Convocatoria a Subasta

3.1 La Oficina de la Junta, luego de completar el trámite correspondiente de la preparación de todos los pliegos de la Subasta, redactará 24 una (1) Invitación o Convocatoria que será firmada por el Presidente de la Junta. 3.2 La convocatoria se hará mediante la publicación de un aviso en por lo menos un (1) periódico de circulación general en Puerto Rico. 3.3 El Secretario de la Junta o su Representante Autorizado fijará la fecha y hora en que cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y sitio exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones. 3.4 La convocatoria a subasta constará de los siguientes requisitos: 1. Especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. 2. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. 3. Especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. 4. Contendrá instrucciones específicas respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Éstos y las especificaciones, constituirán la base del contrato. 5. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. 3.5 Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales. deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. 3.6 En los casos en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula a esos efectos. 3.7 Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse 25 deberá cumplir con los reglamentos vigentes y las normas comunes de la ingeniería y seguridad. 3.8 En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. 3.9 Las referencias o marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la convocatoria a subasta.