PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

A. Entrega de licitaciones o propuestas 1. Las ofertas selladas de los licitadores serán entregadas personalmente en la División de Compras o en el lugar que se especifique en la convocatoria. 2. Los sobres de las ofertas radicadas con el sello de la División de Compras, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda oferta presentada será custodiada por la División de Compras hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos. No se aceptará cambio alguno, una vez estos hayan sido radicados y aceptados. B. Formas de Hacer la Oferta Los licitadores podrán hacer ofertas únicamente conforme a lo expresado en el pliego de subasta o solicitud de propuesta. 17 C. Correcciones Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. D. Retiro de las Ofertas El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, realizada antes de la apertura de pliegos. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier pliego, estará condicionado a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que pueda sostenerse como oferta irrazonable. El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que emita, se considerara que ha incumplido el contrato y se le podrá aplicar las sanciones que el Secretario del Departamento estime pertinente, en armonía con las disposiciones de este Reglamento. E. Mercado Abierto Se autoriza a la División de Compras adscrita a la Secretaría de Administración del Departamento en que se deleguen los procesos de compra, adquirir equipo, maquinaria, suministros, bienes y servicios no personales hasta la cantidad de cuatro mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($4,999.99) a través de un procedimiento de solicitud de cotizaciones por teléfonos, correo electrónico, facsímile, personalmente o cualquier otro método que se utilice comúnmente en el mercado. En este caso deberán procurar por lo menos tres (3) cotizaciones y que participen el mayor número posible de licitadores. Las cotizaciones correspondientes u oferta recibidas serán consignadas resumidas por escrito e incluidas en el Registro de Cotizaciones correspondiente. 18 F. Subasta Informal Se Autoriza a la División de Compras adscrita a la Secretaría de Administración del Departamento en que se deleguen los procesos de compra adquirir equipo, maquinarias, materiales, suministros, bienes y servicio no personales, cuyo costo sea mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) y no exceda de veinte y cinco mil dólares ($25,000.00), y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico, cuyo costo no exceda de cien mil dólares ($100,000.00) mediante el procedimiento de subasta informal. Bajo este procedimiento, se obtendrán por lo menos tres (3) cotizaciones por escrito, incluyendo aquellas tramitadas vía facsímile, y se procurará que participe el mayor número posible de licitadores, sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el artículo o servicio solicitado. Las compras se otorgarán al licitador que ofreció en la cotización el precio mas bajo y en cumplimiento con todos los requerimientos y necesidades del Departamento. En los casos apropiados, cuando los factores de la fecha de entrega y la calidad sean necesarios y formen parte de la licitación, la compra se otorgará al postor que ofreció la cotización de mayor ventaja y beneficio para el Departamento, tomando en consideración, entre otras cosas, el precio, la fecha de entrega y la calidad del artículo o servicio. La adjudicación de subastas informales requerirá la aprobación del Director de Compras, funcionario o empleado en quien este delegue, previo a la emisión de la Orden de Compra por el Delegado Comprador o Subdelegado Comprador. G. Subasta Formal Toda adquisición de equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales, cuyo costo sea mayor de veinticinco mil dólares ($25,000.00) y servicios de construcción o modernización, adquisición de vehículos de motor, computadoras u otro equipo electrónico, cuyo costo 19 sea mayor de cien mil dólares ($100,000.00), se realizará a través de un procedimiento de subasta formal. El Secretario, funcionario o empleado en quien éste delegue coordinará con la Junta de Subastas, quien adjudicará la compra al mejor postor. H. Adquisiciones Bajo Circunstancias Especiales 1. Adquisiciones de Emergencia En adquisiciones de emergencia se podrán obviar las condiciones o requisitos descritos en el Artículo IX, siempre que la división o unidad que solicita el equipo, maquinaria, materiales, suministros, bienes y servicios no personales justifique por escrito y a manera de informe explicativo la causa de la emergencia y la necesidad imperiosa de adquirir lo solicitado. El Departamento podrá realizar compras directas contra los contratos formalizados por A.S.G. vigentes siempre que resulten ventajosos para el Departamento. Así mismo, se deberá especificar la fecha en que se deben recibir los suministros, las características o cualidades necesarias y consignar que dicha solicitud o requisición cumple con las disposiciones de emergencia que rigen al Departamento y sus Componentes. Estas adquisiciones de emergencia requerirán la aprobación previa del Secretario, o el funcionario 0 empleado en quien éste delegue dicha función. Cuando se trate de una situación de emergencia extrema o de una emergencia suscitada en horas no laborables, que afecte o pueda afectar en forma adversa los servicios que presta el Departamento y sus agencias adscritas, la seguridad o la propiedad pública, se procederá adquirir sin tener que cumplir con lo dispuesto anteriormente. Posteriormente, el funcionario 0 empleado facultado para realizar dicha adquisición someterá por escrito 20 un informe en el cual detallará toda la información requerida en el párrafo anterior para las adquisiciones de emergencia. 2. Adquisiciones a Única Fuente de Abasto o Suplidor Sugerido Cuando sólo exista una fuente de abasto de lo que se solicita, la adquisición podrá hacerse directamente a la firma que representa o distribuya el producto o servicio con carácter de exclusividad, indicándose en el expediente correspondiente la razón de la acción tomada y una certificación donde el suplidor y el funcionario que evaluó la oferta indique que es la única fuente de abasto disponible. 3. Adquisiciones Bajo Contratación con la Administración de Servicios Generales Las adquisiciones realizadas basadas en los precios estipulados en contratos suscritos por el Departamento que se deleguen los procesos de compra con el Área de Compras y Suministros de la Administración de Servicios Generales estarán exentas de la aplicación de las disposiciones de este Reglamento. 4. Otras Adquisiciones Las adquisiciones caracterizadas por los siguientes supuestos se realizarán siguiendo el procedimiento establecido para las compras de emergencia en el inciso (A) anterior: a. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por estatuto, reglamentación o autoridad gubernamental. b. Cuando lo que se pretende adquirir sea de naturaleza especializada, por no existir opción razonable alguna o se requiera comprar cierto tipo de marca en particular, por el buen servicio probado que otras unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en 21 mantener uniformidad en unidades múltiples o superiores, el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual deberá justificarse por escrito en la requisición; C. Cuando la adquisición tenga que realizarse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local que puedan suplir lo deseado o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. Para poder llevar a cabo este tipo de adquisición mediante el procedimiento aquí establecido deberá justificarse mediante certificación del funcionario autorizado. d. Cuando la adquisición se realice con el Gobierno de los Estados Unidos o un organismo del Gobierno de Puerto Rico.