Obligaciones de las Cooperativas de Ahorro y Crédito respecto al

manejo de sus libros de contabilidad A. B. C. 1. i. ii. 2 iii. Inversiones Representan la titularidad de un interés propietario en valores, acciones 0 derechos. Las cooperativas podrán invertir en los siguientes instrumentos: bonos y valores del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y sus agencias, del gobierno de Estados Unidos de América, los estados de Estados Unidos, agencias, corporaciones, instrumentalidades, autoridades y subdivisiones políticas, acciones comunes y obligaciones emitidas por la Asociación Federal Nacional Hipotecaria, la Corporación de Préstamos Hipotecarios para la Vivienda, la Asociación Gubernamental Nacional de Hipotecas, la Asociación Nacional de Mercadeo de Préstamos a Estudiantes 0 por el Banco Agricola Federal, el Banco Federal de crédito Intermedio y el Banco de Cooperativas, organizados y autorizados para hacer negocios en Puerto Rico de conformidad con las Leyes del Congreso de los Estados Unidos de América. Las cooperativas podrán invertir también en depósitos en otras cooperativas aseguradas, en el Banco Cooperativo de Puerto Rico, y en los bancos comerciales autorizados a hacer negocios en Puerto Rico, que presenten una situación financiera sólida, según dicho término está definido en el Reglamento Núm. 7051, promulgado al amparo de la Ley Núm. 255 de 28 de octubre de 2002, según enmendado 0 cualquier otro reglamento que le sustituya, y cuyos depósitos estén asegurados, en otras entidades financieras aseguradas dentro de la jurisdicción de los Estados Unidos de acuerdo con las leyes aplicables y en cualquier otro instrumento autorizado por ley 0 reglamento. Inversiones en valores de deuda 0 equidad generalmente se registran al valor en el mercado. Se clasifican bajo las siguientes categorías: a. Inversiones mantenidas hasta el vencimiento ("held to maturity"). Son aquellos valores para los cuales la cooperativa tiene la intención y capacidad de retenerlos hasta su vencimiento. Se registran a su costo amortizado. b. Inversiones negociables ("trading"). Son valores comprados y retenidos para la venta en un futuro cercano para generar ingresos por las diferencias en precio. Se registran a su justo valor en el mercado diariamente. Por la naturaleza de las operaciones de las cooperativas, éstas están inhibidas de invertir en inversiones negociables. C. Inversiones disponibles para la venta ("available for sale"). Son aquellos valores no clasificados bajo las categorías anteriores. Se 3 registran a su justo valor en la sección de activos y cualquier ganancia 0 pérdida no realizada se registra en la sección de capital. iv. V. vi. vii. Propiedad y equipo.- Son activos de naturaleza duradera utilizados en las operaciones regulares del negocio. En esta categoría se incluyen: terreno, mejoras al terreno, edificio, mejoras al edificio 0 mejoras a la propiedad arrendada que agreguen valor 0 aumenten la vida útil del activo, maquinaria, vehículos, muebles y enseres y otros. Con excepción del terreno, los demás activos en esta categoría se deprecian. La depreciación atribuible a dichos activos se define como el proceso contable a través del cual se distribuye el costo de los activos tangibles al gasto de una manera sistemática y racional por aquellos períodos que se beneficien del uso del activo. El método de depreciación que deberá utilizar la cooperativa será el de línea recta el cual considera la depreciación como una función del tiempo más que una función del uso del activo. Bajo este método el cómputo se determinará dividiendo el costo del activo menos su valor residual, si alguno, entre el estimado de vida útil del activo. La depreciación se debe registrar en cada período de contabilidad a través de cargos a la cuenta de gastos y créditos a la cuenta de depreciación acumulada bajo el método de depreciación unitaria. Bajo este método se debe conservar el detalle de cada uno de los activos sujetos a depreciación. Se aplicarán las siguientes normas para la determinación de la vida útil del activo a ser depreciado: Activo Vida útil Muebles de oficina y enseres Hasta 10 años Computadoras (Sistema de Información y Hasta 5 años comunicaciones) Computador 0 servidor central Hasta 8 años Equipo bancario Hasta 10 años Bóvedas Hasta 50 años 4 Vehículos Hasta 5 años Maquinaria y equipo de oficina Hasta 8 años Edificios Hasta 50 años Mejoras al terreno (verja, pavimentación, etc.) Hasta 15 años Mejoras a las estructuras 0 edificio Por el remanente de la vida Estructurales (agregan valor 0 útil del activo, a menos que aumentan la vida útil del activo) extienda sustancialmente la vida original del edificio, en cuyo caso, puede extenderse hasta el máximo permitido. Cargadas a gasto 0 depreciadas hasta un máximo Remodelaciones, Reparaciones 0 de 10 años, dependiendo del Mantenimiento tipo de trabajo. Mejoras a la propiedad Vida útil de la arrendada propiedad 0 del arrendamiento lo que sea menor. Programas de computadoras Hasta 5 años Costo de Adquisición Diferido Hasta 40 años. Las cooperativas que al momento de la efectividad de este Reglamento estén depreciando el edificio con otro término de tiempo diferente al aquí dispuesto, podrán continuar utilizando el mismo. Las cooperativas que, comiencen a depreciar, los edificios luego de la efectividad de este Reglamento, tendrán que utilizar el término dispuesto. Aquellas cooperativas que entiendan que alguna de las normas aquí contenidas no se atempera a la realidad operacional de su institución podrán solicitar una determinación administrativa a los efectos de utilizar un término distinto al aquí provisto. En tal caso, la cooperativa deberá sustentar su solicitud y la Corporación evaluará cada petición según corresponda, considerando que la Ley dispone que será siguiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados. viii. Activos intangibles.- Son activos que carecen de sustancia física. En esta categoría se incluyen las patentes, derechos de autor, franquicias, plusvalia, derecho de marca, marcas registradas, procesos secretos y costos de organización. Estos activos se amortizarán conforme dispongan los principios generalmente aceptados de contabilidad 5 (GAAP). En el caso de costo de adquisición diferido se utilizará el periodo descrito previamente. ix. 2. 3. Participación de los Socios.- Representa el capital de la cooperativa el cual consistirá de la suma del capital social, capital indivisible, sobrantes, obligaciones de capital y otras reservas. i. capital social representa la suma de todas las acciones adquiridas por los socios de la cooperativa y aquellas otras acciones dispuestas por ley ii. capital indivisible- representa los recursos con que cuenta una cooperativa para absorber pérdidas operacionales extraordinarias que resulten de un proceso de liquidación, fusión 0 consolidación 0 para absorber otras pérdidas extraordinarias de las cooperativas autorizadas por COSSEC. iii. iv. D. Cuentas del Mayor General Toda cooperativa deberá reflejar en sus libros de contabilidad las cuentas que mejor reflejen la naturaleza y composición de sus operaciones y actividades. La agrupación de las cuentas corresponde a una secuencia numérica que puede ser extendida conforme a las necesidades de cada cooperativa. La secuencia a establecer por agrupación de cuentas puede ser como el ejemplo a continuación. 1. Cuentas de Activos (Serie 100xx) 2. Cuentas de Pasivos (Serie 200xx) 3. Cuentas de Capital (Serie 300xx) 4. Cuentas de Ingresos Operacionales (Serie 400xx) 5. Cuentas de Gastos Operacionales y Administrativos (Series 500xx y 600xx) 6. Cuentas de Ganancias (Pérdidas) No-Operacionales (Serie 700xx) 6 E. F. 1. 2. i. ii. iii. 3. Cargos contra la reserva La Junta de Directores de la cooperativa autorizará los cargos contra la reserva para aquellos préstamos que determine son incobrables luego que la gerencia de la cooperativa le muestre un informe de los préstamos considerados incobrables. Un préstamo se considerará incobrable si tuviere un año 0 más de atraso en sus pagos y no hubiese movimiento alguno en dicho año, a menos que estuviese garantizado y en trámite de cobro por la vía legal. Un préstamo incobrable debe ser medido a base del balance del principal al momento de llevarse a la provisión de la reserva. La cooperativa deberá mantener un auxiliar de los préstamos que se han cargado contra la reserva, el cual estará en todo momento reconciliado con una cuenta control dentro del Mayor General que mantendrá la cooperativa. Los recobros de préstamos cargados contra la reserva deberán deducirse del balance de la cuenta control y acreditarse a la cuenta de reserva para préstamos incobrables. G. Reserva de Valoraciones 7 1. ... 2. ... H. ... 1. ... 2. ... i. ii. iii. iv. V. Registro de cheques recibidos. Incluirá un listado diario de todos los cheques que se reciban en el cual se refleje el nombre del socio 0 cliente, fecha, cantidad y tipo de transacción. vi. Registro de cargos contra activos. Incluirá un registro permanente de todos los cargos y recobros. Todos los cargos contra los activos que excedan de tres mil dólares ($3,000.00) deberán ser notificados a la Junta de Directores de la cooperativa, aunque no requieren su previa aprobación. Todos los préstamos a ser cargados contra la provisión para préstamos incobrables deberán ser aprobados por la Junta de Directores y las aprobaciones ser registradas en un libro de minutas. vii. viii. ... ix. ... X. 8 xi. xii. xiii. xiv. I. Informes Financieros 1. Informes Internos AI principio de cada mes toda cooperativa deberá preparar los estados financieros que reflejen las operaciones y posición financiera de la cooperativa para el mes anterior. Dichos estados financieros deberán de consistir de los siguientes informes: estado de situación financiera, estado de ingresos y gastos y todos aquellos otros informes que requiera la Junta de Directores. La cooperativa deberá preparar un análisis de movimiento de efectivo mensualmente. Los informes deberán ser preparados conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptados, excepto que por disposición expresa de ley 0 reglamento se disponga otra cosa. 2.