Conservación y Disposición de los Expedientes

1. Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso en que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la ASEM antes del período de tres (3) años, éste reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días subsiguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, tal Sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y la ASEM lo remitirá al Sistema de Retiro. En adelante, el sistema de retiro conservará el expediente. d. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo al Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro junto con el Informe de Cambio notificando el 160 fallecimiento. e. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado de la ASEM a una agencia del servicio público, se preparará una certificación de documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los mismos. f. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la ASEM, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. g. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. h. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de tres (3) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. i. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pagos de matrícula. j. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 2. Otros documentos relacionados con la administración de recursos humanos se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: a. Cuando ocurra el traslado de un empleado de la ASEM a otra agencia o municipio, la ASEM transferirá los expedientes a la agencia o municipio a la cual se traslada el empleado, no más tarde de treinta (30) días, contados a partir de la efectividad del traslado. b. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por 161 un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. C. Las Certificaciones de Elegibles se mantendrán activas por un (1) año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. d. Los Registros de Elegibles se conservarán inactivos por un (1) año a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. e. Las Solicitudes de Examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las Solicitudes de Examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. ARTÍCULO 18 PROHIBICIÓN A los fines de asegurar la fiel aplicación del Principio de Mérito en el Servicio Público durante períodos pre y post eleccionarios, el(la) Director(a) Ejecutivo(a) se abstendrá de efectuar cualquier transacción de personal que incluya las áreas esenciales al Principio de Mérito, tales como: nombramientos, ascensos, descensos y traslados; tampoco podrá efectuar cambios o acciones de retribución, ni cambios de categoría de puestos. Se exceptúan de la veda los cambios como resultado de la terminación del período probatorio y la imposición de medidas disciplinarias. Esta prohibición comprenderá el período de dos (2) meses antes y dos (2) meses después de la celebración de las Elecciones Generales de Puerto Rico. Disponiéndose que durante dicho período tampoco podrán tramitarse ni registrarse en los expedientes de personal cambios o acciones de personal de ninguna índole con efecto retroactivo. Previa aprobación del(de la) Director(a), de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, se podrá hacer excepción de esta prohibición por necesidades urgentes e inaplazables del servicio debidamente evidenciado y certificado, conforme a las normas que sobre este particular emita la ORHELA. 162 ARTÍCULO 19 CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD Si cualquier palabra, inciso, artículo, sección o parte del presente Reglamento fuese declarada inconstitucional o nula por un tribunal, tal declaración no afectará, menoscabará O invalidará las restantes disposiciones y partes de este Reglamento, sino que su efecto se limitará a la palabra, inciso, oración, artículo, sección O parte específica declarada inconstitucional o nula y la nulidad O invalidez de cualquier palabra, inciso, oración, artículo, sección o parte de algún caso, no se entenderá que afecta O perjudica en sentido alguno su aplicación o validez en cualquier otro caso. ARTÍCULO 20 - DEROGACIÓN Por la presente queda derogado el Reglamento de Personal para el Servicio de Carrera y de Confianza número 5313 de 12 de septiembre de 1995 y cualquier otra norma, regla o reglamento que esté en conflicto con las disposiciones de este Reglamento. ARTÍCULO 21 - VIGENCIA Este Reglamento comenzará a regir treinta (30) días después de su radicación en el Departamento de Estado, a tenor con lo dispuesto en la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme. Dado en San Juan, Puerto Rico, a los 15 días del mes de sepliember de 2010. APROBADO POR: Ernesto Torres Arroyo, MD Director Ejecutivo Lorenzo González Feliciano Secretario de Salud Presidente Junta Entidades Participantes Fecha radicación en el Departamento de Estado 163