Procedimiento para Adquirir un Bien, Obra o Servicio No Profesional

1. Cuando exista la necesidad de adquirir un bien, una obra o un servicio, las oficinas peticionarias serán las responsables de preparar las requisiciones de compra. Ésta deberá venir acompañada de una carta de justificación donde se indicará el propósito y uso específico de los bienes o servicios no profesionales solicitados. Dichas requisiciones serán aprobadas con anticipación a la fecha en que se necesita el bien o servicio no profesional solicitado. La Sección de Compras tendrá un término máximo de diez (10) días laborables, para emitir la correspondiente orden de compra. Dicho término comenzará a decursar a partir de la fecha en que la Sección de Compras reciba la correspondiente requisición. 2. En aquellas situaciones en que la oficina peticionaria requiera la adquisición de un bien o servicio no profesional de determinada marca o con determinada característica, deberá justificar por escrito las razones técnicas por las cuales no se permite la competencia comercial. 13 La misma será evaluada de acuerdo a las razones de justificación para dicha adquisición. 3. Las requisiciones de compra serán firmadas por el peticionario, por el jefe de la oficina peticionaria y por el director de la división de la oficina peticionaria que las origina. Éstas serán sometidas a la Secretaría Auxiliar de Administración para autorización previa, a la Oficina de Presupuesto para identificar la cifra de cuenta y certificar que los fondos están disponibles y al Oficial de Compras para la acción correspondiente. 4. El Oficial de Compras o su representante autorizado, será responsable de recibir todas las requisiciones y de determinar el mecanismo de compra apropiado. 5. Todo funcionario o empleado de la oficina peticionaria autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de un bien o servicio no profesional, se regirá por criterios de necesidad, utilidad y austeridad establecida en este Reglamento. 6. No se aprobará la adquisición de un bien o servicio no profesional de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con igual calidad, eficiencia, efectividad y especificaciones técnicas las necesidades de la oficina peticionaria. 7. Solamente se aprobará la adquisición de un bien o servicio no profesional que sea estrictamente necesario para realizar las actividades para la cual han de adquirirse. 8. En cuanto a la compra y alquiler de equipo y programación prediseñada o "software" que necesite adquirir el Departamento, habrá que seguir el procedimiento establecido en la Ley Núm. 110 de 3 de agosto de 1995. Es decir, la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, tendrá que aprobar los contratos sobre este particular, previo a su otorgación y las compras de equipos de "software" en el Departamento, tendrán que contar con la aprobación del Oficial de Informática Principal o su Representante Autorizado. 14