Junta de Subastas

9.1 Creación y Responsabilidad La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas, de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de PR. Además, adopta los procedimientos que son necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno, incluidos los formularios que sean necesarios. Los miembros de la Junta de Subastas no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados. 9.2 Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas estará compuesta por tres (3) miembros permanentes. Habrán dos (2) miembros alternos que sustituirán a los permanentes para garantizar que haya quórum de 3 miembros. Estos representarán al Director Ejecutivo y serán aquellas personas que ocupen los siguientes puestos: Miembros Permanentes: 1. Sub-Director Ejecutivo o representante designado 2. Director de Finanzas 3. Director de Oficina de Cumplimiento 37 Miembros Alternos: *El Director Ejecutivo designará a dos (2) empleados de ASES que actuarán como miembros alternos. Nota: En la eventualidad que alguno de estos puestos por cualquier motivo sea eliminado del organigrama de la ASES o sufra modificaciones en cuanto a su nombre, el Director Ejecutivo tendrá la prerrogativa de sustituirle por el nuevo nombre u puesto creado. El Director Ejecutivo designará al Presidente de la Junta de Subastas y los propios miembros seleccionarán al Secretario. Todos los miembros de la Junta de Subastas tendrán voz y voto, exceptuando los miembros alternos que votaran únicamente cuando acudan en sustitución de algún miembro permanente. Ningún empleado o funcionario que actué directamente como comprador, auditor interno o asesor legal de la ASES podrá ser nombrado como miembro de la Junta de Subastas para evitar conflictos de intereses. Los miembros alternos sustituirán a cualquier miembro permanente en aquellos casos en que el miembro permanente no pueda por justa causa estar presente en la reunión y se requiera quórum para tomar una decisión. 9.3 Términos Los miembros de la Junta de Subastas desempeñarán sus deberes y ocuparán sus cargos hasta que sus sucesores sean nombrados y tomen posesión de sus cargos. 38 9.4 Sello La Junta de Subastas adoptará un sello oficial. Existirá una presunción de corrección con respecto a todas las decisiones, comunicaciones y certificaciones de la Junta de Subastas, las cuales cuando estén marcadas con el sello oficial y serán reconocidas como documentos oficiales de la Junta de Subastas. El Secretario será el custodio del sello. 9.5 Constitución de Quórum Tres miembros de la Junta de Subastas constituirán quórum y los acuerdos serán tomados por mayoría simple. 9.6 Reuniones Las reuniones de la Junta de Subastas son citadas por su Presidente o por su Secretario por delegación del Presidente. 9.7 Reuniones Pre-Subasta La Junta de Subastas tiene la potestad de celebrar reuniones pre-subasta con el propósito de brindar orientación detallada a licitadores potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir y les aplica lo siguiente: Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda deba hacer con relación a las especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta será retroactiva a la fecha de la misma. La Junta tiene la facultad de determinar si la asistencia de los licitadores potenciales a dichas reuniones será compulsoria, como requisito para 39 participar en el proceso de subasta formal. En aquellos casos en que la asistencia sea compulsoria se le advertirá a los licitadores que de no comparecer a la reunión no podrán argumentar o levantar ningún asunto de los allí discutidos en un proceso de impugnación de subasta ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. 9.8 Cancelación de Subastas Formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta si determina que hay un error en las especificaciones o que no se han cumplido con alguno de los requisitos establecidos en este Reglamento. También puede cancelar una subasta si determina que su cancelación beneficia los mejores intereses de la ASES. En tales casos se hará lo siguiente: Cuando la cancelación se hace antes o después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas por conducto de su Secretaria debe notificar a todas las partes su determinación por escrito. Todas las notificaciones de cancelación se hacen por escrito y de haber licitadores debe enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo o entregarse personalmente con acuse de recibo e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de dicha decisión, conforme se dispone en la Sección 3.19 de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, (3 L.P.R.A. sec. 2166). Se mantendrá copia de las notificaciones de cancelación que se envían a los proveedores en el expediente de compra mediante subasta. 40 9.9 - Fianzas y Garantías Todas las fianzas y garantías que reciba la Junta de Subastas, como parte del proceso de las subastas, se entregarán a la Oficina de Asuntos Fiscales para su custodia y eventual disposición conforme se establece en este Reglamento. La Oficina de Asuntos Fiscales mantendrá un registro de las fianzas y garantías recibidas como medida de control sobre las mismas. Se mantendrá una copia u otro documento que evidencie el recibo en el expediente de compras. 9.10 Responsabilidades del Secretario de la Junta de Subastas El Secretario de la Junta de Subastas mantendrá un Libro de Actas en donde hará constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones en relación con cada reunión que se celebre. En la eventualidad de que el Secretario de la Junta no se encuentre presente, el Presidente seleccionará un Secretario Alterno que tomará minutas para que sean consignadas posteriormente en el Libro de Actas. En el Libro de Actas se debe documentar los fundamentos que se tomen en consideración para todas las determinaciones que haga la Junta de Subastas, incluyendo la adjudicación de cada subasta, especialmente cuando se acepte una oferta que no sea la mejor en precio. Además, el Secretario de la Junta de Subastas vela porque en la celebración de subastas se provea la participación del mayor número posible de licitadores cualificados. El Secretario de la Junta de Subastas redactará todas las notificaciones conforme con los acuerdos tomados, y en armonía con las disposiciones de este 41 Reglamento, y enviará las mismas al Director de la Oficina de Administración para su correspondiente trámite. El Secretario de la Junta de Subastas será el custodio del expediente de compra que incluirá las ofertas recibidas y copia de las fianzas o garantías. Este establecerá un sistema para controlar los expedientes de compras mediante subasta activas de manera que se pueda garantizar la pureza de los procesos y la confidencialidad de información privilegiada. Además, mantendrá control sobre los expedientes de las subastas inactivas.