CONVOCATORIA

La División de Compras adscrita a la Secretaría de Administración en coordinación con la Secretaría de la Junta de Subastas, será responsable de tramitar la convocatoria conforme al siguiente procedimiento: A. Cómo se tramitan las Compras 1. Procedimiento La adquisición se realizará mediante uno de los siguientes procedimientos de acuerdo a la cuantía de la misma. Conforme se establece en la descripción de los métodos: a. Subasta formal b. Subasta Informal C. Mercado Abierto d. Compras directas contra contratos ASG (Subastas Internas) 12 2. Informe La División de Compras, cuando tenga los pliegos listos, le comunicará por escrito, facsímile o correo electrónico, según urgencia, a la Secretaria de la Junta de Subastas la siguiente información: a. Número de Subasta o Solicitud de Propuesta b. Asunto de la Subasta o Solicitud de Propuesta C. Prioridad para la adjudicación d. Fecha de convocatoria e. Fecha de entrega f. Fecha y hora de apertura g. Fecha necesaria de la adquisición o servicios B. Modo de Convocar La convocatoria se realizará mediante publicación en periódico o por invitación cuando se utilice el Registro de Licitadores. En general todo tipo de convocatoria cumplirá con lo siguiente: 1. La convocatoria se realizará bajo la firma del Secretario del Departamento. 2. Se proveerá un término razonable para el estudio de los pliegos, el cual deberá ser no menor de cinco (5) días, desde que se recibe la invitación a subasta o solicitud de propuesta y la fecha límite para entregar las ofertas. En aquellos casos donde el Departamento delegue los procesos de compra, entienda que hay necesidad de adquirir el artículo(s) o servicios(s) en corto plazo por la necesidad de la agencia o cualquier estado de emergencia donde el Departamento deba prestar sus servicios, se podrá conceder para el estudio del pliego no menos de veinticuatro (24) horas. 3. La convocatoria constará de lo siguiente: a. Fecha en que se hace la convocatoria b. Número de la subasta o solicitud de propuesta C. Propósito de la subasta o solicitud de propuesta 13 4. En la subastas de construcción: a. Nombre del proyecto b. Ubicación del proyecto C. Descripción del proyecto d. Estimado de costo del proyecto 5. En las subastas de construcción y solicitud de propuestas: a. Plazo dentro del cual la obra deberá ejecutarse o el servicio a prestarse. b. Condiciones o requisitos que tienen que reunir los licitadores en las subastas o solicitudes de propuesta convocadas por periódicos, o cuando no sea viable ni económico para el Departamento o sus Componentes enviar el pliego por correo. C. Instrucciones especificas de dónde localizar o cómo procurarse los pliegos incluyendo, dirección física lugar especifico donde se entregarán los pliegos y teléfono. d. Fecha y hora del último día para recoger los pliegos. Fecha de conferencia presubasta, si aplica. e. Fecha y hora límite para el licitador presentar su oferta. f. Fecha y hora de apertura de la subasta o entrega de solicitud de propuestas, según sea el caso. g. Gastos, si algunos que se han de satisfacer. h. Advertencia a los efectos de que el Departamento delegue los procesos de compra se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las proposiciones o licitadores y adjudicar las mismas bajo las condiciones más favorables para la administración. En las subastas o solicitud de propuestas convocadas por invitación se incluirá todo el pliego, así como la convocatoria, la cual contendrá la información aquí señalada y cuando ello no resulte oneroso para el 14 Departamento de la Vivienda en cuyo caso se entregarán personalmente en el Departamento o según sea el caso. C. Convocatoria por Periódicos La convocatoria se efectuará por periódico cuando no haya registro disponible; cuando los intereses del Departamento estén mejor protegidos o cuando lo requiera una ley especial federal o estatal. Esta se efectuará como se dispone a continuación: a. Publicación La convocatoria se realizará publicando un aviso en periódico de circulación general, por lo menos una vez. D. Convocatoria por Invitación La convocatoria por invitación se podrá hacer de una de las siguientes Formas: a. Entregando los pliegos a la mano de los suplidores b. Enviando el pliego completo por correo C. Vía Correo Electrónico (E-mail) d. Vía facsímile ARTÍCULO XI PLIEGO A. Contenido El pliego contendrá cuatro (4) asuntos: la convocatoria, las instrucciones, las especificaciones y las condiciones. B. Instrucciones Las instrucciones serán las guías que le indicarán a los licitadores como preparar sus ofertas. Éstas serán similares para todos los licitadores y podrán incluir lo siguiente: 1. Cómo efectuar las ofertas. 2. Requisitos que deben reunir los licitadores. 3. Instrucciones Especiales las cuales serán advertencias que se realizarán a los licitadores, señalándose cambios, sugerencias, errores u otros asuntos que la Junta de Subastas entienda 15 necesario señalar a los lícitadores o que se entiendan apropiados para facilitar la evaluación y deberán ser restrictivas. C. Especificaciones Las especificaciones describirán adecuadamente el bien, objeto o servicio. Deberán ser claras, precisas, completas y no deberán ser restrictivas. D. Condiciones Las condiciones tendrán que estar basadas en las normas que regulan adquisición en el Departamento. Los pliegos podrán contener tres (3) tipos de condiciones: las Generales, las Especiales y las Particulares. 1. Condiciones Generales Las condiciones generales son aquellas basadas en las normas sobre adquisición o disposición, y podrán tratar sobre los siguientes asuntos: a. Garantías de Licitación (BID Bond) b. Fianza de Ejecución (Performance Bond) C. Fianza de Pago (Payment Bond) d. Marcas (Trademarks) e. Modelo f. Muestras g. Certificado h. Calidad de Envases i. Contenido y Peso j. Fecha de Entrega k. Almacenaje I. Cualquier otra condición que sea necesaria m. Otros asuntos contenidos en el Reglamento de Compras de Bienes y Servicios No personales del Departamento y otros que sean pertinentes. 16 n. Cualquier otro requisito que el Secretario del Departamento de la Vivienda estime necesario para salvaguardar los mejores intereses del Departamento. 2. Condiciones Especiales Las condiciones especiales serán aquellas que se establezcan dependiendo del bien, la obra o el servicio que se adquiera y que a base de la experiencia evaluando, adjudicando o administrando contratos, se concluya que en determinadas circunstancias se deben adoptar. 3. Condiciones Particulares Las condiciones particulares variarán en cada partida dependiendo de las necesidades específicas del Departamento según sea el caso.