EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

18.01 El Comité Evaluador estará a cargo del análisis de la solicitud de propuestas; si fuese necesario, el Director Ejecutivo podrá nombrar asesores internos o externos para el proceso de evaluación. 18.02 - Al evaluar las propuestas, el Comité Evaluador considerará: 1. El precio o costo; 2. El cumplimiento con los términos y condiciones de la solicitud de propuestas; 3. La Administración en su discreción podrá además considerar los siguientes factores: a. La habilidad del proponente para realizar trabajos de la naturaleza especificada y de acuerdo con los términos de la solicitud de propuestas, incluyendo la prestación de servicios complementarios, tales como adiestramientos, mantenimiento, garantías y el período de entrega. b. La calidad y adaptabilidad relativa de los bienes o servicios; c. La responsabilidad económica del proponente y su pericia, experiencia, reputación de integridad comercial y habilidad para prestar los servicios requeridos y el tiempo de entrega o de ejecución que se ofrezca; d. La experiencia con la Administración o con el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico del proponente en la prestación efectiva de servicios o materiales de la misma naturaleza; e. Aquellos otros factores o elementos que el Comité Evaluador considere pertinentes para la toma de una decisión adecuada y cónsona con los mejores intereses de la Administración. 10 Reglamento para Solicitudes de Propuestas Administración de Terrenos de Puerto Rico 18.03 Durante la evaluación de las propuestas el Comité actuará de conformidad con lo siguiente: 1. Toda propuesta, así como los documentos relacionados, se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación. Durante ese período, solamente los miembros del Comité Evaluador y los asesores designados por el Director Ejecutivo tendrán acceso a las propuestas y al proceso de evaluación. 2. La Administración no hará pública, en momento alguno -excepto que se exija por ley o por orden de un tribunal con jurisdicción- la información contenida en una propuesta, cuando, a solicitud del proponente que presentó la información, la Administración determine que se trata de un secreto comercial o cuando por alguna otra razón deba protegerse contra publicación de conformidad con la ley. 3. Los proponentes deberán acreditar satisfactoriamente su elegibilidad, conforme a los criterios establecidos en la sección 6.00 de este Reglamento y cualquier otro criterio establecido en la SDP. 18.04 Si el Comité Evaluador sostiene discusiones y/o negociaciones con los proponentes de acuerdo con la Solicitud de Propuestas, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 1. Ninguna declaración o acción del Comité, ni de ningún empleado o funcionario de la Administración, durante sus discusiones o negociaciones, obligará a la Administración de forma alguna. 2. Según el Comité entienda necesario, podrá invitar a uno o más proponentes a una o más reuniones privadas con el Comité Evaluador u otro personal designado por el Comité para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. El Comité Evaluador determinará el contenido y el alcance de las reuniones entre el Comité Evaluador u otro personal designado y los proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos de la solicitud de propuestas y confirmar que se entienden los términos del contrato; mejorar los aspectos técnicos u otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de las especificaciones, para discutir aspectos de la ejecución requerida por el proyecto o acción a desarrollarse, modificar la propuesta económica incluyendo el precio; discutir la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta, de forma que se obtenga una mejor propuesta. 11 Reglamento para Solicitudes de Propuestas Administración de Terrenos de Puerto Rico 3. El Comité, a su discreción, podrá: a. Establecer procedimientos e itinerarios para las discusiones y para el control de las reuniones; b. Asesorar al proponente en cuanto a las deficiencias de su propuesta, de manera que tenga oportunidad de satisfacer los requisitos de la Administración. c. Procurar aclarar cualquier confusión sobre la propuesta, así como los términos y condiciones de la misma. d. Atender cualquier posible error que pueda existir y traerlo a la atención del proponente tan específicamente como sea posible, sin revelar información sobre las otras propuestas o el proceso de evaluación; e. Brindar al proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio o costo, aspectos técnicos o cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones. 4. Después de cada entrevista o reunión con un proponente, el Comité podrá requerir al proponente que someta, por escrito, una confirmación de aclaración de una propuesta discutida en reunión. Si no se somete se entenderá que no hay modificación. 5. Las discusiones y/o negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad o en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones o entrevistas personales, a discreción del Comité. 6. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable, resultará en la propuesta económica más favorable para la Administración a un precio justo y razonable; siempre que la Solicitud de Propuestas haya notificado a todos los proponentes sobre la posibilidad de que el contrato sea adjudicado sin reuniones o comunicaciones ulteriores con los proponentes. 18.04 Cuando el Comité Evaluador haya delegado en uno o más Subcomités de Evaluación, dichos comités someterán sus recomendaciones al Comité Evaluador, el cual recomendará la que a su juicio sea la mejor propuesta a base de los criterios que se hayan expresado en la invitación a propuesta. 12 Reglamento para Solicitudes de Propuestas Administración de Terrenos de Puerto Rico