Responsabilidades de la Oficina de Administración, la Sección de

Compras y el Oficial Comprador a. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. b. Planificar las compras anuales, incluyendo las que requerirán subastas, y notificación a la Junta de Subastas. Además, establecerá los procedimientos 30 operacionales y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. c. Mantener y archivar expedientes de compra por cada producto, servicio, bien o proveedor, según mejor convenga. Los mismos deben contener aquella información necesaria según dispuesta en este Reglamentos, incluyendo, entre otras: solicitudes de compra, cotizaciones, órdenes de compra y contratos que le hayan sido otorgados. Se debe documentar el desempeño o el incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales, equipos recibidos o la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas proveedores de bienes y servicios no profesionales. En caso de subastas, se incluirá cualquier información sobre los licitadores incluyendo si han incumplido con los términos de alguna subasta y se compartirá con la Junta de Subasta esta información. d. Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la descripción o las especificaciones de los bienes o servicios; que estén debidamente autorizadas por el director de peticionaria correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compra. e. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes. 31 f. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo al procedimiento de compra correspondiente. El Oficial Comprador tendrá la responsabilidad de brindarle seguimiento a los proveedores para la entrega de las cotizaciones y tendrá que agotar todas las gestiones posibles. En caso de subastas debe realizarse en un término no mayor de diez (10) días laborables luego de recibir la solicitud de compras. En el caso de compras mediante el procedimiento de cotizaciones debe gestionarse en un término no mayor de cinco (5) días laborables. g. Completar el expediente de cotizaciones de compra y certificar su corrección. El expediente debe incluir las cotizaciones recibidas. El Oficial Comprador tendrá la responsabilidad de preparar la Orden de Compra y llevarla al Departamento de Asuntos Fiscales para los trámites correspondientes. El Oficial Comprador debe darle seguimiento al Departamento de Asuntos Fiscales para que certifique la disponibilidad de fondos para poder continuar con los trámites correspondientes. h. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. i. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las mismas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la ASES, debido a la naturaleza de la compra, se le notificará a la Oficina de 32 Administración y este a su vez al Director Ejecutivo para que se tomen las medidas que correspondan. j. Cualquier otra función que le confiera el Director Ejecutivo, por conducto del Director de Administración.