Manejo de Expedientes

A. Expediente Administrativo El Programa de Ayuda al Empleado y su Familia Inmediata (PAEFI) mantendrá un expediente administrativo del personal que compone el Programa. En este expediente se mantendrá evidencia de educación continua, licencias profesionales, colegiación, si aplica, certificado de buena conducta y certificado de salud, estos últimos deberán ser renovados de manera anual. B. Expediente del Participante 1. Contenido del Expediente El Director o Profesional del Programa de Ayuda al Empleado y su Familia Inmediata preparará un expediente de cada participante que reciba servicios del Programa. Cada expediente será identificado mediante un código que será asignado automáticamente una vez la información sea entrada en la base de datos que pertenece al Programa. En el mismo se recopilará toda la información básica del participante y la información relacionada a los servicios que recibe en el Programa. Este expediente debe mantenerse libre de borrones o tachaduras que menoscaben la integridad del documento. Entre los documentos que debe contener el expediente se encuentran: 31 a. Formulario DTOP-1117 "Registro de Asistencia o Contacto con el Participante" en el mismo se deberá anotar todo contacto que se tenga con el participante de manera que se documente todo servicio que se le provea. b. Formulario DTOP-1114 "Referido para Recibir Servicios en el Programa de Ayuda al Empleado y su Familia Inmediata (PAEFI)", si aplica el mismo no contendrá información sobre la situación mostrada en el ámbito laboral del empleado solo la codificación asignada a los indicadores de deterioro en la ejecución. C. Formulario DTOP-1118 y DTOP-1119 "Consentimiento para Recibir Servicios en el Programa de Ayuda al Empleado y su Familia Inmediata (PAEFI), (Adulto o Niño) el mismo certifica que se le ha explicado al participante de una manera sencilla todo lo relacionado a la prestación de servicios que le brinda el Programa y las implicaciones de los mismos. Dicho formulario deberá ser firmado tanto por el participante como por el Profesional del PAEFI que intervenga con este. d. Formulario DTOP-1110 "Notificación Sobre Derecho a la Confidencialidad" - en el mismo se le informa al participante sobre su derecho a la confidencialidad sobre los servicios que recibe en el Programa PAEFI y además los motivos por los cuales ese derecho puede ser revocado. e. Formulario DTOP-1116 "Recursos a Ser Contactados para Intervenir en Caso de Crisis" en el mismo el participante identifica aquellos recursos que podrían ser contactados de este atravesar por una crisis durante el transcurso de los servicios que le ofrece el Programa PAEFI. Deberá firmar el documento al final. f. Formulario DTOP-1113 "Entrevista Inicial" el mismo debe ser completado durante la entrevista inicial del participante. En el mismo se recopila información básica de éste en el empleo, información personal, problema identificado, acciones realizadas, 32 relaciones en el trabajo y plan de ayuda. El participante deberá firmar el mismo en conjunto con el Profesional del PAEFI. g. Formulario DTOP-1115 "Nota de Progreso" el mismo mantiene un record del progreso del participante mientras recibe los servicios en el Programa. Debe contener fecha, tipo de servicio y resumen de la intervención. Esta nota debe ser completada por el Profesional del Programa en un término no mayor de veinticuatro (24) horas luego de cada intervención realizada con el participante. Una vez finalizada la nota, deberá ser firmada por el Profesional del PAEFI que la completa inmediatamente después de la línea final de escritura. h. Formulario DTOP-1111 "Autorización Expresa para Divulgar Información" el mismo representa la autorización que brinda el participante del Programa para que la información que este especifique pueda ser divulgada ya sea al proveedor de servicios externo, al supervisor inmediato u otra persona que este requiera dentro de condiciones particulares. Deberá ser completado un formulario por cada situación en la que se requiera la divulgación de información. Cada autorización expresa tendrá una vigencia de seis (6) meses para un mismo propósito. i. Formulario DTOP-1112 "Referido al Proveedor de Servicios" contendrá información confidencial autorizada por el participante del Programa a ser provista al proveedor de servicios externo de manera que pueda conocer detalles generales de la situación que presenta el participante y el motivo por el cual se refiere al mismo. j. Formulario DTOP-1111ᵃ "Autorización para Divulgar Información a Proveedores de Servicio Externo este documento autoriza a los Profesionales del Programa a discutir la información con proveedores de servicio externo de manera que se pueda identificar alternativas de ayuda viables que pueden ser útiles para el participante que solicita el servicio. 33 k. Formulario DTOP-1134 "Terminación de Servicios" En el mismo se especifica la razón por la cual el participante culminó con los servicios ofrecidos por el Programa PAEFI. I. Certificación de Recomendación del Proveedor de Servicios. 2. Custodia de los Expedientes a. Los expedientes de los participantes se mantendrán en un archivo bajo llave al cual solo tendrán acceso el Director o Profesionales del PAEFI. Los mismos no podrán ser removidos del Programa salvo una orden del Tribunal. b. La Autoridad Nominadora ni ningún otro empleado del Departamento tendrá acceso a los expedientes ya que de así hacerlo conllevaría una violación a la confidencialidad del participante. C. El Departamento tendrá la obligación de tomar las medidas de seguridad preventivas para la protección del expediente por daño de fuego, agua o personas ajenas al Programa que deseen tener acceso a los mismos. 3. Inspección y Solicitud del Expediente a. El expediente no podrá ser removido del Programa a menos que medie una orden del Tribunal o el participante solicite el mismo de acuerdo a las circunstancias personales establecidas, por la Ley Número 408, supra., Artículo 2.13. b. No se proveerá información que constituya riesgo para cualquier persona a menos que exista una orden de un Tribunal, en cuyo caso se dispone que la misma se solicitará al Tribunal por la parte afectada por la divulgación de la información. El Director del PAEFI podrá mediante moción notificar al Tribunal sobre el efecto adverso de divulgar la información. C. El Director del PAEFI ofrecerá una orientación al participante sobre las posibles consecuencias de divulgar la información. Luego de esto deberá firmar el formulario DTOP-1136 "Relevo de Responsabilidad, Expediente" exonerando al Director o Profesional del PAEFI de 34 cualquier responsabilidad en caso de que la información contenida en el expediente sea divulgada a otros por el participante o cualquier otra persona que tenga contacto con esa información luego de haber sido entregada. d. El participante podrá solicitar por escrito la inspección o copia de su expediente ya que el mismo le pertenece y el PAEFI solo lo custodia, excepto las notas de progreso que deberán permanecer en el Programa. En el caso de haber solicitado copia del expediente, deberá pagar una suma establecida por el Departamento por las copias entregadas. Para estos fines, deberá firmar el formulario DTOP-1136 "Relevo de Responsabilidad, Expediente" en el que exonera al Director o Profesional del PAEFI de la responsabilidad en caso de que la información contenida en el expediente sea divulgada a otros por el propio participante o cualquier otra persona que tenga contacto con esa información luego de haber sido entregada por el Director del PAEFI. Para este propósito el Director del PAEFI podrá consultar con el proveedor de servicios del participante sobre la viabilidad de esta acción si se determina que se encuentra mentalmente capacitado para interpretar razonablemente la información. e. El participante que haya recibido servicios del PAEFI podrá solicitar un resumen de las intervenciones realizadas con el mismo. En este caso se completará un Resumen de Caso. f. En el caso de menores de edad, el padre, madre con patria potestad o custodia, o el tutor legal del menor que recibe servicios, tendrá derecho a examinar dentro del Programa el expediente de dicho menor exclusivamente lo relacionado a recomendación, cantidad y tipo de servicio recibido. Cualquier otra información solicitada por estas personas deberá tener la autorización expresa del menor si este tiene catorce (14) años 0 más, o del Tribunal cuando el menor no autoriza la inspección de la información solicitada o si el menor tiene trece (13) 35 años o menos. Así también podrá obtener copia o un resumen de ello, mediando una solicitud escrita a tales efectos y el pago correspondiente de derechos, según lo dispone el Artículo Número 2.08 de la Ley Número 408, supra. 4. Disposición del Expediente a. Los expedientes de los participantes que reciban servicios en el PAEFI se conservarán en un lugar seguro por un período de cinco (5) años a partir del último contacto con el participante, ya sea empleado o la familia inmediata de éste que solicite servicios. b. A partir de cinco (5) años y de este no haber sido solicitado por el participante, el expediente será destruido por el Director, mediante una trituradora de papeles, incineración o cualquier otro método que garantice la destrucción total de los documentos pero en armonía con las leyes de protección ambiental y además se borrará toda la información del participante contenida en la base de datos existente en los sistemas computadorizados del Programa ante la presencia de otro empleado del PAEFI, quien lo hará constar por escrito. C. El Director del PAEFI mantendrá un control de los expedientes que han sido destruidos en el cual se incluirá la siguiente información: nombre del participante, período de tiempo en el cual recibió los servicios del Programa, razón de cese de los servicios, fecha en que se destruye el expediente y firma del testigo. d. Todo participante será orientado sobre este procedimiento en la entrevista inicial en la cual certificará con su firma la misma.