Regl. 7638, art. 20
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
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Cite as Reglamento Núm. 7638, Art. 20
Deben de existir tres expedientes de personal:
a.
Expediente completo de personal del empleado desde su nombramiento
hasta su retiro del servicio público.
b.
Expediente médico confidencial y separado a tenor con las disposiciones de
la Ley Federal de Americanos con Impedimentos (ADA), que debe incluir:
1.
Formulario de Examen Médico
2.
Solicitud de Acomodo Razonable
3.
Certificación Médica
4.
Registros de accidentes ocupacionales
5.
Certificaciones de naturaleza médica
C.
Expediente para fines de retiro
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la
fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La
Autoridad será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de
los empleados, según se dispone más adelante y en armonÃa con la Ley Núm. 5 del 8 de
diciembre de 1955, según enmendada que creó el Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
1.
Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados
se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán expedientes activos los
correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los
expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio.
2.
Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le
extienda cualquier tipo de nombramiento se le abrirá un expediente que se identificará con el
nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y
se conservará, entre otros, copia de los siguientes documentos:
a.
Historial de personal
b.
Examen médico
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C.
Copia del certificado de nacimiento
d.
Copia de evidencia académica
e.
Notificación del Nombramiento y Juramento
f.
Informes de Cambio en cuanto a status, sueldo,
clasificación, etc.
g.
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado
h.
Documentos que reflejen la concesión de
aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto
relacionado con la retribución
i.
Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias,
excelencia en el servicio o mejoras administrativas
j.
Documentos que reflejen acciones disciplinarias
asà como resoluciones de los foros correspondientes
al respecto
k.
Certificaciones de servicios prestados al Gobierno
I.
Cartas de enmiendas a documentos que formen
parte del expediente
m.
Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos
n.
Evidencia de adiestramientos
O.
Documentación relacionada con la participación del
empleado en el Sistema de Retiro de los Empleados
del Gobierno y sus Instrumentalidades.
p.
Documentos sobre becas 0 licencias para estudios,
con 0 sin sueldo, tales como contratos, solicitudes y
autorizaciones para pagos de matrÃcula y evidencia
de estudios.
q.
Evidencia de licencias concedidas
Γ.
Evidencia de accidentes por causas ocupacionales
S.
Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas
de asociaciones, obligaciones contraÃdas con el
Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u
otras autorizadas por ley.
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Se abrirá un expediente adicional a cada empleado nombrado como empleado de carrera
o de confianza y se mantendrá en un archivo aparte con todos los originales de los documentos
que a continuación mencionamos, el cual será enviado a la Administración de los Sistemas de
Retiro de los Empleados del Gobierno y de la Judicatura cuando le sea requerido por ésta para los
fines de trabajar alguna situación que le surja al empleado relacionada con sus años de servicios 0
la pensión a la que pueda ser acreedor.
El expediente de los empleados deben estar completos desde su nombramiento hasta su
retiro del servicio público, conteniendo, entre otros, el Formulario de Verificación de Elegibilidad
para Empleo (Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de
1986 Ley Pública Núm. 99-603), una certificación de que la persona si es alimentante, está al
dÃa en el pago de la pensión alimentaria, 0 satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida por la
Administración para el Sustento de Menores, según aplique y un expediente médico confidencial,
separado a tenor con las disposiciones de la Ley Federal de Americanos con Impedimentos
(ADA). Este debe incluir los siguientes documentos:
a.
Formulario Examen médico
b.
Copia auténtica del certificado de nacimiento
C.
Notificación de Nombramiento y Juramento
d.
Original de Informes de Cambio
e.
Solicitud de Acomodo Razonable
f.
Registros de accidentes ocupacionales
g.
Certificaciones y certificaciones de naturaleza médica
3.
Examen de los Expedientes
a.
El custodio de los expedientes de los empleados será el Director del
Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de la Autoridad.
b.
Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter
confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales 0 cuando lo autorice por escrito el
propio empleado para otros fines. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad
y el uso 0 divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes.
c.
Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañÃa
del custodio de los mismos. El empleado deberá radicar la solicitud para el examen del expediente con por
lo menos tres (3) dÃas de antelación. En el caso que el empleado esté incapacitado por razón de
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enfermedad fÃsica que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito
en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser
examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente.
d.
Los empleados podrán solicitar copia de los documentos contenidos en
sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se
exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) dÃas de antelación. En
el plazo indicado, se entregará copia del ó los documentos solicitados.
e.
El custodio de los expedientes podrá delegar en subalternos la
representación oficial a los fines del examen del expediente.
4.
Conservación y Disposición de los Expedientes Se conservarán y
mantendrán archivados firmemente adheridos todos los documentos pertenecientes al expediente
individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados
se hará conforme a las siguientes normas:
a.
En el caso de todo empleado que se separe del servicio por
cualquier causa, se retendrá y se conservará el expediente de personal inactivo por un perÃodo de
cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento de la
Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
b.
En el caso de que un empleado se haya separado del servicio y
se reintegre a un puesto en la Autoridad antes del perÃodo de cinco (5) años, ésta reactivará el
expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y
continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de
que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado
en un perÃodo no mayor de treinta (30) dÃas siguientes a la fecha de la solicitud, después de haber
sacado copia para el archivo inactivo de la Autoridad a fin de que el historial del empleado en el
servicio público se conserve en un solo expediente.
C.
Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de
Retiro del Gobierno de Puerto Rico, dicho sistema podrá solicitar a la Autoridad el expediente del
empleado que contiene los documentos originales que para esos fines se conservan en un archivo
aparte, de acuerdo al Inciso 2 de este ArtÃculo y la Autoridad lo remitirá al Sistema. En adelante
el Sistema de Retiro conservará el expediente.
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d.
En caso de que ocurra la muerte de un empleado activo que no
sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Agencia
conservará un solo expediente y dispondrá de él de acuerdo con las normas del Reglamento para
la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama
Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará
el expediente al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento.
e.
Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años
en la Autoridad, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado
incluyendo todas las acciones de personal, indicando las fechas en que éstas se llevaron a cabo y
los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen
completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la
información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
f.
Los formularios y cartas que forman parte del expediente se
conservarán por el tiempo que se conserve el expediente.
g.
Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de
licencia se conservarán por un perÃodo máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se
retirarán para destrucción. No obstante, podrá destruirse todo documento de asistencia
inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor.
h.
Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de
los empleados, se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda 0 aprobado
los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matrÃculas.
i.
Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los
documentos que hayan sido destruidos al completar el tiempo de conservación.
5.
Otros Documentos Relacionados - Otros documentos relacionados con la
administración de los recursos humanos se conservarán de acuerdo con la siguiente disposición:
a.
Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se
conservarán mientras exista el puesto independientemente de su evolución. Luego de que se
elimine el puesto se mantendrá inactivo por un (1) año y se procederá a su disposición de acuerdo
al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
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