Conservación de los Contratos

a. Será responsabilidad de las entidades mantener en el expediente oficial, además del original de cada contrato, lo siguiente: 1) Copia de cualquier otro documento que forme parte o al cual se haga referencia, incluso documentación acreditativa de celebración de subastas, condiciones, planos y especificaciones. 2) Copias de las comunicaciones que consignan la aprobación previa o la dispensa cuando éstas sean un requisito para la validez del negocio jurídico. 3) Copias de los siguientes documentos que por ley son requeridos a los contratistas: Certificación del Departamento de Hacienda sobre Ausencia de Deuda Contributiva, o existencia de plan de pago; Certificación del Departamento de Hacienda de que ha radicado Planilla de Contribución sobre Ingresos durante los últimos cinco años; 33-00-09 Certificación del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales sobre Ausencia de Deuda Contributiva, o existencia de plan de pago; Certificación del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos sobre el Pago de Seguro de Desempleo, Incapacidad Temporal, o de Seguro Social Choferil, según aplique, o existencia de plan de pago; Certificación Negativa de Deuda de la Administración para el Sustento de Menores, en caso de que sea individuo; y cualquier otra certificación que se requiera. En aquellos casos en que el proveedor se encuentre acogido al Registro Único de Licitadores que mantiene la Administración de Servicios Generales (ASG), sólo será necesario conservar copia del Certificado de Elegibilidad vigente emitido por la ASG.