Presentación de Querellas

A. Toda persona que considere que ha sido objeto de discrimen en cualquiera de sus modalidades, incluyendo el hostigamiento sexual, podrá presentar una querella ante la Oficina durante el término de un año a partir de la fecha del último acto de discrimen, utilizando el formulario "Radicación de Querella por Actos de Discrimen" (Anejo I) o mediante cualesquiera otro documento que contenga la siguiente información: 1. Nombre del querellante 2. Nombre y puesto de la persona que cometió el alegado discrimen 3. Dirección y número de teléfono del querellante 4. Indicación del puesto si el querellante es empleado de la Agencia; indicar área y oficina O denominación exacta del lugar de trabajo 5. Descripción de los hechos, incluyendo nombre, teléfono y dirección de testigos 6. Tipo de discrimen 7. Firma - Si la persona no sabe o no puede escribir, deberá tener un testigo que le ayude a completar la querella y le certifique la legitimidad de la marca en el formulario Reglamento para Presentar Querellas por Actos de Discrimen u Hostigamiento Sexual Página 10 de 18 "Certificación de Testigo en Caso de la Persona que no Pueda Leer o Escribir" (Anejo II). Si la querella está relacionada con una violación a la reglamentación federal, la misma deberá ser sometida por el querellante al Departamento de Transportación Federal, en el plazo de 180 días a partir del alegado acto por discrimen. La querella ante la Agencia Federal será separada de la presentada ante la Oficina. B. La Oficina orientará a las partes sobre este Reglamento. C. Toda querella sobre actos por discrimen u hostigamiento sexual en el empleo será investigada objetivamente con la seriedad y la atención especial que merece. D. Tan pronto la Oficina reciba la querella deberá registrar la fecha de recibo y realizar una evaluación de los asuntos planteados, para determinar preliminarmente si existen los elementos necesarios para configurar una actuación de discrimen. Dicha evaluación deberá completarse en el plazo de dos (2) días laborables, contados a partir de la fecha de recibo de la querella en la Oficina. E. Si la Oficina determina, dentro del plazo antes señalado, que no existe causa por actos de discrimen u hostigamiento sexual, preparará una carta suscrita por el Director de la Oficina, notificándole al querellante su determinación y su derecho a vista administrativa, conforme al Artículo XII de este Reglamento. Si en el proceso se determina que la querella fue presentada maliciosamente se recomendará evaluar de acuerdo a la categoría de empleados, según se dispone en el Artículo XI Inciso A. La Oficina de Relaciones Industriales como la de Recursos Humanos, según aplique, evaluará de acuerdo con la evidencia sostenida de cada caso, si corresponde una cesantía cuando se trate de empleados transitorios e irregulares. Reglamento para Presentar Querellas por Actos de Discrimen u Hostigamiento Sexual Página 11 de 18 F. De encontrar que en los hechos señalados se aduce alegados actos de discrimen u hostigamiento sexual, dentro del plazo de dos (2) días laborables luego de efectuada la evaluación, la persona designada por el Director de la Oficina citará por el medio más rápido a las personas que entienda pertinente incluyendo al querellante, para una investigación preliminar. Dicha investigación deberá ir dirigida a determinar si las alegaciones tienen la posibilidad de ser ciertas, pero no deben ser extensas ni abarcar todos los posibles testigos, ya que eso sería materia para la investigación formal. La fecha para el comienzo de la investigación deberá fijarse para un término no mayor de cinco (5) días laborables de haberse expedido la citación. Deberá advertirse al querellante que de no comparecer o no notificar la imposibilidad de comparecer mediante excusa razonable, se expone al archivo de la querella. Si la persona a citarse es el querellado, deberá advertírsele que su incomparecencia podría dar lugar a que se tomen las acciones correspondientes, sin escuchar su versión. G. AI momento de determinar que surge una alegación por actos de discrimen u hostigamiento sexual, la Oficina podrá recomendar al Supervisor del querellante, que se tomen aquellas medidas necesarias para evitar conflicto entre las dos partes involucradas. Estas medidas pueden ser una O más de las siguientes: 1. Reubicar a una de las personas en un área en la cual no se relacione con el querellante. Esto debe ser en consulta con la parte querellante y no debe ser una medida impuesta. Tampoco puede ser considerado una medida disciplinaria. 2. Designar a una persona distinta para que supervise al querellante en caso de que la persona que se alega lleva a cabo el discrimen sea su supervisor. Reglamento para Presentar Querellas por Actos de Discrimen u Hostigamiento Sexual Página 12 de 18 3. Aprobar vacaciones a una de las partes, o agotar el balance acumulado, lo que ocurra primero, hasta tanto se culmine la investigación. Esto no deberá ser impuesto, sino consultado con el querellante. 4. Gestionar el traslado temporal o permanente de una de las partes, en consulta con el querellante. El traslado no implicará que se deje sin efecto la investigación, la cual continuará su curso. El traslado no será oneroso ni representará una medida disciplinaria. Cualquier transacción que involucre cambios en el puesto o lugar de trabajo, deberá ser consultada con la Área de Recursos Humanos, pero dicha consulta no podrá representar dilación en el trámite, el cual debe llevarse a cabo en protección de la parte querellante. Bajo circunstancias normales la consulta no deberá demorar más de dos días laborables. 5. Cualquier otra que se estime conveniente a los fines de evitar conflictos entre las partes y evitar que se afecte el clima de trabajo. H. Una vez se cite a las partes para investigación preliminar o en cualquier momento durante el proceso, la persona a quien se le delegue la misma podrá por iniciativa propia o a petición del querellante, celebrar una reunión con miras a llegar a una solución amistosa entre las partes involucradas. De ser así, se preparará el correspondiente documento para la firma del querellante y de ser aceptado se dará por terminada la gestión con respecto a la querella. I. Si no se llega a acuerdo alguno entre las partes, la persona designada para llevar a cabo la investigación completará la misma en un plazo de cinco (5) días laborables a partir de la fecha de las entrevistas. Si luego de culminada la investigación preliminar se Reglamento para Presentar Querellas por Actos de Discrimen u Hostigamiento Sexual Página 13 de 18 determina que no hay hechos constitutivos de un posible acto de discrimen u hostigamiento sexual, así se le notificará a las partes y se le advertirá de su derecho a vista, conforme al Artículo XII, de este Reglamento. J. La fase de investigación preliminar no deberá demorar más de veinte (20) días laborables, contados a partir de la fecha en que el querellante presentó su querella en la Oficina. K. Completada la investigación preliminar y habiéndose encontrado que hay base para configurar actos por discrimen u hostigamiento sexual, de no poder resolverse el caso en ese momento, se someterá el expediente a un investigador bajo la supervisión de la Oficina para que realice una investigación formal. Dicha investigación formal deberá completarse por parte del investigador en el plazo de treinta (30) días laborables a partir del recibo de los documentos. Dicho período podrá ser prorrogado mediante solicitud al Director de la Oficina de Derechos Civiles. L. La incomparecencia de la parte querellante a una de las citas para entrevista se entenderá como una renuncia a los términos dispuestos para llevar a cabo la investigación. Del mismo modo, si la parte querellante no proporciona la información necesaria para la investigación, podrá ser base para desestimar la querella. M. La parte querellante podrá desistir de proseguir con la querella en cualquier etapa de la investigación. No obstante, la persona a cargo de la fase correspondiente de la investigación, deberá asegurarse de que dicha renuncia es una voluntaria y que la parte querellante no ha sido coaccionada para desistir de la querella. De encontrarse que ha habido coerción o intimidación, la persona responsable de la investigación someterá el caso de acuerdo a la categoría de empleados para la aplicación de medida disciplinaria que corresponda según se dispone en el Artículo XI Inciso A. Reglamento para Presentar Querellas por Actos de Discrimen u Hostigamiento Sexual Página 14 de 18