Definiciones

Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación: 6.1 Acuerdo Decisión tomada por la Junta de Subastas o por la Junta de Revisión de Subastas Formales, sobre cualquier asunto ante su consideración que no conlleve la decisión final del recurso o asunto. 6.2 Administradores Funcionarios designados por el Secretario para dirigir las diferentes áreas operacionales del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. 6.3 Agente Comprador Aquella persona, funcionario o empleado del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, asignado o nombrado por el Secretario o su Representante Autorizado para generar la función de Agente Comprador en representación del Departamento, con el propósito de adquirir bienes y servicios no profesionales a tenor con lo establecido en este Reglamento. 6.4 Artículo Cualquier mercancía o suministro que se desee adquirir. 6.5 Austeridad Moderación, sobriedad, rigidez, templanza, temperancia, prudencia, mesura, economía, continencia, abstinencia, dureza, aspereza de gastos en la administración de los bienes propios o ajenos en el servicio público. En este sentido es sinónimo de ahorro. 2 6.6 Aviso de Cambio Documento oficial tramitado por la Sección de Compras para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Éste también se preparará para toda modificación o alteración de los términos o condiciones estipulados en la orden de compra. 6.7 Bienes Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. 6.8 Carta de Justificación Documento utilizado por la oficina peticionaria para indicar el propósito y el uso específico de los bienes o servicios solicitados y cualquier otra característica en esencial que permita la evaluación de la requisición. 6.9 Certificado de Elegibilidad- Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales (ASG) acreditando el cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores. 6.10 Compra Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, mejoras permanentes o servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal. 6.11 Compra imprescindible: Compra que debe ser efectuada por el Departamento de forma inmediata, por existir una necesidad en la agencia que requiere la realización de la misma, en un periodo corto de tiempo. 6.12 Compras Formales Son todas aquellas compras que realizan los Agentes Compradores adscritos a la Sección de Compras del Departamento cuyo importe sea hasta un máximo de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($49,999.99). 6.13 Compras en mercado abierto Son todas aquellas compras que realiza la Sección de Compras del Departamento cuya adjudicación se hace sin tener que cumplir con los requerimientos de una subasta formal. 6.14 Componentes Operacionales Cualquier organismo que forma parte del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, o cualquier otro organismo que forme parte del mismo en el futuro. 6.15 Compra en Subasta Informal Procedimiento de compras mediante el cual las cotizaciones se solicitan por escrito y cuya adjudicación se hace sin 3 tener que cumplir con los requerimientos de una subasta formal, pero cumpliendo con los propósitos de este Reglamento. El monto total de la compra no excederá la cantidad que se utiliza para la adquisición de bienes o servicios no profesionales de toda índole, bajo una orden de compra o contrato, cuyo precio sea de cincuenta mil dólares ($50,000.00) y no exceda la cantidad de novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($99,999.99). También se incluye mediante este procedimiento toda obra de construcción que no exceda la cantidad de novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($99,999.99). 6.16 Compra por Subasta Formal - Procedimiento de compra que se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe sea de cien mil dólares ($100,000.00) o más, la cual requiere el envió o la entrega de invitaciones para someter ofertas escritas, según los términos y condiciones de las transacciones a realizarse. Las invitaciones indicarán el día y la hora en que vence el período para recibir las ofertas. Se requerirá el recibo de las ofertas en sobres sellados y que la apertura y lectura de las ofertas recibidas se efectúen en el día y hora previamente determinados. 6.17 Contratista Persona natural o jurídica con quién el Departamento de Recursos Naturales y Ambientales tenga vigente un contrato. 6.18 Cotización Respuesta de oferta de precios y condiciones por escrito, de un bien o servicio por parte del licitador a una solicitud por parte de la Sección de Compras de un Agente Comprador autorizado del Departamento. Dicha solicitud se puede hacer por facsímil, correo electrónico y/o cualquier otro medio de comunicación disponible. 6.19 Departamento - Se refiere al Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. 6.20 Decisión Opinión emitida o determinación tomada por el Secretario o su Representante Autorizado sobre aspectos relacionados con Subastas Informales o Formales y/o compras en mercado abierto, mediante un procedimiento, según autorizado por este Reglamento. Incluye además, decisiones relacionadas con el Registro Único de Licitadores de la ASG. 6.21 Emergencia Se entenderá por emergencia aquella situación que ocasione unas necesidades inesperadas e imprevistas y que requieran la acción inmediata del Secretario del Departamento y/o por parte del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad del pueblo o de suspenderse o afectarse adversamente el servicio público o la propiedad del Gobierno del Estado 4 Libre Asociado de Puerto Rico; o si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes y servicios no profesionales deseados pueda perderse afectando adversamente el interés público. En todos los casos antes señalados, se podrán tomar las medidas necesarias, en bien del interés público, para realizar compras sin sujeción a los procedimientos de subastas establecidos, previa autorización por escrito del Secretario y según los criterios que se establezcan en el reglamento y las normas que pudiera promulgar el Secretario mediante una Orden Administrativa. 6.22 Equipo Todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos o que puedan adquirirse en el Departamento, cuyo costo por unidad sea de quinientos dólares ($500.00) o más y ostente una vida útil de dos (2) años o más, ya sea mediante compra, traspaso, cesión, donación o por otros medios, según establecido en el Reglamento 11 del Departamento de Hacienda del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.23 Especificaciones Conjunto de características primordiales de suministros o servicios no profesionales utilizadas como referencia para cada renglón de cotización o subasta, y calidad con que se describen. 6.24 Fianza Es la garantía depositada para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. 6.25 Fianza de Ejecución ("Performance Bond") Garantía requerida al licitador agraciado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída por una orden de compra o de un contrato. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros, autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros para hacer negocios en Puerto Rico. 6.26 Garantía de Licitación ("Bid Bond") Respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros, autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a hacer negocios en Puerto Rico. 6.27 Junta de Subastas La Junta de Subastas es un organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de subastas, cuyas funciones se rigen por este Reglamento. La misma es nombrada por el Secretario del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. Estará compuesta por cinco (5) miembros, según descritos en este Reglamento. El Secretario nombrará el Presidente y los miembros entre sí, nombrará a un Secretario de la Junta de Subastas. 5 6.28 Licitación Oferta de precios y condiciones por un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una convocatoria a subasta pública o informal. 6.29 Licitador Cualquier persona natural o jurídica debidamente calificada e inscrita en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales, disponible e interesada en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para subastas del Gobierno, para participar como postor, presentando así una oferta mediante cotización y/o subasta que celebre el Departamento, según los procedimientos establecidos en este Reglamento. 6.30 Licitador Agraciado Cualquier persona natural o jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una o más partidas de una orden de compra o en una subasta. 6.31 Mercado Abierto Procedimiento especial de adquisición donde se solicitan cotizaciones a licitadores disponibles en el mercado dentro del Registro Único de Licitadores, para que suplan los bienes o servicios, según los términos, condiciones y especificaciones ya establecidas. 6.32 Obra de construcción Trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura, ríos, canales, quebradas y otros cuerpos de agua y sumideros. Toda obra de construcción que requiera permisos, planos, endosos u otros documentos requeridos de otras agencias será atendida por la Junta de Subastas Formales. 6.33 Oferta Se refiere a las propuestas que sometan los licitadores interesados en la buena pro de una subasta. 6.34 Oficial Comprador Persona que dirige y supervisa la Sección de Compras del Departamento, bajo las disposiciones de este Reglamento. 6.35 Oficina de Subastas Oficina responsable de preparar documentos de adquisición de bienes y servicios no profesionales que excedan de la cuantía autorizada al Oficial Comprador. 6.36 Oficina Peticionaria Cualquier Departamento, Oficina, Unidad, Área, etc. dentro del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales o sus componentes operacionales que solicita la adquisición de un bien o servicio no profesional, mediante la tramitación de una requisición de compras, según las disposiciones en este Reglamento. 6 6.37 Orden de Compra Documento oficial que emite la Sección de Compras del Departamento en donde se establecen los precios, las condiciones y las especificaciones de los bienes o servicios no profesionales que se interesa adquirir. 6.38 Orden de Servicio Documento oficial que emite la Sección de Compras del Departamento, en donde se establecen los precios, y las especificaciones de los servicios no profesionales que se interesan adquirir y cuyo importe no exceda los cuatro mil, novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($4,999.99). 6.39 Pago por adelantado- ("Cash On Delivery") Se refiere a la situación en que un suplidor requiere al Departamento, que al momento de la entrega de determinado bien, se encuentre disponible el cheque para efectuar el pago correspondiente. 6.40 Partida Desglose de cada uno de los bienes y/o servicios no profesionales que se solicitan en una orden de compra, subasta informal o subasta formal. 6.41 Parte Interesada Cualquier persona natural y/o jurídica cuyos intereses puedan afectarse con el resultado de una resolución o adjudicación del Secretario o su Representante Autorizado. 6.42 Parte Recurrente Aquella parte que radique un recurso de los establecidos en este Reglamento. 6.43 Parte Recurrida La Junta de Revisión de Subastas Formales, en caso de subastas formales, subastas informales, en otros procedimientos extraordinarios y asuntos relacionados con el Registro Único de Licitadores. 6.44 Personal Técnico Aquel personal nombrado para servir como asesor del Secretario, la Oficina de Subastas y la Sección de Compras del Departamento, en el análisis y evaluación técnica para la compra de equipos, suministros o servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza técnica y compleja del asunto sea necesaria la intervención de personas capacitadas y entendidas en la materia. Este personal podrá asesorar en la redacción de especificaciones y en la evaluación de las cotizaciones u ofertas sometidas. 6.45 Precio Costo o valor de un bien, obra o servicio, reflejado en dólares y centavos. 7 6.46 Precio Irrazonable Se considerará que un precio es irrazonable cuando el precio que cotiza un licitador es mayor al ser comparado con el precio promedio en el mercado. 6.47 Precio Razonable Será el precio normal en el mercado, lo que no impide que cualquier licitador o postor ofrezca un precio menor. 6.48 Presidente Es la persona designada por el Secretario para presidir la Junta de Subastas, o la persona designada por el Secretario para presidir la Junta de Revisión de Subastas Formales. 6.49 Registro Único de Licitadores Registro de licitadores creado en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002. En este registro constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la Administración de Servicios Generales para contratar con el Gobierno, por haber cumplido los requisitos establecidos por el Administrador de dicha oficina. Este registro está disponible tanto en la Administración de Servicios Generales como en su portal de Internet. 6.50 Reglamento Se refiere al Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios No Profesionales y Subastas Públicas del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, el cual aplica al Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, así como a sus componentes operacionales. 6.51 Requisición de Compras Documento utilizado por las oficinas peticionarias para solicitar la adquisición de un bien o servicio no profesional. Toda requisición deberá ser trabajada por un Agente Comprador y/o el Oficial Comprador, los cuales pertenecen a la Sección de Compras, independientemente de la cuantía de la misma. El Oficial Comprador de la Sección de Compras o su Representante Autorizado será responsable de determinar el mecanismo para adquirir el bien o servicio. Ninguna de las oficinas peticionarias estará autorizada a realizar ningún trámite directamente con ningún suplidor. 6.52 Representante Autorizado Todo aquel funcionario autorizado por el Secretario para ejecutar funciones expresadas en este Reglamento. 6.53 Sección de Compras Es la unidad única y responsable de la adquisición de bienes y servicios no profesionales del Departamento y sus componentes operacionales. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en este Reglamento. 8 6.54 Secretario Se refiere al Secretario del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. 6.55 Secretario de la Junta de Revisión Se refiere al Secretario de la Junta de Revisión de Subastas Formales, nombrado por el Secretario. 6.56 Secretario de la Junta de Subastas Se refiere al funcionario nombrado por el Presidente de la Junta de Subastas. 6.57 Servicios No Profesionales Significa aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de una labor en donde no se requieren conocimientos, destrezas ni habilidades especializadas. Bajo esta categoría están incluidos los servicios misceláneos prestados por corporaciones, sociedades, etc., tales como adiestramientos, servicios de mantenimiento y limpieza de las estructuras, servicios de reparación de estructuras, servicios de reparación y mantenimiento de equipo, servicios de recogido de valores, servicios de limpieza y mantenimiento de aires acondicionados, arrendamiento de equipo, incluyendo autos y cualquier otro tipo de servicio. Existen reglas para determinar cuando este tipo de servicio se debe adquirir mediante la tramitación de una orden de compra, orden de servicio o contrato. Cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de una orden de servicio aplicarán las disposiciones de este Reglamento y cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de un contrato aplicarán las disposiciones de los procedimientos que apliquen a dicha materia. 6.58 Solicitud de Impugnación Petición por escrito ante la Junta de Revisión de Subastas Formales para que se revise la adjudicación, emitida por el Secretario o su Representante Autorizado. 6.59 Solicitud de Propuestas Selladas Proceso que normalmente es de una subasta, pero que debido a circunstancias excepcionales, el Secretario o su Representante Autorizado entiende que es más seguro, ya que no permite discusiones y negociaciones sobre propuestas recibidas antes de hacer la adjudicación. 6.60 Solicitud de Revisión Moción o escrito radicado ante el Secretario o su Representante Autorizado en casos de compras de subastas formales, compras mediante procesos extraordinarios y asuntos relacionados con el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales. 9 6.61 Subastas Públicas Medio que se utiliza en el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico para adquirir bienes o servicios no profesionales, mediante el cual se solicita al mayor número de licitadores, que reúnan los requisitos establecidos en este Reglamento, que ofrezcan precios y términos conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas. De esta forma, se estimula la competencia comercial para que el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, pueda adquirir los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios y condiciones. 6.62 Suplidor Registrado Todo aquel suplidor que esté registrado en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.63 Suplidor Exclusivo Representante autorizado de una marca en Puerto Rico o el Caribe. 6.64 Única Fuente de Abasto La existencia de un sólo suplidor en el momento de la necesidad. 6.65 Único Licitador Disponible Única persona natural o jurídica que está dispuesta a servir el bien o servicio no profesional que se le solicita, en el momento que se necesita y bajo las condiciones que se le solicita. 6.66 Utilidad Medida de satisfacción que se obtiene al adquirir un bien o servicio en respuesta a sus necesidades.