Procedimientos para Compras

Se establecen los siguientes procedimientos relacionados al proceso de compras: 6.1 Compra Mediante Cotización Verbal Toda compra cuyo importe total estimado no excede de tres mil ($3,000.00) dólares se realizarán mediante un procedimiento informal de solicitudes de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores. El requerimiento de cotización podrá ser tramitado por medio de visita personal, llamada telefónica, correo electrónico, búsqueda en la Internet, oferta en periódico o envió vía facsímile (fax). No obstante, la cotización a la que se le adjudique la compra debe hacerse 20 constar por escrito y cumplir con los requisitos y especificaciones solicitadas y las condiciones establecidas por la ASES. De forma excepcional, el número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor, sujeto a que no existan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una situación de emergencia que requiera adquirirse el bien o servicio. En aquellos casos, en que no se obtengan las tres cotizaciones debe indicarse por escrito las razones que así lo justifiquen. Se preparará un expediente de cada compra que incluirá la cotización por escrito de la compra adjudicada e incluirá las otras cotizaciones escritas y recibidas. Además, el funcionario deberá documentar por escrito todo lo relacionado con la adjudicación de la cotización. Este debe incluir en su informe la siguiente información: fecha, nombre del funcionario o empleado que solicita la cotización y nombre y número de teléfono, facsímile o correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. Dicha información debe ser corroborada por el Oficial Comprador y así se hace constar en el expediente. La cotización escrita o una copia impresa se guardará en el expediente de compra. Debe estar firmada por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, fecha de entrega de la mercancía, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y 21 cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la Oficina de Administración, requiera para el tipo de compra concernida. 6.2 Compra Mediante Cotización Escrita Este procedimiento de compra se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras es mayor de tres mil dólares ($3,000) pero no excede de un máximo de cuarenta mil dólares ($40,000). Las compras se hacen a través de la solicitud de cotizaciones escritas a tres (3) posibles proveedores. Todas las cotizaciones se recibirán antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Este número mínimo de cotizaciones únicamente puede ser inferior en caso de existir alguna de las situaciones excepcionales permitidas en este Reglamento. En otras palabras, que no existan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una situación de emergencia que requiera adquirirse el bien o servicio. Se pueden considerar anuncios escritos de ofertas bona fide publicadas en la prensa u ofertas publicadas por medio de la Internet como cotizaciones válidas. De recibirse vía correo electrónico, facsímile (fax) o por medio de oferta anunciada en prensa o Internet se requerirá imprimir o fotocopiar una copia de la misma la cual se mantendrá en el expediente de compra y posteriormente se solicitará que se valide por un representante autorizado. Todas las cotizaciones deben estar firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contendrán 22 la fecha de la oferta, fecha de entrega de la mercancía, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la Oficina de Administración y/o Recursos Humanos, requiera para el tipo de compra concernida. Previo a que se autorice la orden de compra, se requiere se documente toda gestión realizada y se mantengan las cotizaciones obtenidas en un expediente de compra y/o Formulario de Cotizaciones en la Sección de Compras de la Oficina de Administración, y se especificará el nombre del proveedor, su número de teléfono, la descripción de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales, el precio cotizado y el proveedor seleccionado. 6.3 Compras Mediante Subasta Este procedimiento de compras mediante subasta únicamente se utilizará cuando la compra sea una cuyo importe total estimado sea mayor de cuarenta mil dólares ($40,000). La Junta de Subastas es quien dirige estos procedimientos y adjudica la compra. Previo a la emisión de la orden de compra, se requiere la adjudicación de la compra de parte de la Junta de Subasta. Este proceso se lleva a cabo conforme se dispone en este Reglamento y requiere, entre otras cosas, invitaciones a subasta por el medio más conveniente, con el propósito de ofrecer la oportunidad de participar al mayor número de licitadores. Los licitadores deben ofrecer precios y términos que cumplan estrictamente con las 23 especificaciones solicitadas y las condiciones especiales establecidas para cada subasta. La subasta se regirá por las disposiciones de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.4 Negociación Directa con los Licitadores a. En aquellos casos que conviene al interés público, se podrá negociar directamente con algún licitador y contratarle, cuando ocurran cualquiera de las siguientes situaciones tras celebrarse una subasta formal: No se recibió oferta alguna. Los precios cotizados resultaron demasiado altos. Todas las ofertas recibidas fueron rechazadas. Los términos de las ofertas resultan de alguna forma onerosos para la ASES. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la ASES. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta. Situaciones apremiantes o de emergencia que impidan se lleve a cabo una subasta en propiedad. b. Cuando la Junta de Subastas determine negociar una compra directamente con los licitadores se debe considerar lo siguiente: 24 1. La negociación se efectúa, hasta donde sea posible, ajustándose a las especificaciones, los términos y las condiciones establecidos en la subasta u orden de compra. 2. Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comienza la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no es la más conveniente al Gobierno, se indica en el expediente las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta a la base de la negociación, y se procede con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. 3. Cuando todas las ofertas recibidas en la negociación no sean beneficiosas al interés público o sean por importes mayores que los fondos disponibles para determinada compra se puede, a discreción de la Junta de Subastas, ofrecer una oportunidad adicional a todos los licitadores cuyas ofertas podrían ser aceptables, para que mediante comunicación escrita mejoren su oferta. Luego de analizar todas las ofertas, si hay alguna que convenga al interés público puede aceptarse. Si ninguna oferta es conveniente se procede con la compra en mercado abierto. c. La negociación del contrato en una subasta donde se reciben ofertas no puede efectuarse antes de vencer el periodo que, para los efectos de impugnación, concede este Reglamento. d. La determinación de comprar mediante negociación directa la toma la Junta de Subastas, pero la negociación la lleva a cabo la Sección de Compras mediante notificación escrita. 25 e. La determinación de comprar mediante negociación directa no está sujeta a ser apelada, revisada o impugnada. f. La determinación de comprar mediante negociación directa cuando se dan las circunstancias indicadas en la Sección 6.5 es de naturaleza discrecional de la Junta de Subastas. La Junta de Subastas tiene facultad para ordenar una nueva subasta o para autorizar la compra en mercado abierto. 6.5 Compras Directas en Mercado Abierto Se utiliza el procedimiento de compra en un mercado abierto para efectuar compras en exceso de cuarenta mil dólares ($40,000) únicamente cuando, luego de celebrada una subasta formal, se dio alguna de las circunstancias excepcionales que se mencionan en la Sección 6.4 (a). La determinación de utilizar este procedimiento de mercado abierto lo determina la Junta de Subastas de conformidad con las excepciones permitidas en este Reglamento. Este tipo de compra en mercado abierto se lleva a cabo en la misma forma que se realiza el procedimiento para la compra mediante tres (3) cotizaciones escritas descrito en la Sección 6.2. 6.6 Compras de Forma Excepcional 0 Mediante Procedimiento Expedito. En los siguientes casos no será necesario el realizar los trámites de compras descritos en las secciones 6.1, 6.2 y 6.3: 26 Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse estén contratados por el Área de Compras y Suministros de la ASG y la ASES crea conveniente comprar a base de precios estipulados en sus contratos. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. Cuando al mejor conocimiento de la ASES exista un sólo proveedor o fuente de abastecimiento. En estos casos se requerirá al proveedor que entregue una declaración jurada ante notario de Puerto Rico donde se certifique que es el único proveedor. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación apremiante o de emergencia, cuya justificación debe constar por escrito en el expediente de compra. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo cuya reparación o servicio está bajo contrato. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. 27 Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local o que su precio, luego de aplicados los parámetros de inversión sea el más bajo. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos o una agencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.7 Trade-in Este procedimiento se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El Director Ejecutivo de la ASES designará a un oficial con expertise para que negocie la tasación del bien que será dado en trade-in. La tasación del referido bien a entregarse, se establecerá por acuerdo entre las partes. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso al momento de efectuar la compra se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente o mediante desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un periodo específico. Solamente se pueden dar en trade-in bienes que hayan sido declarados excedentes. El funcionario designado para este proceso documentará el mismo en un expediente que contenga: la tasación del bien a entregarse, el acuerdo entre las partes, el valor del bien que se adquirirá. 28 6.8 Permuta Es el intercambio de un bien por otro similar en valor sin que medien otras consideraciones. En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro que sea igual o de similar valor. En algunos casos se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta aplica lo siguiente: se indica el propósito y se justifica la misma, el Director Ejecutivo seleccionará un funcionario con expertise que llevará a cabo el procedimiento y las negociaciones. se describen y tasan los bienes a permutarse (al valor de la tasación se llega por acuerdo entre las partes), y se solicitan las autorizaciones que correspondan. se documenta en un expediente todo el procedimiento. La permuta puede llevarse a cabo cuando se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo o maquinaria de imprenta, equipo de macrofotografía, computadoras u otros equipos relacionados, equipos de o de reproducción y cualquier otro equipo utilizado por la ASES. 6.9 - Arrendamiento En aquellos casos en que la ASES considere la posibilidad de adquirir equipo o bienes mediante arrendamiento con o sin opción a compra por un término fijo, se debe cumplir con lo siguiente: 29 El tipo de arrendamiento que determine realizar la ASES debe justificarse por escrito expresando las razones para ello. Se solicitan ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la Oficina de Administración requiera para el tipo de compra concernida. Las ofertas por escrito y firmadas se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímile. También se pueden recibir por correo electrónico, siempre y cuando contengan la firma electrónica. Se preparará un expediente con todos los documentos del procedimiento.