Tipos de Compras

6.1. Subastas Informales La Corporación establece los procedimientos referentes al proceso de compras mediante subastas informales que incluyen, pero no están limitados a, lo siguiente: 6.1.1. Compra Mediante Cotización Verbal 13 Las compras que involucren un importe total que no exceda de cinco mil ($5,000.00) dólares se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores y sólo es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios 0 se realicen las obras. Dicha cotización debe cumplir con los requisitos indicados en el Artículo 6.1.3. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor sujeto a que no existan 0 no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos 0 servicios no profesionales que se van a adquirir 0 para las obras que se van a realizar 0 que exista una necesidad apremiante del bien 0 servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres (3) cotizaciones debe indicarse por escrito las razones para ello. Se preparará un expediente con información por escrito de las cotizaciones verbales solicitadas indicando la fecha, el nombre del funcionario 0 empleado que solicita la cotización y el nombre y el número de teléfono 0 facsímil y el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. 6.1.2. Compra Mediante Cotización Escrita Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales 0 la realización de obras es mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) y hasta un máximo de cincuenta mil dólares ($50,000.00). Las compras que involucren un importe total estimado mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) hasta veinticinco mil dólares ($25,000.00) se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de tres (3) proveedores antes de que se entreguen los 14 bienes, se ofrezcan los servicios 0 se realicen las obras. Las compras que involucren un importe total estimado mayor de veinticinco mil dólares ($25,000.00) hasta cincuenta mil dólares ($50,000.00) se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de cinco (5) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios 0 se realicen las obras. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de existir alguna de las situaciones contempladas en el Artículo 6.1.1. para las compras mediante cotización verbal. 6.1.3 Requisitos de las Cotizaciones por Escrito para Subastas Informales Las cotizaciones por escrito pueden ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas a la mano, por correo regular, correo electrónico 0 facsímil. Deben ser firmadas¹ por el proveedor 0 su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la División de Finanzas requiera para el tipo de compra concernida. Se pueden considerar anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y ofertas publicadas por medio de la Internet como cotizaciones válidas. La documentación de las gestiones realizadas y cotizaciones obtenidas debe mantenerse por la Sección de Compras de la División de Finanzas en un Formulario de Cotizaciones, en el cual se especifica el nombre del proveedor, su número de teléfono, la descripción de los 1 Firma se entenderá cualquier tipo de firma, incluyendo, firma electrónica, digital 0 manuscrita que valide la propuesta presentada. 15 artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales, el precio cotizado y la determinación final. 6.2. Subastas Formales Procedimiento de compras que se utiliza cuando las compras involucren importes totales estimados en exceso de cincuenta mil dólares ($50,000.00) y en el cual participa la Junta de Subastas. Este proceso se lleva a cabo conforme se dispone en este Reglamento y requiere, entre otras cosas, invitaciones a subasta por el medio más conveniente, con el propósito de ofrecer la oportunidad de participar al mayor número de licitadores. Los licitadores deben ofrecer precios y términos que cumplan estrictamente con las especificaciones solicitadas y las condiciones especiales establecidas para cada subasta. 6.3. Compras sin Subasta No es necesario celebrar subastas formales 0 informales en los siguientes casos: i. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales a adquirirse estén contratados por el Área de Compras y Suministros de la ASG y la Corporación crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. ii. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley 0 por autoridad gubernamental. iii. Cuando la Corporación, luego de haber realizado las investigaciones pertinentes y documentado las mismas, entienda exista sólo una fuente de abastecimiento. 16 iv. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia debe constar por escrito en el expediente de compra. V. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional 0 servicios suplementarios para un equipo cuya reparación 0 servicio está bajo contrato. vi. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, 0 se desee comprar cierto tipo 0 marca en particular, por el buen servicio probado por la Corporación que unidades análogas hayan rendido 0 por la economía obtenida al mantener uniformidad en unidades múltiples, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. vii. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros 0 servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. viii. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos 0 a una agencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6.4. Negociación Directa con los Licitadores a. Se pueden concertar contratos mediante la negociación directa con los licitadores, si conviene al interés público, cuando ocurran cualesquiera de las siguientes situaciones luego de celebrada una subasta formal: 17 i. Los precios cotizados resulten demasiado altos 0 exceden los fondos disponibles para ese concepto. ii. No se recibió oferta alguna luego de haberse anunciado la subasta en dos (2) ocasiones. iii. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la Corporación. iv. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta. b. Cuando la Junta de Subastas determine negociar una compra directamente con los licitadores se debe considerar lo siguiente: i. La negociación se efectúa, hasta donde sea posible, ajustándose a las especificaciones, los términos y las condiciones establecidos en la subasta. ii. Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comienza la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no es la más conveniente al interés público, se indica en el expediente las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta a la base de la negociación, y se procede con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. iii. Cuando todas las ofertas recibidas en la negociación no sean beneficiosas al interés público 0 sean por importes mayores que los fondos disponibles para determinada compra se puede, a discreción de la Junta de Subastas, ofrecer una oportunidad adicional a todos los licitadores cuyas ofertas podrían ser aceptables, para que mediante comunicación escrita mejoren su oferta. Luego de analizar todas las ofertas, si 18 hay alguna que convenga al interés público puede aceptarse. Si ninguna oferta es conveniente se procede con la compra en mercado abierto. C. La negociación del contrato en una subasta donde se reciban ofertas no puede efectuarse antes de vencer el período que, para los efectos de impugnación, concede este Reglamento. d. La determinación de comprar mediante negociación directa la toma la Junta de Subastas, pero la negociación la lleva a cabo la Sección de Compras de la División de Finanzas mediante notificación escrita. e. La determinación de comprar mediante negociación directa no esta sujeta a ser apelada, revisada 0 impugnada. f. La determinación de comprar mediante negociación directa es de naturaleza discrecional de la Junta de Subastas, la cual tiene facultad para ordenar una nueva subasta en los casos que sea necesario. 6.5. "Trade-in" Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso, al momento de efectuar la compra, se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente 0 mediante desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un período específico. Solamente se pueden dar en "trade-in" aquellos bienes que hayan 19 sido declarados excedentes. Para declarar excedente un bien mueble se tendrá que cumplir con las políticas internas de la Corporación y con todas las Leyes y Reglamentos que pudieran aplicar en estos casos. 6.6. Arrendamiento En aquellos casos en que la Corporación considere la posibilidad de adquirir quipo de oficina 0 de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra 0 arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: i. El tipo de arrendamiento que determine realizar la Corporación debe justificarse por escrito expresando las razones para ello. ii. Se solicitan ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores. iii. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor 0 su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la División de Finanzas requiera para el tipo de compra concernida. iv. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímil. También se pueden recibir por la Internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. 20