Reglamento para el Cobro, Depósito, Control y Contabilidad de los Fondos Recaudados.

DISPOSICIONES GENERALES A. Cobros 1. Se proveerá de cajas de seguridad a todas las Secciones de Cobros y Embargos de acuerdo a las necesidades existentes. 2. En las Secciones de Recaudaciones, se le proveerá una (1) caja de seguridad a cada Recaudador incluyendo al Recaudador Gerencial. 3. No se guardará en las cajas de seguridad bajo ninguna circunstancia objetos personales tales como efectivo, valores u otras pertenencias. 5 4. Los Auxiliares Fiscales de la Sección de Cobros y Embargos, en sus gestiones de cobro, fuera de la oficina (field) sólo aceptarán cheques o giros expedidos a favor de la Corporación. 5. Los Auxiliares Fiscales de la Sección de Cobros y Embargos no aceptarán dinero en efectivo en sus gestiones de cobros (field). 6. Bajo ningún concepto los Recaudadores utilizarán los fondos en su poder para cambiar cheques. 7. Se aceptarán los siguientes modos de pago: a. Efectivo b. Cheque C. Giro d. Tarjeta de Débito (ATH) e. Tarjeta de Crédito (Visa y Master Card) f. Conversión de Cheque Electrónico (ACH) g. Pago por Internet (Wep Page) h. Transferencia Electrónica 8. La Corporación se reserva el derecho de aceptar cheques personales y corporativos. 9. Todo pago que exceda de la cantidad establecida por la regulación de la "National Automated Clearing House Association" tiene que ser efectuado mediante cheque JOHN certificado, transferencia electrónica o a través de la página de Internet de la Corporación. 10. Las cuantías máximas a ser aceptadas para pagos a través de los modos de pago tarjeta de crédito y para Garantía de Cheques será establecido por el (la) Administrador(a) mediante Orden Administrativa. 11. La cantidad de conversión de un cheque a (ACH) estará regulado por la "National Automated Clearing House Association", entidad que regula las transacciones (A.C.H). 12. Todo cheque presentado en ventanilla que sea por una cantidad establecida, según el (la) Administrador(a) será procesado a 6 través del servicio de Garantía de Cheque (P.O.S). De ser rechazado el cheque, será devuelto al cliente en ventanilla y se le ofrecerán otras alternativas de pago disponibles. 13. Los recibos emitidos a través de (POS) serán mantenidos por un periodo de hasta dos (2) años. Para las tarjetas de crédito y (ACH), los recibos tienen que estar firmados por el dueño de la cuenta o su representante autorizado. 14. En los casos de devoluciones "Refunds" a ser procesados a través del terminal (POS), cuando por error se procese un cobro por una cantidad mayor a la que correspondía, se autorizará un solo funcionario gerencial por dependencia a realizar estas funciones. 15. Cuando se reciba un valor devuelto por el banco, la División de Recaudaciones procederá con la cancelación del recibo de pago y el trámite correspondiente. 16. Todo valor recibido a través del correo federal tiene que ser registrado por el correo interno en el módulo de Recaudaciones. En aquellas situaciones donde el sistema no este disponible será registrado a través del formulario CFSE- 0172, Informe de Registros de Valores. 17. No se aceptarán cheques que requiera devolución de dinero en JHR efectivo, aunque estén expedidos a nombre de la Corporación. 18. Cuando el valor recibido sea en giro o cheque se verificará lo siguiente: a. Que este girado a nombre de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado. b. No se aceptarán cheques post datados. C. Que el importe en números y letras coincida. d. Que se indique el nombre y dirección del banco o institución que honrará el valor. e. Que esté firmado por el librador (Firmas Autorizadas). 7 f. Para conversión a cheque electrónico (ACH) y Garantía de Cheques tiene que cumplir con los siguientes requisitos: Nombre del Dueño de la Cuenta Bancaria Dirección Número de Teléfono Número de Licencia en casos de cheques personales ó negocio personal D/BA La información que falte se anotará en la parte superior izquierda del cheque. 19. Los valores recibidos (cheques y giros) tienen que ser endosados restrictivamente en la parte posterior. El endoso se efectuará utilizando la máquina de endoso o sello de goma según aplique. El endoso tiene que presentar la siguiente información: a. Nombre de la Corporación b. Número de Cuenta Bancaria C. Número de Recibo de Pago d. Número de la Región e. Número del Recaudador 20. Todos los cheques recibidos por ventanilla que sean convertidos a cheques electrónicos (ACH), serán devueltos al patrono o cliente al culminar la transacción de cobros. B. Recibos de Pagos 1. Todos los recibos de pagos presentarán la siguiente información: a Nombre del Patrono b. Número de Póliza o Factura C. Año Póliza Pagado d. Tipo de Cobro (póliza o factura) e. Fecha de Efectividad del Pago f. Cantidad Pagada g. Modo de Pago h. Número de Recibo 8 i. Fecha y hora de Recibo j. Nombre del Recaudador(a) k. Firma del Recaudador(a) I. Fuente de Recaudo (Ventanilla, Correo o Internet) m. Código de Aprobación "APPR CODE" 2. Se mantendrá un sistema alterno de libros de recibos de pagos manuales, los cuales serán utilizados por los recaudadores solamente, cuando el sistema mecanizado de recaudaciones no esté disponible 0 la situación lo requiera. 3. La distribución de los libros de recibos de pago, será controlado por la División de Recaudaciones, Oficina Central. 4. Los (las) Recaudadores(as) Gerenciales serán responsables de mantener un inventario adecuado de recibos manuales y se asegurarán que los (las) Recaudadores(as) tengan recibos manuales disponibles. 5. Los Recaudadores expedirán sus recibos de pago en estricto orden numérico. Además, procesarán diariamente el sistema mecanizado de recaudaciones todo recibo manual emitido durante el día. En caso de cobro en el campo (field), tendrán hasta el próximo día laborable para procesar el pago en el sistema mecanizado, 6. Cuando se cobra utilizando los libros de recibos de pago (manuales), la fecha de efectividad será igual a la fecha y hora en que se emitió inicialmente el recibo manual. 7. Los recibos de pago que resulten inservibles por errores tienen que ser identificados como "NULO". Este recibo tiene que ser anulado en el módulo de recaudaciones. El propósito es mantener el historial de estos recibos actualizados en el sistema mecanizado. 8. Cuando el pago sea realizado mediante transferencia electrónica, la efectividad será la que aparezca en el crédito de la institución bancaria de la Corporación. 9. Los (las) Recaudadores(as) expedirán un recibo por cada cobro efectuado. 9 C. Depósitos 1. Diariamente los Recaudadores(as) realizarán el proceso de cuadre en el sistema mecanizado, el Recaudador Gerencial verificará y aprobará el cuadre para depósito. 2. Las transacciones procesadas a través del POS y página de Internet de la Corporación serán depositadas en el banco de forma electrónica. 3. Los (las) Recaudadores(as) que realizan cobros en el campo (field), están obligados en un término no mayor de veinte y cuatro (24) horas laborables, para procesar y depositar todos los cobros efectuados. 4. Los Recaudadores prepararán sus hojas de depósito en triplicado la cual tiene que ser firmada por éstos e iniciados por su supervisor(a). 5. Las hojas de depósito a utilizarse deberán contener el código preimpreso que identifica la región. El (la) Recaudador(a) Gerencial tiene que mantener suficientes hojas de depósitos para cubrir sus necesidades. Solicitarán las mismas a la División de Recaudaciones, Oficina Central. 6. Las hojas de depósito incluirán lo siguiente: a. Fecha exacta del Depósito b. Número de Cuadre C. Número de Funda d. Nombre y Firma del Recaudador e. Inicial del Recaudador Gerencial 7. La División de Recaudaciones de la Oficina Central de la Corporación, mantendrá un inventario suficiente, para la distribución de la hoja de depósito pre-codificadas. 8. Todos los depósitos bancarios se harán mediante el recogido de valores por una compañía de camiones blindados contratada por la Corporación. 9. Será responsabilidad del (la) Recaudador(a) Gerencial coordinar desde la Sección de Recaudaciones, la entrega de las fundas que 10 contienen los depósitos de la Sección de Recaudaciones y Secciones de Cobros y Embargos al Oficial de la compañía de recogido de valores. 10. El (la) Recaudador(a) Gerencial conservará el registro firmado por el Oficial de la compañía de camiones blindados como evidencia del depósito efectuado. El documento se archivará por año fiscal y en orden numérico. 11. Todos los valores recaudados serán depositados integramente sin efectuar deducción alguna. D. Informe y Contabilidad de Depósitos 1. Los Recaudadores reproducirán, a través del sistema los Informes de Recaudados Diarios, el cuadre y cierre del ciclo de recaudaciones. Dichos informes constituirán el registro de recibos emitidos para propósitos contables. De igual forma, serán utilizados para el cuadre diario de los depósitos. 2. Los (las) Recaudadores(as) Gerenciales darán seguimiento diario para que se realice el proceso de cierre en el sistema mecanizado. Además, verificarán que el sistema emita el Informe de Cierre al efectuar el proceso y que refleje todos los pagos procesados en el día. 3. Los (las) Recaudadores(as) referirán diariamente a la División de Recaudaciones los siguientes informes de depósitos diarios: a. Copia de la Hoja de Depósito JAR b. Formulario CFSE- 0504, Certificación de Efectivo y Valores para Depósitos C. Informe de Cuadre y Pre-Cuadre d. Recibos con Problemas e. Informe de Cierre f. Recaudo Diario g. Informe de Anulación h. Acta de Incidencia i. Informe de Distribución de Transacciones j. Copia del Reporte Detallado ( Detail Report) 11 k. Copia Cuadre (P.O.S.) "Settlement" 4. La División de Recaudaciones emitirá mensualmente un informe por región, por recaudador y por cuadre donde se presentará la información de los depósitos y cuadres diarios. Este se utilizará para realizar una conciliación de los depósitos efectuados contra los cuadres y lo acreditado en la cuenta bancaria. Este informe será referido a la División de Contabilidad. 5. La División de Recaudaciones emitirá el informe de cuadre y clasificado. Presentará los siguientes desgloses: a. Tipo de Cobro (Póliza o Factura) b. Año de Aplicación C. Tipo de Póliza ARTICULO VII PENALIDADES PARA CHEQUES DEVUELTOS POR EL BANCO 1. Todo cheque devuelto por el banco tendrá un cargo de quince ($15.00) dólares. Dicha cantidad será depositada en el fondo general de la Corporación. JOR