Órdenes de Compra

8.1 Una vez el Agente Comprador reciba una requisición, tendrá un término máximo de dos (2) días laborables para enviar a los distintos suplidores la solicitud, a los efectos, de que éstos envíen las cotizaciones correspondientes al Departamento. Una vez se soliciten las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, y de acuerdo a las normas establecidas en este Reglamento, el Agente Comprador seleccionará la mejor oferta y preparará la respectiva orden de compra. El Agente Comprador tendrá un término máximo de cinco (5) días laborables para seleccionar la oferta. Dicho término comenzará a decursar a partir de la fecha en que envío la solicitud de cotización a los distintos suplidores. Si dentro de dicho término, el Agente Comprador no contara con ninguna cotización de parte de los licitadores, dará seguimiento a las ya enviadas y evaluará la procedencia de solicitar a otros licitadores, cotizaciones adicionales, en un término que no excederá de tres (3) días laborables. Así mismo, durante dicho proceso se tomará en cuenta lo siguiente: 1. No se obtendrán bienes y servicios no profesionales sin la correspondiente orden de compra. Ningún suplidor podrá entregar mercancía ni podrá rendir un servicio, si no ha recibido la correspondiente orden de compra debidamente aprobada, según se detalla a continuación: 2. Si la orden de compra es por una cantidad menor a veinticuatro mil novecientos noventa y nueve dólares ($24,999.00), ésta podrá ser autorizada por el Oficial de Compras. 3. Si la orden de compra es por una cantidad entre veinticinco mil dólares ($25,000.00) y cincuenta mil dólares ($50,000.00), será autorizada por el Secretario Auxiliar de Administración o su Representante Autorizado. 4. Si la orden de compra se encuentra entre las cantidades de cincuenta mil un dólar ($50,001.00) y la cantidad de noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($99,999.99), será trabajada mediante una Subasta Informal. 15 5. Toda requisición de compra deberá tener aprobada la correspondiente cifra de cuenta, previo al inicio de la preparación de la orden de compra. 6. Ningún funcionario o empleado del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, o de sus componentes operacionales podrán hacer gestiones directas con los suplidores para obtener bienes o servicios no profesionales, sin haber solicitado la preparación de la respectiva orden de compra o de la formalización correspondiente del contrato. 7. Se mantendrá un registro de las órdenes de compra emitidas. 8.2 El Departamento se reserva el derecho de cancelar una orden de compra entregada a un suplidor, si el mismo no cumple con los términos de entrega, especificaciones, condiciones establecidas o cuando así lo estime necesario. 8.3 El Agente Comprador que realice una orden de compra en donde el suplidor solicite en su cotización un pago por adelantado ("Cash On Delivery"), deberá identificar la Orden con un sello que lea de la siguiente manera: "Se requiere pago por adelantado". Sólo se podrá pagar por adelantado determinado bien con la correspondiente autorización del Secretario Auxiliar de Administración. 8.4 Todo material o equipo comprado mediante orden de compra será entregado en el almacén del Departamento al receptor de turno, con excepción de aquel que por su volumen impida ser almacenado y tenga que ser entregado a otras facilidades del Departamento.