Caja Menuda

Con el propósito de uniformar el uso de los fondos de caja menuda, determinando los procedimientos para su manejo; facilitar y hacer más eficiente la gestión en aquellas situaciones en que es necesario adquirir determinados bienes y servicios de emergencia preservando siempre los principios de sana administración pública; se establecen las normas para el uso de la caja menuda: a. El Fondo de Caja Menuda estará bajo la custodia del Director de Asuntos Fiscales o su representante autorizado, el custodio, y se usará exclusivamente para facilitar el efectivo según el propósito para el cual fue autorizado. b. El Fondo de Caja Menuda se le solicitará al custodio mediante solicitud diseñada para estos fines, y que estará autorizada por cualquiera de las siguientes personas: Director(a) Ejecutivo(a), Sub-Director Ejecutivo, Director de Asuntos Fiscales o Director de Administración y/o Recursos Humanos. Cualquiera que autorice el fondo de la caja menuda tendrá que asegurarse que no está evadiendo el proceso de compra. En caso de duda 33 deberá comunicarse con el Comprador/Delegado Comprador o el Director de Administración y/o Recursos Humanos. c. El Fondo de la Caja Menuda será por la cantidad de quinientos dólares ($500) y se podrá anticipar hasta un máximo de cien ($100) dólares por transacción, para la compra de artículos, materiales o servicios que incluya, pero sin que constituya una limitación, cualquiera de los siguientes propósitos y productos: 1. Servicios y materiales de reparaciones menores de cien dólares. 2. Piezas misceláneas de equipo automotriz. 3. Piezas y materiales misceláneos de y para equipo de computadoras. 4. Bombillas y otros efectos electrónicos misceláneos. 5. Candados, cerraduras, y llaves. 6. Efectos misceláneos de plomería. 7. Boletos de estacionamiento o recibos de peaje. 8. Servicios misceláneos no clasificados. 9. Alimentos para actividades oficiales de la agencia. d. Ninguna circunstancia justificará la adquisición de los siguientes bienes con efectivo proveniente de los fondos de la caja menuda: 1. Servicios rendidos mediante contratos escritos. 2. Bienes en existencia en el almacén. 3. Gastos de dieta y representación. 34 4. Gastos de millaje. 5. El empleado no podrá realizar ninguna compra con alguna entidad o negocio en el que algún empleado de la ASES o miembro de su unidad familiar tenga, directa o indirectamente interés pecuniario. e. Bajo ningún concepto se deberán fraccionar las compras con el fin de no exceder el límite máximo permitido por transacción y evadir el proceso de compras. f. Si por alguna circunstancia, algún funcionario adquiere por adelantado mediante compra cualquier material o servicio, mediante el uso de su propio dinero, no podrá solicitar que el mismo le sea reembolsado del Fondo de Caja Menuda a menos que previo a la compra, haya sido autorizado por cualquiera de las siguientes personas: Director(a) Ejecutivo(a), Sub Director Ejecutivo, Director de Asuntos Fiscales o Director de Administración. g. Responsabilidades del Custodio de Caja Menuda: 1. Custodiar el efectivo y los comprobantes de adelantos de efectivo hasta tanto sea repuestos o liquidado el fondo. 2. Asegurar que los Fondos de Caja Menuda no sean utilizados para cambiar cheques personales o giros bancarios. 3. En caso de advertir cualquier irregularidad o error en la operación del Fondo de Caja Menuda, notificar inmediatamente al Director de Asuntos Fiscales para la acción correspondiente. 35 4. Mantener el Fondo de Caja Menuda en una caja de metal con cerradura operada con llave y en un lugar completamente inaccesible para otras personas. 5. No se podrá mantener dinero no perteneciente al Fondo de Caja Menuda en la caja destinada para este fin. h. Responsabilidades del empleado que reciba un anticipo del Fondo de Caja Menuda. 1. Custodiar los fondos que se le entregaron y procurar que la factura que evidencia la compra sea legible. La factura debe incluir: fecha de la compra, nombre suplidor, cantidad pagada y firma del suplidor. 2. Evidenciar al Custodio de Caja Menuda, del gasto incurrido dentro de las próximas cuarenta y ocho horas, a partir de la fecha en que se anticiparon los fondos. 3. De no realizarse la compra, devolverá el dinero que le fue adelantado. La persona encargada de la Caja Menuda, entregara la forma que se había llenado para esa compra y debe ser destruida por ambas partes. i. El Fondo de Caja Menuda se repondrá cuantas veces resulte necesario por el importe total de los gastos incurridos y debidamente evidenciados. j. Director de Asuntos Fiscales efectuará intervenciones periódicas no anunciadas para determinar el uso y operación adecuada de los Fondos. De igual manera, la Oficina de Auditoria Interna hará intervenciones de comprobación respecto a la operación, uso y contabilidad de los Fondos. 36 k. Para efectos de contabilidad, al finalizar el año fiscal se hará un cuadre y se solicitara el reembolso con recibos hasta ese momento.