Reglamento de Compras.

TRÁMITE PARA LAS COMPRAS A. Unidad Peticionaria 1. Preparará la "Requisición de Compras" indicando unidad de trabajo, número de la requisición, fecha y una descripción detallada de los artículos o servicios a solicitarse. Dicha información debe ser clara, completa, descriptiva del producto objeto de compra y, en los casos apropiados, contener detalles tales como: vatios, tamaño, caballos de fuerza, material del producto, aditamentos especiales, color, peso, fecha de entrega, etc. Si el producto objeto de compra es técnicamente complejo debe acompañarse, de ser posible, dibujos, planos, impresos, designaciones comerciales tales como: modelos, normas industriales, impresos del vendedor del producto describiendo el mismo con sus especificaciones si algunas, y otras referencias descriptivas que permitan el trámite de la compra sin dilación alguna y conforme a las necesidades del servicio. Además, se deberá indicar el propósito y uso específico de los artículos solicitados. En caso de compras de emergencia según definido en este Reglamento, preparará la requisición con las firmas, facturas, conduces y/o recibos correspondientes y las entregará no más tarde de tres (3) 4 días laborables en la División de Compras, de manera tal que ésta pueda preparar la orden de compra. B. Director Ejecutivo o el representante autorizado por éste 1. Evaluará las requisiciones de compra de las unidades peticionarias bajo su área programática, y aprobará o denegará las mismas conforme a los recursos disponibles, prioridades y necesidades del servicio. 2. Será responsable de que la unidad peticionaria prepare la requisición de compras con toda la información necesaria para su disposición final en la División de Compras. 3. Referirá a la División de Compras exclusivamente aquellas requisiciones para las cuales haya fondos autorizados y disponibles. C. División de Compras 1. Evaluará la requisición de compra para determinar si tiene toda la información necesaria para iniciar el proceso de compras. 2. Cuantificará el monto de la requisición para verificar con la Oficina de Presupuesto y Finanzas si existen fondos. 3. De no haber fondos disponibles, o la requisición no proveer la información necesaria para iniciar el proceso de compras, la devolverá al funcionario que aprobó la requisición, sea el Director Ejecutivo o a su representante autorizado en la oficina peticionaria, para su corrección y nuevo trámite. 4. Mantendrá récords confiables de las requisiciones, órdenes de compras, el balance disponible en cada uno de los objetos de gastos autorizados, documentos de compra tramitados para pago y de las compras mediante subastas por invitación. 5. Una vez la División de Compras reciba una requisición, tendrá un término máximo de dos (2) días laborables para enviar a los distintos suplidores la solicitud a los efectos, de que éstos envíen las cotizaciones correspondientes. 5 6. Una vez se soliciten las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, y de acuerdo a las normas establecidas en este Reglamento, la División de Compras seleccionará la mejor oferta y preparará la respectiva orden de compra. La División de Compras tendrá un término máximo de cinco (5) días laborables para seleccionar la oferta. Dicho término comenzará a decursar a partir de la fecha en que envió la solicitud de cotización a los distintos suplidores. 7. Si dentro de dicho término, la División de Compras no contara con ninguna cotización de parte de los licitadores, dará seguimiento a las ya enviadas y evaluará si procede solicitar a otros licitadores, cotizaciones adicionales, en un término que no excederá de tres (3) días laborables. 8. Si la División de Compras no recibiese el mínimo de cotizaciones requeridas dentro de los términos establecidos procederá a seleccionar a un suplidor de entre aquellas cotizaciones que haya recibido y preparará un memorando justificando tal acción. Deberá incluir como parte de dicho memorando, toda la información pertinente a la solicitud de cotización, fecha en que se envió, fecha en que se dio seguimiento, personas contactadas y una certificación a los efectos de que no se recibieron las cotizaciones necesarias conforme al monto de la compra dentro de los términos establecidos. 9. En aquellos casos excepcionales, en que por motivos ajenos a la División de Compras no se pueda cumplir con los términos establecidos, el Gerente de Servicios Administrativos asignado a la División de Compras deberá preparar un Memorando explicando los motivos para tal incumplimiento y anejar la evidencia que sustente los mismos. 10. Una vez hecha la Orden de Compra, la División de Compras la enviará al suplidor con requerimiento de que remita la factura a la Oficina de Presupuesto y Finanzas. 6 11. Una vez la División de Compras tenga todos los documentos necesarios para realizar el pago tales como: orden de compra, facturas (si le hubiesen sido remitidas a esta División), conduces, informe de recibo e inspección debidamente complementado por los receptores autorizados por la Compañía, y la evidencia del método de compra utilizado (mercado abierto, subasta por invitación o formal) los remitirá al Director de la Oficina de Presupuesto y Finanzas.