil generalmente no excede de dos años y que al usarse pueden cambiar. nn. Necesidad: Carencia de las cosas que son menester para el funcionamiento de la ASES. 13 00. Obra: Cualquier trabajo permanente de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualesquiera estructuras. pp. Oficina Peticionaria: Cualquier Oficina interna de la ASES que solicite un servicio no profesional. qq. Orden de Compra: Documento que justifica, sustenta y autoriza la necesidad, corrección, propiedad y conveniencia de realizar una compra o adquisición de un bien o servicio no profesional y que conlleva un desembolso de fondos públicos. Este documento es requerido y se emite para autorizar una compra de conformidad con las disposiciones de este Reglamento. rr. Persona: Se refiere a cualquier ser humano con capacidad legal para disponer, ya sea natural o jurídica, grupos de personas o asociaciones. Como norma general, se refiere a aquellos que interesan entablar una relación contractual con la ASES, ya sea de negocios, comercial o financiera, o que ya han perfeccionado un contrato para la entrega de bienes o prestación de servicios no profesionales a la ASES. Un individuo, corporación, fideicomiso, sociedad, compañía de responsabilidad limitada, asociación, entidad gubernamental, corporación pública o cualquier otra entidad legal o comercial. SS. Procedimiento de Seguridad: significa el procedimiento utilizado para verificar que la firma electrónica, archivo, o acto corresponda a determinada persona, o para detectar cambios o errores en la información contenida en un Documento Electrónico. Incluye además cualquier procedimiento que requiera el uso de algoritmos u otros métodos de identificación, como códigos, palabras o números de identificación, 14 proceso de criptografía (encryption), llamadas u otro procedimiento de reconocimiento. tt. Programa de Computadora: significa un grupo de instrucciones a utilizarse directa o indirectamente en un Sistema de Procesamiento de Información, para alcanzar cierto resultado. uu. Proveedor: Persona que provee artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales. vv. Quórum: Número mínimo requerido de miembros de la Junta de Subastas que deben asistir a una reunión para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda proceder a tomar decisiones finales. Para efectos de este Reglamento el número requerido para quórum será de tres (3) miembros y las decisiones quedarán aprobadas por mayoría simple. ww. Regalo: Cualquier beneficio obtenido de naturaleza gratuita. Incluye, entre otros, dinero, bienes, o cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, descuento, estadías, cenas o alimentos, atención especial o trato preferencial. XX. Registro de Licitadores Cualificados: Lista de proveedores que mantiene la ASES los cuales han cumplido con los requisitos y las normas establecidas por la ASES y la Administración de Servicios Generales que son elegibles para participar en el proceso de compras. yy. Registro Único de Licitadores: Registro en el cual consta las personas naturales o jurídicas cualificadas por la ASG para contratar con el Gobierno por haber cumplido con los requisitos establecidos para ingresar al mismo. 15 ZZ. Servicios personales 0 Servicios no profesionales: Aquellos servicios que son prestados por personas naturales o jurídicas y que no requieren conocimientos o habilidades especializadas o donde no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización. Por el contrario, los servicios de asesoría o consultivos son considerados servicios profesionales. aaa. Sistema de Procesamiento de Información: significa el sistema electrónico utilizado para crear, generar, enviar, recibir, almacenar, mostrar o procesar información. bbb. Solicitud de Compra: Documento requerido para iniciar el proceso de adquirir o comprar un bien de conformidad con este Reglamento. ccc. Subasta: Procedimiento que se utiliza para compras cuyo importe total estimado excede de cuarenta mil dólares ($40,000). Se solicita la participación de licitadores para la subasta por medio notificación pública en algún medio de difusión pública o circulación general. También se puede enviar invitaciones a posibles licitadores. Se requiere describir por escrito los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse y con indicación del día y la hora en que vence el período para recibir las ofertas. Además, se requiere que las ofertas se entregan en sobres debidamente sellados. Su apertura y lectura se lleva a cabo en un día y a cierta hora previamente indicada, ante los miembros de la Junta de Subasta y los licitadores que se presenten. ddd. Transacción: Acto de una o más personas para lograr la acción y efecto de negociar o comerciar comprando y vendiendo o cambiando géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto. 16 eee. Transacción Automatizada: significa la transacción realizada, en todo o en parte, por medios electrónicos o mediante Documentos Electrónicos, en la cual los actos o Documentos de al menos una de las partes no sean revisados por persona alguna en el curso ordinario de realizarse un contrato, actuar bajo un contrato existente, o cumplir con una obligación requerida por la transacción. fff. Transacción de Consumidor: significa el acto o conjunto de actos entre dos o más personas en relación a, o principalmente relacionado al uso personal, familiar o del hogar de una de éstas. ggg. Utilidad: Aquello que es de conveniencia para el funcionamiento de la ASES.