Citaciones y su Diligenciamiento

8.1. Citaciones Las citaciones por escrito se harán mediante el formulario oficial aprobado por la Oficina y se dirigirán a los testigos. En ésta, se les indicará el día y la hora en que deberán comparecer; la dirección física y los números de los teléfonos del lugar donde se efectuará la entrevista o la declaración jurada; el nombre y el puesto del funcionario que expida la citación; y la fecha en que se expidió la misma. Cuando el testigo pudiera considerarse sospechoso de la comisión de un delito, se le advertirá de su derecho a comparecer asistido por un abogado. Además, se podrá incluir en la citación una solicitud para la entrega de documentos u objetos relacionados con la investigación. La citación debe ser completada en todas sus partes y firmada por el funcionario que la expide. Además, deberá tener el sello oficial de la Oficina, previo a su diligenciamiento. 8.2. Diligenciamiento Las citaciones se diligenciarán con no menos de cinco (5) días laborables con anterioridad a la fecha de la comparecencia o del requerimiento de producción de la prueba. Este término se podrá reducir sujeto a la anuencia de los testigos. En el caso en que se emita una citación por escrito en un término menor de cinco (5) días, la misma se diligenciará personalmente al testigo. Además, la persona que diligencie dicha citación solicitará al testigo que firme el formulario dispuesto por la Oficina para tal situación. Las citaciones podrán 36-00-09 ser diligenciadas mediante entrega personal o por correo certificado con acuse de recibo. De ser imposible el diligenciamiento mediante uno de estos métodos, la citación se hará por edicto. 8.3. Tipos de Diligenciamiento 8.3.1. Diligenciamiento por Entrega Personal 1) Como regla general, las citaciones se diligenciarán por la compañía contratada por la Oficina para tales propósitos. No obstante, podrán ser diligenciadas por los auditores u otro personal de la Oficina en aquellas situaciones que así lo ameriten. Sin embargo, estarán excluidos los auditores que formen parte de la auditoría en la cual se desea tomar la entrevista o la declaración jurada. El funcionario de la Oficina que expida la citación o el funcionario ante quien deba comparecer el testigo no podrá diligenciar la citación. 2) La persona que diligencie la citación firmará el original y la copia de la misma, y entregará copia al testigo o a un agente autorizado por éste o a una persona con autoridad aparente para recibirla. En el caso de las personas jurídicas, la entrega se hará al agente residente o a una persona con autoridad aparente. La persona que diligencie la citación solicitará a quien la reciba que firme el original de ésta en el espacio correspondiente como evidencia fehaciente de haberla recibido. 3) El perfeccionamiento del diligenciamiento no se afectará si la persona se niega a firmar la citación como recibo de su entrega. En estos casos, la persona que diligencie la misma hará constar, bajo juramento, en el original de la citación lo siguiente: que entregó copia de ésta, a quién la entregó y las razones por las cuales no aparece la firma de la persona a quién la entregó. 36-00-010 4) La persona que diligencie la citación entregará el original al funcionario que la emitió para su archivo en el expediente de la investigación. 8.3.2. Diligenciamiento por Correo Certificado con Acuse de Recibo 1) Cuando el diligenciamiento sea mediante correo certificado con acuse de recibo, se enviará copia de la citación y se conservará el acuse de recibo como evidencia fehaciente de que se envió. 2) La citación original se mantendrá en el expediente de la investigación correspondiente. 8.3.3. Diligenciamiento por Edicto 1) Podrá citarse por edicto a: a) personas que estuvieren fuera de Puerto Rico b) personas que aunque se encuentren en la jurisdicción del Estado Libre Asociado de Puerto Rico no puedan ser localizadas después de realizadas las diligencias pertinentes o se ocultaren para no ser citadas c) representantes autorizados de corporaciones extranjeras sin agentes residentes. 2) Las circunstancias que justifiquen la citación por edicto se harán constar mediante declaración jurada por la persona que emitió la misma. 3) No se requerirá un diligenciamiento negativo⁴ como condición para que la citación se haga por edicto. 4) La publicación del edicto se hará una sola vez en un periódico de circulación diaria general en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 4 Se considerará un diligenciamiento negativo cuando la persona no pueda ser localizada en la jurisdicción del Estado Libre Asociado de Puerto Rico después de realizadas las diligencias pertinentes o se ocultase para no ser citada. 36-00-011