Disposiciones Generales

a. A tenor con las normas constitucionales y estatutarias que prohíben el discrimen por razón de género, al aplicar este Reglamento se entiende lo siguiente: i. El nombre de cada puesto se refiere a ambos géneros. b. No se comprarán artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales, ni se realizarán obras, sin que medie la correspondiente orden de compra o sin que se haya formalizado el contrato pertinente. c. Cuando resulte más conveniente y económico para la ASES se pueden formalizar contratos anuales, contra los cuales se van efectuado las compras a medida que vayan surgiendo las necesidades. 17 d. Las solicitudes de compra cuyo importe total estimado exceda de cuarenta mil ($40,000) se tramitarán a través de la Junta de Subastas, con las especificaciones requeridas, para que se lleven a cabo la subasta correspondiente. e. No se efectúa transacción alguna en la cual haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectué bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme a su importe. Las necesidades se agrupan al efectuar las compras, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma más económica y conveniente al interés público, en armonía con este Reglamento. f. Los funcionarios en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros de la Junta de Subastas, no pueden aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, o tomar dinero de, firmas comerciales o individuo alguno que provea servicios o suministros a la ASES. g. Los funcionarios o empleados en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros de la Junta de Subastas, deben rechazar cualquier conducta impropia de los proveedores y contratistas incluidos los ofrecimientos de gratificaciones, los privilegios, las regalías o los favores, y tienen la obligación de informar prontamente al Director de sobre cualquier situación que ocurra al respecto. h. Las solicitudes de compra deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios proveedores o marcas. Se señala, además, el propósito y 18 el uso especifico de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas solicitudes se radican con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, publicación, estudio, adjudicación y entrega de los artículos, materiales o equipos, la realización de obras o la prestación de servicios no profesionales. i. Toda persona que interese participar en subastas de la ASES u ofrecer sus productos o servicios mediante el procedimiento de compra por cotizaciones establecidos en este Reglamento deberán estar inscritos en el Registro Único de licitadores de la ASG o en su defecto podrá participar y evidenciar que se ha registrado en el mismo a no más tardar de los diez (10) días siguientes desde la fecha en que somete la cotización o licitación. j. En aquellas situaciones en que no se pueden someter con la solicitud de compra especificaciones que permitan la amplia competencia, se acompañará la solicitud de compra con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectué de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. k. Para la preparación de las especificaciones de las compras mediante Subastas se pueden solicitar el asesoramiento de las unidades de apoyo de la ASES o se pueden contratar los servicios profesionales que sean necesarios. 19 1. Las solicitudes de compra de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el director de la oficina que las origina o por los representantes autorizados por la ASES. La Oficina de Administración y/o Recursos Humanos las tramita para la autorización del Director Ejecutivo o su representante autorizado. m. Todo funcionario de la ASES autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guiará por criterios de necesidad y utilidad. n. Solamente se aprueba la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse.