Radicación de Ofertas

4.1 Recibo de Ofertas Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta, o su Representante Autorizado, desde la fecha de envío de las cotizaciones hasta la fecha y hora límite establecidas para abrir la subasta. Al momento de aceptar las ofertas, se requerirá la garantía de licitación ("Bid Bond"), la cual será de un quince por ciento (15%) del total de la oferta. 4.2 Los sobres de las ofertas presentadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial del Departamento, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda oferta presentada será custodiada por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos 27 de subasta. No se aceptará cambio alguno una vez éstas hayan sido presentadas y aceptadas. 4.3 Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados que contenga una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento: 1. Sellará inmediatamente el sobre, asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste. 2. Anotará en la parte exterior del sobre, su firma y el título del puesto que ocupa. 3. Entregará el sobre al Secretario de la Junta, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma. 4. El Secretario de la Junta levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. 5. Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta por el licitador o su representante autorizado. 4.4 Se podrán considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado, o su representante autorizado hubiese radicado una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. 4.5 También podrá aceptarse una oferta sin firmar, si con los pliegos de ofertas viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual se haga referencia directa a la proposición. 4.6 Tipos de Ofertas 1. Varias Ofertas por un Mismo Licitador Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. 28 2. Ofertas Alternas Se aceptarán ofertas alternas, es decir, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la convocatoria a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. 3. Oferta Básica Los licitadores cotizarán basándose en precios unitarios para cada una de las partidas que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. 4. Oferta de "todo" 0 "nada" Será admisible, además de la oferta básica, la oferta sobre la base de "todo" o "nada", ofreciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de éstas. A menos que el licitador indique lo contrario con su oferta, la oferta adicional "todo" o "nada", no impedirá que la oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios. 5. Oferta de Precio Global En sustitución de ofertas sobre la base de "todo" o "nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global. El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, a base de precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviene al interés público. 6. Ofertas de Precios Estimados No se aceptarán ofertas basadas en precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la convocatoria a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios, una vez adjudicada la subasta. 4.7 Cambio de las Ofertas Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario, quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. Las mismas tienen que hacerse antes de la apertura de la subasta. 4.8 Modificaciones de las Ofertas Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, que deberá ser presentada ante el Secretario de la Junta, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura, nombre y dirección del licitador. 29 Las modificaciones de las ofertas deberán cumplir con los siguientes criterios: 1. Deberá incluirse información que indique las razones para la modificación de la oferta. 2. Dichas modificaciones serán inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. 3. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de la subasta original. 4.9 Retiro de las Ofertas El retiro de una oferta presentada podrá efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de la apertura del acto de subasta. El retiro de ofertas, en una fecha posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionada a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. 4.10 El licitador no podrá presentar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrán aplicar las sanciones que el Secretario estime pertinentes a tenor con lo establecido en este Reglamento.