Función del Secretario de la Junta de Subastas

1. Será responsable de estar presente en dicho acto y será el encargado de los procedimientos durante el mismo. 2. Será responsable de declarar abierta la subasta a la hora, fecha y lugar, indicados en la convocatoria de subasta, y anunciará a las personas presentes lo siguiente: a. El número de la subasta cuyas ofertas se van a abrir. b. El asunto de la subasta. C. La identificación de las personas que están representando a los licitadores 3. Procederá a leer el remitente de cada uno de los sobres y los cotejará contra la lista de los sobres recibidos. Procederá a abrir los sobres de ofertas en presencia de todos los asistentes y leerá de cada una de las ofertas por partida la siguiente información: a. Número de la partida para la cual ha ofrecido la cotización. b. Precio ofrecido por partida. C. Fecha de entrega ofrecida, si procede. d. Marca y modelo ofrecido, si procede. 5. Verificará que las ofertas hayan cumplido con toda la documentación solicitada como requisito. 32 a. Cualquier asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia del Presidente y el Secretario de la Junta, cualquier documento relacionado con las ofertas sometidas por los licitadores, posterior a que la subasta haya sido abierta, leída y aceptada oficialmente. El Secretario de la Junta, determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información, sin que se afecte la continuidad del proceso. b. Una vez todos los asistentes al Acto (que hubieren sido parte de la competencia en la subasta) hayan examinado las ofertas, el Secretario de la Junta dará por cerrado el mismo, indicando la hora de cierre. 6. Con posterioridad al Acto de Apertura, el Secretario de la Junta vendrá obligado a hacer lo siguiente: a. Mantendrá un registro de toda incidencia en el Acta de Apertura. b. El Acta deberá estar redactada no más tarde de veinticuatro (24) horas después del Acto de Apertura y deberá contener lo siguiente: 1. Número y asunto de la subasta. 2. Fecha, hora y lugar de la apertura. 3. Número de ofertas recibidas. 4. Nombre de los licitadores que cotizaron para una o más partidas y nombre de los que asistieron y no cotizaron. 5. Copia del Registro de Asistencia. 6. Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto, a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por este Reglamento. 7. La persona que haya tenido a su cargo el Acto de Apertura anotará sus iniciales en cada una de las ofertas. El Acta formará parte del expediente. Cualquier incidente durante el proceso de celebración de Subastas en relación a cualquier especificación, condición u otro asunto será responsabilidad darlo a conocer por escrito y deberá quedar plasmado en la misma acta, la cual formará parte del expediente de la subasta. 8. El Acta de Apertura será firmada por la persona que tuvo a su cargo el proceso de subasta. 33 9. Si se hubieran grabado las incidencias del Proceso de Subasta, se conservará intacta e identificada la cinta y bajo la custodia del Secretario de la Junta, por un periodo máximo de seis (6) meses. 10. Toda información relacionada con una subasta será retenida por el Departamento y formará parte del expediente de la compra. 11. El Secretario de la Junta no permitirá, bajo ninguna circunstancia, efectuar cambios o modificaciones a una oferta después de haber sido abierta y leída.