CRITERIOS REGENTES EN TODA ADQUISICIÓN

Toda adquisición será realizada sujeto a las disposiciones de este Reglamento y a las normas y procedimientos consignados en el mismo, procurando, a la vez, garantizar la pureza de todo procedimiento relacionado directa o indirectamente con el mismo, con el fin de proteger el interés público y el de los licitadores. Asimismo, siempre se actuará conforme a los siguientes criterios: 1. Todo funcionario o empleado del Departamento y sus Componentes al cual se le deleguen los poderes y facultades establecidos en este Reglamento, actuará en todo momento acorde con las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental y los principios fundamentales de sana administración pública. Cónsono con esta premisa, ningún funcionario o empleado cuyo cargo requiera tomar parte en un procedimiento de adquisición o su unidad familiar, podrá tener relación alguna con cualquier persona natural o jurídica que provea o procure proveer equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes o servicios no personales al Departamento. Tampoco podrá incurrir en conducta de las prohibidas en la Ley de Ética Gubernamental, tales como, 8 aceptar regalías, prestar dinero 0 tomar dinero prestado de personas naturales o jurídicas que provean o procuren proveer equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes o servicios no personales al Departamento y sus Componentes. 2. Todo funcionario o empleado del Departamento y sus Componentes al cual se le deleguen los poderes y facultades establecidos en este Reglamento, procurará que todo procedimiento de adquisición se tramite sin dilación injustificada y al menor costo posible, utilizando los criterios establecidos en este Reglamento para determinar la necesidad, utilidad y eficiencia de los bienes o servicios a ser adquiridos, a los fines de garantizar la pronta y eficaz realización de las actividades, programas y proyectos del Departamento y de la prestación de los servicios que está obligado a brindar. 3. Solamente se aprobará la adquisición de equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para la cual han de adquirirse. 4. Salvo que de otra forma se disponga en la reglamentación federal aplicable, el Departamento y sus Componentes estarán sujetos a las disposiciones de la Ley Número 42 del 5 de agosto de 1989 y la Ley Número 109 del 12 de julio de 1985, según enmendadas, relativas a la utilización de materiales de construcción fabricados en Puerto Rico en las obras sufragadas con fondos públicos. 5. La responsabilidad de los trámites de la adquisición corresponderá a la Secretaría de Administración en que se deleguen los procesos de compra. 6. Las solicitudes o requisiciones serán preparadas y presentadas con suficiente antelación, de manera que no conflijan con el tiempo que toma la publicación, estudio, adjudicación y entrega de los productos o servicios no personales. Toda solicitud o requisición encaminada a 9 una adquisición incluirá especificaciones detalladas y amplias que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Indicará el propósito y uso específico para el cual se utilizan 0 utilizarán los artículos solicitados, y consignará cualquier otra característica especial que asista en la determinación de la razonabilidad de las especificaciones y condiciones establecidas en cada solicitud o requisición y posteriormente, realizará una evaluación de las ofertas recibidas. Siempre que no se puedan incluir las especificaciones y detalles descritos en el párrafo anterior en la solicitud o requisición, acompañará la misma un escrito en el que se detallen minuciosamente las razones por las cuales es imposible cumplir con estos requisitos. 7. Las solicitudes o requisiciones de compra estén completas en todas sus partes, entre estas, que tengan la aprobación de la disponibilidad de fondos por parte de la División de Finanzas Estatales; que estén debidamente autorizadas por el Director de la División o la oficina peticionaria correspondiente, o por su representante autorizado y que incluya cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compra. 8. No se adquieran artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales ni se realicen obras, sin que se haya formalizado el contrato o se haya expedido una orden de compra según corresponda. 9. No se efectuará ninguna operación en la cual haya fraccionamiento de las compras con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme al monto envuelto. Las necesidades se agruparán de tal forma que las operaciones puedan efectuarse de la manera más económica y conveniente al interés público, en armonía con este Reglamento y los estatutos aplicables. 10 10. El Departamento podrá utilizar los servicios que ofrece la Administración de Servicios Generales (A.S.G.) y el registro único de licitadores establecido en virtud de la Ley número 85 del 18 de junio de 2002, según enmendada, para la calificación de Licitadores por parte de la Administración de Servicios Generales siempre que el Departamento lo determine conveniente, económico o ventajoso.