Pliegos de la Subasta

2.1 El representante autorizado de la oficina peticionaria preparará la petición, la cual deberá ser clara y deberá especificar los bienes, servicios u obra que se desea adquirir y la entregará a la oficina de la Junta, quién después de evaluarla, preparará los pliegos y documentos necesarios para iniciar el trámite correspondiente. Será responsabilidad de la Oficina de la Junta preparar los pliegos de las subastas en coordinación con el área peticionaria. Esta petición deberá contener la requisición, la justificación y la solicitud de los bienes, servicios u obra que se desea adquirir. 23 2.2 El pliego de la subasta es el documento que se entregará a los licitadores interesados en cotizar. En el mismo, se habrá expresado todo lo necesario para facilitarles a éstos preparar sus ofertas. Además, deberá contener el aviso, las instrucciones, especificaciones y condiciones, según se define a continuación: 1. Instrucciones Serán las guías que le indicarán a los licitadores cómo preparar sus ofertas. 2. Especificaciones Conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada uno de los productos, materiales, equipo, obra o servicios que se solicitan. 3. Condiciones Términos bajo los cuales se interesa que se entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el servicio. 2.3 El Representante Autorizado de la oficina peticionaria debe asegurarse que el pliego de la subasta contenga por lo menos la siguiente información: 1. Descripción exacta de lo que se interesa adquirir. 2. Especificaciones recomendadas. 3. Especificaciones de modelos. 4. Condiciones particulares de lo solicitado. 5. Justificación sobre la necesidad de la compra, que incluya el uso que se le dará. 6. Certificación de fondos. Ninguna petición de subasta podrá procesarse sin la debida certificación de fondos, la cual formará parte de los documentos de la solicitud de subasta. 7. Cualquier otra información que a juicio del Representante Autorizado de la oficina peticionaria, entienda sea de utilidad.